Leiderschapskamp organiseren: checklist en planning

Een leiderschapskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet deelnemersgegevens, noodcontacten, toestemmingen, vervoer en dieetwensen op tijd compleet hebben. Daarna volgen groepsindeling, activiteitenmaterialen, maaltijden en een draaiboek waarmee begeleiders dezelfde informatie gebruiken. Deze checklist helpt je de 52 taken in de juiste volgorde af te werken en controleert ook spullen zoals pionnen, blinddoeken, stopwatches, koelboxen en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Locatie reserveren
Programma opstellen
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Vervoer afstemmen
2 personen
Activiteiten uitwerken
3 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Groepsindeling maken
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Activiteitenpakketten maken
3 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes nalopen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Techniek testen
2 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Briefingsets klaarleggen
2 personen

Event

Inloop begeleiden
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstwoord geven
Groepen indelen
3 personen
Leiderschapsspel begeleiden
5 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Teamopdracht begeleiden
5 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Reflectiesessie begeleiden
4 personen
Avondactiviteit begeleiden
5 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers veilig uitlaten
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatie opleveren
2 personen
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Dienbladenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafon
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 24
Touwenaantal 8
Hoepelsaantal 6
Zachte ballenaantal 8
Blinddoekenaantal 12
Stopwatchesaantal 4

Decoratie

Vlaggetjeslijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Whiteboardsaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 16
Post-itsaantal 12
Stiftenaantal 30
Pennenaantal 50
Notitieboekjesaantal 50
A4-papieraantal 250
Plakbandrollenaantal 6
Schilderstapeaantal 4
Naamstickersaantal 60

Catering

Waterkannenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de datum en locatie vaststaan. Vraag meteen om dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen, zodat je ontbrekende gegevens niet in de laatste week hoeft na te jagen.
Maak de groepsindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Print daarna zowel de deelnemerslijst als de groepsindeling; digitale informatie is bij registratie of buitenactiviteiten niet altijd bereikbaar.
Controleer materialen per activiteit en pak ze per groep in. Leg bijvoorbeeld pionnen, touwen, hoepels, zachte ballen, blinddoeken en stopwatches apart, zodat begeleiders niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Plan de boodschappen op basis van het aantal bevestigde deelnemers en begeleiders. Zet dranken pas kort voor de start koud en gebruik koelboxen als een koelkast op locatie niet beschikbaar is.
Loop de locatie bij opening volledig na: ruimtes, tafels, stoelen, afvalbakken, registratietafel en stroompunten. Test Bluetoothspeakers, megafon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een leiderschapskamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het aanmeldformulier. Plan de definitieve deelnemerslijst, groepsindeling en boodschappen in de laatste 7 dagen.
Wat moet ik verzamelen bij deelnemers voor een leiderschapskamp?: Vraag bij de aanmelding minimaal naam, contactgegevens, dieetwensen, noodcontacten, toestemming en vervoersinformatie. Controleer ontbrekende gegevens uiterlijk 1 week voor vertrek.
Wanneer maak je de groepsindeling voor een leiderschapskamp?: Maak de groepsindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en uiterlijk 3 dagen voor de start. Zo kun je rekening houden met afmeldingen en de indeling nog met begeleiders controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een leiderschapskamp op locatie klaar te zetten?: Reserveer minstens 2 uur voor het openen van de locatie, nalopen van ruimtes, opstellen van tafels en stoelen, registratie en het testen van apparatuur. Bij meerdere activiteitenruimtes is 3 uur veiliger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.