Organiser un tournoi de laser game sans rien oublier

Un tournoi de laser game demande plus que la réservation d’une salle et de quelques blasters. Il faut fixer le format, connaître le nombre de joueurs, préparer les équipes et prévoir un déroulement précis pour éviter les temps morts. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, des premières réservations au rangement final. Elle couvre aussi les règles, les scores, les repas, les autorisations et les solutions de secours en cas de problème technique ou de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format du tournoi
2 personnes
Déterminer le nombre de participants
Réserver le lieu
Réserver des sets de laser game
Organiser les prestations de traiteur
Rédiger les règles du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix et médailles
Vérifier les autorisations
Prendre les dispositions de premiers secours
Composer la sélection musicale
Créer les feuilles de score
Créer les flèches et les panneaux
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer le planning du match
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Récupérer les kits de laser game
2 personnes
Recharger les batteries
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le terrain de jeu
3 personnes
Vérifier les risques de sécurité
2 personnes
Installer les obstacles
4 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer la table de restauration
2 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Tester l’équipement de laser game
3 personnes
Préparer les équipes et les numéros de départ
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Annoncer la répartition de l’équipe
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner la première session de jeu
4 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième tour
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Encadrer les demi-finales
4 personnes
Régler la lumière et la musique
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Récompenser les gagnants
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les kits de laser game
3 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Libérer le terrain de jeu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Renvoyer les kits de laser game
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel de prix
Partager la photo du participant
Envoyer les résultats aux participants
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Blasters de laser gameqté 30
Gilets de laser gameqté 30
Stations de rechargeqté 6
Piles de rechangeqté 12
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 4
Obstacles gonflablesqté 12
Rubans d’équipeqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 30
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 6
Panneau départ-arrivée
Bannière du tournoi
Nappesqté 8
Médaillesqté 6
Gobeletsqté 3
Rubans de prixqté 3

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 2
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les sets de laser game dès que tu connais une estimation du nombre de participants. Pour un tournoi de 24 joueurs, vérifie que tu disposes d’au moins 24 gilets et blasters utilisables en même temps, plus quelques piles de rechange.
Envoie les règles et le programme au moins 7 jours avant le tournoi. Précise l’heure d’arrivée, la durée des manches, le système de points, les pauses et la façon dont les égalités seront départagées.
Prépare la répartition des équipes avant l’arrivée des joueurs et imprime une copie de la liste des participants ainsi que du planning des matchs. Garde aussi une version sur ordinateur portable en cas de modification de dernière minute.
Prévois une marge d’au moins 30 minutes avant la première manche pour installer les obstacles, le balisage, les stations de recharge et les panneaux de score. Ce délai permet également de tester les blasters et les chronomètres.
Traite les besoins alimentaires dès l’inscription et confirme le traiteur quelques jours avant l’événement. Installe les tables de buffet, les gobelets et les poubelles dans une zone séparée du terrain pour éviter les renversements pendant les parties.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de laser game ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, confirmer le matériel, recueillir les inscriptions et commander les prix. Une version simple peut se préparer en 10 à 14 jours, mais tu auras moins de marge pour ajuster les équipes et le traiteur.
Combien de joueurs prévoir par équipe pour un tournoi de laser game ?: Une équipe de 4 à 6 joueurs permet généralement de faire tourner les participants et de gérer facilement les matchs. Pour 24 joueurs, prépare par exemple 4 équipes de 6, puis adapte le format à la capacité du terrain et au nombre de blasters disponibles.
Quand envoyer les invitations pour un tournoi de laser game ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant le tournoi. Tu auras ainsi le temps de recueillir les allergies, de répartir les équipes et d’imprimer les feuilles de score.
Que prévoir en cas de panne de matériel pendant le tournoi ?: Prévois plusieurs piles de rechange, les câbles de recharge et au moins un blaster ou gilet supplémentaire si le prestataire le permet. Réserve aussi 10 à 15 minutes dans le planning pour remplacer un équipement sans décaler toute la compétition.

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