Checklist pour organiser un camp de leadership

Un camp de leadership demande plus qu’un programme d’activités : il faut suivre les inscriptions, les autorisations, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence avant le départ. Cette checklist rassemble 52 tâches et 51 fournitures, de la réservation du lieu à l’installation des tables et des groupes. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre, repérer les oublis et préparer une journée fluide pour les participants comme pour les accompagnateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Réserver le lieu
Élaborer le programme
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les autorisations
2 personnes
Coordonner le transport
2 personnes
Élaborer les activités
3 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Créer des kits d'activités
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Faire le tour des espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les kits de briefing
2 personnes

Événement

Encadrer l'accueil
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Répartir les groupes
3 personnes
Animer le jeu de leadership
5 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer l’activité d’équipe
5 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer la séance de débriefing
4 personnes
Animer l’activité du soir
5 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Faire sortir les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4
Plateauxqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Mégaphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 24
Cordesqté 8
Cerceauxqté 6
Balles souplesqté 8
Masquesqté 12
Chronomètresqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Tableaux blancsqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 16
Post-itqté 12
Marqueursqté 30
Stylosqté 50
Carnetsqté 50
Papier A4qté 250
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 4
Étiquettes nominativesqté 60

Catering

Carafes d’eauqté 6
Pichets à caféqté 3
Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour récupérer les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les autorisations avant de répartir les groupes. Prévoyez une relance au moins 7 jours avant le camp pour les dossiers incomplets.
Finalisez le programme et les activités avant de préparer les kits. Comptez un kit par groupe, puis ajoutez quelques exemplaires de secours pour éviter d’interrompre une activité à cause d’un accessoire manquant.
Traitez le transport après avoir consolidé la liste des participants et la répartition des accompagnateurs. Imprimez une liste à jour le jour du camp et gardez les contacts d’urgence accessibles à la table d’inscription.
Vérifiez le matériel au moins 48 heures avant l’ouverture du lieu : rallonges, multiprises, haut-parleur, mégaphone, chronomètres et matériel sportif doivent être testés, pas seulement comptés.
Mettez les boissons au frais avant l’arrivée et préparez la table d’inscription en dernier dans la phase d’installation. Faites le tour des espaces dès l’ouverture du lieu pour contrôler les accès, les tables, les chaises, les poubelles et la sécurité des activités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de leadership ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant le camp. Réservez d’abord le lieu, construisez le programme et lancez les inscriptions, puis gardez les deux dernières semaines pour les autorisations, le transport et le matériel.
Quand fermer les inscriptions pour un camp de leadership ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le camp si vous devez organiser les groupes, les repas et le transport. Ce délai vous laisse le temps de vérifier les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les autorisations.
Que faut-il imprimer pour un camp de leadership ?: Préparez au minimum le déroulé, la liste des participants et la répartition des groupes. Imprimez-les la veille, puis conservez une copie supplémentaire de chaque document à la table d’inscription.
Comment préparer le matériel pour les activités du camp ?: Vérifiez tout le matériel 48 heures avant, puis regroupez les fournitures dans des kits par activité ou par groupe. Prévoyez quelques éléments de rechange, notamment pour les balles souples, les cordes, les cerceaux et les chronomètres.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.