Checklist voor een goed georganiseerd lasergametoernooi

Een lasergametoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en geweren reserveren. Je moet deelnemers op tijd indelen, wedstrijden plannen en controleren of alle apparatuur werkt. Regel ook de registratie, veiligheidsinstructie en scoreverwerking voordat de eerste ronde begint. Deze checklist helpt je om het toernooi stap voor stap voor te bereiden, van de reservering en uitnodigingen tot het klaarzetten van het speelveld en de catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Lasergame-locatie reserveren
Toernooiformaat vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Teams samenstellen
2 personen
Toernooischema maken
2 personen
Prijzen bestellen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Veiligheidsinstructie voorbereiden
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Lasergame-apparatuur testen
3 personen
Eet- en drinkbestelling plaatsen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toernooimateriaal klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Speelveld inspecteren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Wedstrijdapparatuur verdelen
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Teams en nummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Uitrusting laten passen
4 personen
Proefronde begeleiden
4 personen
Eerste toernooironde begeleiden
5 personen
Scores van ronde één verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede toernooironde begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Scores van ronde twee verwerken
2 personen
Derde toernooironde begeleiden
5 personen
Finaleronde begeleiden
5 personen
Eindscore controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Lasergame-apparatuur innemen
4 personen

Nazorg

Speelveld afbouwen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8

Sportmateriaal

Lasergamegewerenaantal 30
Lasergamevestenaantal 30
Reservebatterijenaantal 40
Oplaadstationsaantal 6
Teamarmbandenaantal 60
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scoreformulierenaantal 100
Pennenaantal 30

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 3
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Prikkabelsaantal 4
Naamkaartjesaantal 70
Prijzenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Handvegersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispenseraantal 2
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het toernooiformaat en de spelregels uiterlijk één week vooraf vast. Bepaal hoeveel teams meedoen, hoeveel rondes je speelt en hoe je de winnaar aanwijst, zodat je het schema en de scoreformulieren kunt maken.
Sluit de inschrijvingen enkele dagen voor het toernooi. Werk daarna de deelnemerslijst bij, verzamel dieetwensen en maak de teams; op de dag zelf hoef je dan alleen wijzigingen bij de registratiebalie te verwerken.
Test de lasergame-apparatuur en controleer de materiaalvoorraad minimaal één dag vooraf. Laad de apparatuur op, leg reservebatterijen klaar en controleer of er genoeg vesten, teamarmbanden en scoreborden zijn.
Plan op de locatie minstens 60 minuten voor aanvang voor de opbouw. Inspecteer het speelveld, markeer zones met pionnen of afzetlint en test portofoons, stopwatches en eventuele verlengkabels voordat deelnemers arriveren.
Zet eten en drinken pas na de materiaalcontrole klaar, maar koel dranken wel vooraf. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en houd aparte serveerschalen, bekers en benodigdheden voor dieetwensen beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een lasergametoernooi organiseren?: Reserveer de locatie en apparatuur bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het toernooi, zodat je teams en het speelschema kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een lasergametoernooi?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie en de opbouw. Reken extra tijd als je tafels, stoelen, een registratiebalie en een cateringbuffet moet plaatsen of als het speelveld nog geïnspecteerd moet worden.
Hoe maak ik een speelschema voor een lasergametoernooi?: Maak het schema zodra de inschrijvingen zijn gesloten en de teams definitief zijn. Neem per wedstrijd de speeltijd, wisseltijd en scoreverwerking op en houd ten minste 5 tot 10 minuten ruimte tussen rondes.
Wat moet ik controleren voordat het lasergametoernooi begint?: Controleer vóór de ontvangst van deelnemers de apparatuur, batterijen, vesten, scoreformulieren en veiligheidsmarkeringen. Geef daarna een veiligheidsinstructie van ongeveer 5 minuten en wijs aan wie scores, tijd en communicatie bijhoudt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.