Een levende kerststal organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de decoratie, maar met de dieren, toestemming en veiligheid op locatie. Bevestig eerst datum en terrein, leg de dierenverzorger vast en werk daarna de bezoekersroute en rollen uit. Een levende kerststal vraagt bovendien meer voorbereiding dan alleen een stal bouwen: je moet rekening houden met stro, voer, water, afzettingen, verlichting en slecht weer. Plan de opbouw zo dat het dierenverblijf klaar is voordat bezoekers en spelers aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Toestemming voor dieren regelen
3
Dierenverzorger vastleggen
4
Dieren reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Programma opstellen
2 personen
10
Rolverdeling kerstverhaal maken
2 personen
11
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
12
Parkeer- en looproute controleren
2 personen
13
Verlichting testen
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
Kerstdecoratie controleren
2 personen
18
Kostuums klaarleggen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Warme drank voorbereiden
2 personen
21
Dierenverblijf voorbereiden
3 personen
22
Stalondergrond aanbrengen
3 personen
23
Podium en speelhoek afzetten
2 personen
24
Contactgegevens team delen
25
Terrein inspecteren
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Stalconstructie opbouwen
5 personen
28
Hekken rond dieren plaatsen
3 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
2 personen
36
Kostuums uitdelen
2 personen
37
Dieren laten wennen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

40
Bezoekers welkom heten
3 personen
41
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
42
Kerstverhaal vertellen
3 personen
43
Kinderen begeleiden
3 personen
44
Dieren verzorgen
2 personen
45
Dierenrust bewaken
2 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Warme chocolademelk serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet schoonhouden
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletruimte controleren
53
Verlichting controleren
54
Fotohoek begeleiden
55
Muziek afspelen
56
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Dieren terugbrengen
3 personen
58
Dierenverblijf afzetten
2 personen
59
Eten en drinken opruimen
3 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Stal schoonmaken
3 personen
63
Terrein schoonmaken
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tenten en hekken afbreken
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Verlichting afnemen
2 personen
68
Decoratie afnemen
2 personen
69
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Kostuums wassen
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Dierenverblijf

Houten stalpanelenaantal 12
Dierenhekkenaantal 10
Hooiruivenaantal 3
Waterbakkenaantal 4
Voerbakkenaantal 4
Dierenmandenaantal 2
Strobalenaantal 12
Afdekzeilenaantal 4
Houten kribbe
Touwrollenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Schortenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 40
Kerststerrenaantal 8
Kerstkransenaantal 4
Jutestofaantal 20
Houten krattenaantal 8
Kerstfigurenaantal 6
Bewegwijzerbordenaantal 10
Prikstokkenaantal 10
Kostuumsaantal 12
Hoofddoekenaantal 6
Mantelsaantal 6
Kerststalachtergrond

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handborstelsaantal 3
Wasbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel toestemming voor de dieren en leg de dierenverzorger vroeg vast. Reserveer de dieren pas nadat duidelijk is waar het verblijf komt, hoeveel ruimte beschikbaar is en wie tijdens het evenement toezicht houdt.
Maak één vaste bezoekersroute en controleer die vooraf op kruisingen met de dieren. Zet het dierenverblijf af met houten stalpanelen en dierenhekken en houd een duidelijke doorgang voor verzorgers vrij.
Plan de rolverdeling van het kerstverhaal uiterlijk één week vooraf. Leg kostuums klaar, deel de contactgegevens van het team en wijs ook iemand aan die bezoekers opvangt als een vrijwilliger uitvalt.
Bereid warme drank en hapjes pas af nadat je de aantallen uit de aanmeldingen hebt verwerkt. Zet thermoskannen, bekers, koffie- en theebenodigdheden op een aparte buffettafel, zodat de route naar de dieren niet wordt geblokkeerd.
Controleer verlichting, ondergrond en weersverwachting op de dag zelf en opnieuw enkele uren voor aanvang. Breng stro aan, plaats water- en voerbakken, leg afdekzeilen klaar en zet partytenten alleen neer als ze stevig en veilig kunnen worden verankerd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een levende kerststal organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, toestemming voor dieren en het vastleggen van een dierenverzorger. Reserveer dieren en verstuur uitnodigingen zodra de veiligheids- en bezoekersroute bekend zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een levende kerststal?: Reken bij een kleinschalige opzet op minimaal 6 vrijwilligers: twee voor de dieren, twee voor ontvangst en route, één voor eten en drinken en één voor het kerstverhaal. Plan daarnaast minstens 2 invallers voor een evenement van drie uur.
Hoe richt je een veilige stal voor dieren in?: Gebruik een stabiele stalafzetting, een strobalen ondergrond en aparte bakken voor water en voer. Houd minimaal één vrije doorgang voor de dierenverzorger en controleer het verblijf twee keer: vóór de opening en halverwege het programma.
Wat doe je bij regen of koud weer tijdens een levende kerststal?: Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur vooraf. Leg afdekzeilen klaar, zorg voor een droge schuilplek voor dieren en bezoekers en pas de route aan voordat de opbouw begint; wacht niet tot de eerste bui.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.