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Mitgliederfest organisieren: die praktische Checkliste

Ein Mitgliederfest steht und fällt mit einer sauberen Anmeldung und einem Aufbauplan. Kläre zuerst Raum, Termin und benötigtes Material, öffne danach die Anmeldung und erfasse Allergien sowie Ernährungswünsche. Kurz vor dem Fest brauchst du eine verbindliche Gästeliste, gekühlte Getränke und vorbereitete Namensschilder. Am Veranstaltungstag helfen feste Zuständigkeiten für Bar, Buffet, Musik und Spiele, damit nicht alles bei einer Person landet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Mitglieder an die Anmeldung erinnern

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Material reservieren

  • Bar-Dienst einteilen

  • Programm ausarbeiten

  • Musikplaylist zusammenstellen

  • Spielmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Diätetiketten erstellen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Möbel bereitstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Spielecken einrichten

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkebar einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Spielaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 75
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 75
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 75
  • BestecksetsAnz. 75
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 75
  • BallonbandAnz. 2

Sportmaterial

  • KegelAnz. 20
  • weiche BälleAnz. 6
  • ReifenAnz. 6
  • Tauziehseil
  • AnzeigetafelnAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne die Anmeldung früh genug, damit du mindestens 7 Tage vor dem Fest eine vorläufige Zahl hast. Schicke angemeldeten Mitgliedern 3 bis 5 Tage vorher eine Erinnerung und erstelle danach die endgültige Gästeliste.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht nur im Freitext, sondern über eine eigene Frage im Anmeldeformular. Bereite Diätetiketten spätestens am Vortag vor und stelle sie direkt an die passenden Speisen.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik mindestens 90 Minuten ein. Prüfe Verlängerungskabel, Lautsprecher und Mikrofon vor dem Öffnen des Raums.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Einlass. Nutze Kühlboxen und stelle Wasser, weitere Getränke sowie Thermoskannen so bereit, dass der Bar-Dienst sie ohne Suche nachfüllen kann.
  • Teile Bar, Buffet, Musik und Spiele vorab konkreten Personen zu. Lege Kegel und weiche Bälle in einer eigenen Spielecke bereit und halte eine kurze Übergabe von 10 Minuten vor Beginn ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Mitgliederfest einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Öffne die Anmeldung direkt mit der Einladung und setze einen Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vor dem Fest, damit Einkauf und Raumaufteilung planbar bleiben.
Wann muss die endgültige Gästeliste für ein Mitgliederfest feststehen?
Erstelle die endgültige Gästeliste spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Ernährungswünsche, Namensschilder, Sitzplätze und die benötigte Menge an Geschirr rechtzeitig prüfen.
Wie lange braucht der Aufbau für ein Mitgliederfest?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Buffet, Dekoration, Musik und Spielecken ein. Bei einem größeren Raum oder geliehenem Material sind 2 Stunden realistischer, besonders wenn Lautsprecher und Mikrofon angeschlossen werden müssen.
Wann sollte man die Getränke für ein Mitgliederfest kühlen?
Kühle Getränke am besten am Vortag und kontrolliere sie am Veranstaltungstag noch einmal 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Kühlboxen sollten beim Einlass bereits gefüllt und der Bar-Dienst eingeteilt sein.

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