Zo organiseer je een lentemarkt

Een lentemarkt organiseren begint niet bij de aankleding, maar bij datum, programma en locatie. Leg daarna vast hoeveel kramen en stands je nodig hebt, benader standhouders en regel op tijd vergunningen, tenten en stroom. Werk met een duidelijke aanmeldtermijn, zodat je dieetwensen, standindeling en vrijwilligersdiensten niet op het laatste moment hoeft te gokken. In de laatste week draait alles om bevestigen, controleren en een praktische briefing voor standhouders en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Marktlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Kramen en stands inventariseren
2 personen
5
Standhouders benaderen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieposter verspreiden
3 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Standhouders indelen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
15
Leveranciers bevestigen
16
Kramen en tenten reserveren
17
Plattegrond maken
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Standhouders informeren
20
Vrijwilligersbriefing versturen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Naamkaartjes maken
2 personen
23
Prijskaarten maken
2 personen
24
Routeborden voorbereiden
2 personen
25
Kassa- en betaalmateriaal klaarleggen
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
29
Bakken en schalen klaarzetten
2 personen
30
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
31
Tenten opbouwen
6 personen
32
Marktkramen opstellen
6 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Routeborden plaatsen
2 personen
38
Standhouders ontvangen
3 personen
39
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
40
Standhouders helpen opbouwen
4 personen
41
Koffie en thee zetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Eet- en drinkpunten inrichten
3 personen
44
Kassa inrichten
2 personen
45
Prijslijsten ophangen
2 personen
46
Afvalpunten plaatsen
2 personen
47
Toegang en looproutes controleren
2 personen
48
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
49
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

50
Markt openen
3 personen
51
Bezoekers verwelkomen
3 personen
52
Kassa bemannen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Eettafels schoonhouden
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
59
Standhouders ondersteunen
2 personen
60
Voorraad en koeling controleren
61
Kassa tussentijds tellen
2 personen
62
Licht- en stroompunten controleren
63
Laatste ronde langs stands
2 personen
64
Verkoop tijdig afronden
2 personen
65
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

66
Kassa afsluiten
2 personen
67
Overgebleven eten koelen
2 personen
68
Servies verzamelen
3 personen
69
Kramen en tenten afbreken
6 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Versiering verwijderen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Locatie vegen en schoonmaken
3 personen
74
Stroom en verlichting ontkoppelen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
76
Standhouders uitchecken
2 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
81
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
82
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Statafelsaantal 4
Tafelkleedrekkenaantal 2
Transportkarrenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Aluminium serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Mobiele betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 4
Handmegafonen
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Klembordenaantal 6
Pennenbakkenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 4
Rolmaataantal 2
Accuboormachinesaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Tentharingenaantal 40
Spanbandenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Bloembakkenaantal 12
Kunstbloemenaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 20
Naamkaartjeshoudersaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast: datum, programma, marktlocatie, vergunningen en het aantal beschikbare kramen. Zo weet je hoeveel standhouders je kunt aannemen voordat je uitnodigingen verstuurt.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 weken voor de markt. Verwerk daarna dieetwensen, contactgegevens en benodigde ruimte, en maak één plattegrond die je met alle standhouders deelt.
Plan de opbouw niet alleen rond kramen en tenten. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; zonder veilige stroomroute komen koffiezetapparaten en betaalterminals snel in de knel.
Geef vrijwilligers uiterlijk 7 dagen vooraf hun dienst en briefing. Vermeld daarin het verzamelpunt, de taken, pauzes en wie een portofoon of sleutel beheert.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en informeer standhouders over de definitieve aanpak. Zet routeborden, naamkaartjes, prijskaarten en kassa- en betaalmateriaal de avond ervoor per zone klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lentemarkt organiseren?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Benader standhouders direct daarna, zodat je 3 weken voor de markt de indeling kunt sluiten.
Hoeveel standhouders passen op een lentemarkt?: Dat hangt af van de oppervlakte en de doorgangen, niet alleen van het aantal kramen. Maak eerst een plattegrond met alle stands, publieksroutes en tenten; leg de definitieve indeling uiterlijk 3 weken vooraf vast.
Wanneer controleer je het weer voor een lentemarkt?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Informeer standhouders uiterlijk de dag ervoor over tenten, kleding, opbouw en eventuele wijzigingen.
Wanneer moet je vrijwilligers voor een lentemarkt indelen?: Maak de vrijwilligersdiensten uiterlijk 2 weken vooraf en verstuur de briefing 7 dagen voor de markt. Houd daarna nog één reservepersoon per drukke dienst achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.