Ledenfeest organiseren: checklist en planning

Een ledenfeest staat of valt met een sluitende gastenlijst, een bruikbaar programma en een zaal die op tijd klaarstaat. Begin met uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je dieetwensen, materiaal en boodschappen kunt afstemmen op het werkelijke aantal gasten. Plan daarna de bardienst, muziek en spellen. In de laatste week controleer je reserveringen en boodschappen; op de dag zelf werk je van zaalopstelling naar buffet, techniek en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Leden herinneren aan aanmelden
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Zaalreservering bevestigen
Materiaal reserveren
Bardienst indelen
Programma uitwerken
Muziekplaylist samenstellen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Dieetlabels maken

Event

Locatie openen
2 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankbar inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 75
Herbruikbare kommenaantal 75
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 75
Besteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 75
Ballonlintaantal 2

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
zachte ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Touwtrektouw
Scorebordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilmoppenaantal 2

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen minimaal 4 weken vooraf en stuur leden die nog niet reageerden na 2 weken een herinnering. Gebruik de definitieve gastenlijst om dieetlabels, naamkaartjes en hoeveelheden voor het buffet te maken.
Bevestig de zaal en het gereserveerde materiaal uiterlijk 7 dagen voor het feest. Controleer daarbij of er genoeg klaptafels, stoelen, buffettafels, glazen en serveerschalen beschikbaar zijn voor het verwachte aantal leden.
Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een boodschappencontrole en koel de dranken pas op de dag ervoor. Leg voor de bar minstens 2 flessenopeners en 2 kurkentrekkers klaar, zodat één zoekgeraakt hulpmiddel de bediening niet stillegt.
Test muziek en microfoon vóór de gasten binnenkomen. Sluit draagbare speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen aan tijdens de opbouw en houd één vrije stroomaansluiting achter de hand.
Plan de opbouw met minimaal 90 minuten voorbereidingstijd. Zet eerst tafels, stoelen en garderoberekken neer, richt daarna de speldelen in en bouw als laatste het buffet op; zo blijven looproutes vrij.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een ledenfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je de gastenlijst, dieetwensen en boodschappen definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een ledenfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een zaal met tafels, stoelen, buffet, versiering, spelhoeken en techniek. Voeg 30 minuten toe als je ook garderoberekken, meerdere tafels of uitgebreide apparatuur moet plaatsen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een ledenfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw zodra de inschrijving sluit. Maak de definitieve dieetlabels uiterlijk 1 dag vooraf, zodat ze tijdens het buffet zichtbaar bij de juiste gerechten liggen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een ledenfeest?: Gebruik voor het eerste uur als richtlijn 2 tot 3 drankjes per persoon en reken daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Pas de verdeling aan op de duur van het programma en zorg dat gekoelde drank en koffie of thee apart klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.