Organiser une fête des membres sans rien oublier
Une fête des membres demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les régimes alimentaires, confirmer la salle et répartir les services avant le jour J. Le plan prévoit aussi la préparation des badges, des espaces de jeu, de la musique et du matériel de service. Utilise la checklist dans l’ordre : les décisions prises tôt évitent les achats urgents et les installations improvisées.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Rappeler aux membres de s’inscrire
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Confirmer la réservation de la salle
Réserver le matériel
Répartir les services au bar
Élaborer le programme
Composer la playlist
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Créer des étiquettes de régime
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Aménager le bar à boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 75
- Bols réutilisablesqté 75
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 75
- Couvertsqté 75
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 8
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 4
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 10
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 75
- Ruban pour ballonsqté 2
Matériel de sport
- Cônesqté 20
- balles souplesqté 6
- Cerceauxqté 6
- Corde de tir à la corde
- Panneaux de scoreqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant la fête et fixe une date limite claire. Relance les membres qui n’ont pas répondu 7 jours avant cette échéance, puis établis la liste définitive des invités.
- Demande les besoins alimentaires dès l’inscription. Transmets le nombre final de repas et les régimes à la personne qui prépare le buffet au plus tard 5 jours avant l’événement.
- Confirme la réservation de la salle et du matériel 10 à 14 jours avant. Vérifie notamment les tables pliantes, les chaises, les tables de buffet, les rallonges et les multiprises nécessaires à la musique.
- Prépare les badges nominatifs et les étiquettes de régime la veille. Prévois aussi les verres, assiettes, bols, couverts et ustensiles de service en fonction du nombre définitif de membres, avec une petite marge.
- Le jour J, ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Installe d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, les espaces de jeu et la musique ; mets les boissons au frais dès l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une fête des membres ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription. Fais une relance 7 jours avant cette échéance afin de pouvoir finaliser les invités et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il pour installer une fête des membres ?
- Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des membres. Ce créneau permet d’installer le mobilier, les tables, les chaises, le buffet, la décoration, la musique et les espaces de jeu sans travailler dans l’urgence.
- Quand confirmer la réservation de la salle et du matériel ?
- Vérifie et confirme la salle ainsi que le matériel 10 à 14 jours avant la fête. Contrôle les quantités de tables, chaises, rallonges, multiprises, enceintes et matériel de jeu.
- Quand préparer les badges et les étiquettes de régime ?
- Prépare-les la veille, après avoir arrêté la liste définitive des invités. Garde-les regroupés par ordre alphabétique ou par table pour accélérer l’accueil le jour J.
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