Lasergametoernooi organiseren: checklist en planning
Een lasergametoernooi loopt soepel als je eerst het format, aantal deelnemers en de speel locatie vastlegt. Reserveer daarna tijdig de lasergameblasters, vesten en extra materiaal, want zonder complete sets ontstaat op de dag zelf vertraging. Werk met een duidelijk wedstrijdschema, teamindeling en scoreformulieren, zodat spelers weten waar ze moeten zijn. Vergeet ook catering, dieetwensen, EHBO, vergunningen en communicatie over kleding, tijden en route niet. Met deze checklist werk je stap voor stap van eerste besluit tot prijsuitreiking.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooiformat bepalen
2 personen
Deelnemersaantal vaststellen
Locatie reserveren
Lasergamesets reserveren
Cateringafspraken maken
Toernooiregels uitschrijven
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Vergunningen controleren
EHBO-afspraken maken
Muziekselectie samenstellen
Scoreformulieren maken
Pijlen en bordjes maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdschema afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Lasergamesets ophalen
2 personen
Batterijen opladen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Speelveld inspecteren
3 personen
Veiligheidsrisicos controleren
2 personen
Obstakels opstellen
4 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Lasergameapparatuur testen
3 personen
Teams en startnummers klaarleggen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamindeling bekendmaken
Speluitleg geven
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Scores controleren
2 personen
Pauze begeleiden
2 personen
Halve finales begeleiden
4 personen
Licht en muziek aanpassen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
4 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Eindscores controleren
2 personen
Winnaars huldigen
2 personen
Groepsfoto maken
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Lasergamesets verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Speelveld leegmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Lasergamesets retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Prijsmateriaal opbergen
Deelnemersfoto delen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 6
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Lasergameblastersaantal 30
- Lasergamevestenaantal 30
- Oplaadstationsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 12
- Pionnenaantal 24
- Afzetlintaantal 4
- Opblaasbare obstakelsaantal 12
- Teamlintenaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Scorebordenaantal 4
- Fluitjesaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslangenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Koffiekopjesaantal 30
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
Decoratie
- Teamvlaggenaantal 6
- Startfinishbord
- Toernooibanner
- Tafelkledenaantal 8
- Medaillesaantal 6
- Bekersaantal 3
- Prijslintenaantal 3
Schoonmaak
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasbakkenaantal 2
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal uiterlijk 6 weken vooraf het toernooiformat, het maximale deelnemersaantal en de speelduur per ronde. Zo kun je de locatie, sets en wedstrijdschema op elkaar afstemmen.
- Reserveer lasergameblasters, vesten en oplaadstations voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer per set of er reservebatterijen zijn en plan minimaal 15 minuten voor een technische test.
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijvingen sluiten. Houd per ronde 10 tot 15 minuten wisseltijd aan voor uitleg, teamverplaatsing en het bijwerken van de scores.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 1 week vooraf. Vermeld starttijd, route, kledingadvies, teamindeling, dieetwensen, contactpersoon en wat er gebeurt bij slecht weer.
- Leg op de toernooidag een geprinte deelnemerslijst, wedstrijdschema en scoreformulieren klaar. Wijs één persoon aan voor scores en één persoon voor materiaal en veiligheid; zo blijven uitslagen en spelbegeleiding gescheiden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een lasergametoernooi organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met het format, de locatie en het reserveren van de lasergamesets. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het toernooi, zodat je teams en het schema kunt maken.
- Hoeveel lasergame-sets heb ik nodig per deelnemer?
- Reken op één blaster en één vest per deelnemer die tegelijk speelt. Bij 24 deelnemers en twee teams van 12 heb je dus 24 complete sets nodig; plan daarnaast reservebatterijen en controleer de oplaadtijd.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een lasergametoernooi?
- Plan per speelronde de afgesproken speeltijd plus 10 tot 15 minuten voor uitleg, wisselen en scoreverwerking. Voor 3 rondes, ontvangst, pauze en prijsuitreiking kom je meestal uit op ongeveer 3 tot 4 uur.
- Wanneer maak ik de teamindeling en het wedstrijdschema?
- Maak een voorlopige teamindeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en definitieve teams ongeveer 1 week vooraf. Werk het wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen voor het toernooi af en druk op de dag zelf een actuele deelnemerslijst en versie van het schema af.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!