Checklist voor een langeafstandswandeling organiseren

Een langeafstandswandeling staat of valt met een route die niet alleen mooi, maar ook uitvoerbaar en goed gemarkeerd is. Leg eerst afstand, start en finish vast en werk daarna de rustpunten, controleposten en noodroutes uit. Regel vergunningen, vrijwilligers en catering ruim voordat je deelnemersinformatie verstuurt. In de laatste week controleer je het weer, werk je de deelnemerslijst bij en laad je alle communicatie- en hulpmiddelen op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
Nooduitgangen en alternatieve routes bepalen
2 personen
Routekaart en routebeschrijving maken
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Controleposten indelen
2 personen
Routebegeleiders indelen
2 personen
EHBO-bezetting indelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Catering reserveren
Weersverwachting controleren
Alternatief programma bepalen
2 personen
Deelnemerslijst finaliseren
2 personen
Startnummers en polsbandjes maken
2 personen
Routepijlen en informatieborden maken
2 personen
Walkietalkies opladen
Powerbanks opladen
Boodschappen doen
3 personen
Vers voedsel gekoeld opslaan
2 personen
Pakketten voor controleposten maken
3 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Route digitaal beschikbaar maken

Event

Startlocatie klaarzetten
5 personen
Finishlocatie klaarzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Controleposten bevoorraden
6 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Routebegeleiders positioneren
6 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startinstructie geven
2 personen
Wandelaars laten vertrekken
4 personen
Route en kruisingen bewaken
6 personen
Controleposten bemannen
6 personen
Water en fruit uitdelen
6 personen
Snacks en broodjes serveren
4 personen
Dranken koud houden
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Deelnemersaantallen controleren
2 personen
Vermoeide wandelaars opvangen
3 personen
EHBO verlenen
2 personen
Binnengekomen wandelaars registreren
2 personen
Finishdrankjes uitdelen
3 personen
Finishmaaltijd serveren
5 personen
Laatste routecontrole uitvoeren
2 personen
Laatste wandelaars begeleiden
3 personen
Finish officieel sluiten
2 personen

Nazorg

Routeborden en pijlen verwijderen
4 personen
Controleposten afbreken
4 personen
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Servies en materiaal verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Start- en finishlocatie schoonmaken
4 personen
Herbruikbaar materiaal reinigen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Route digitaal verwijderen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Deelnemersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Partytentenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Walkietalkiesaantal 12
Megafoonaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Thermoskannenaantal 8

Sportmateriaal

Routekaartenaantal 130
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 130
Routepijlenaantal 100
Informatiebordenaantal 20
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 10
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Paraplu'saantal 6
Dekensaantal 8
Wandelstokkenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Opvouwbare krattenaantal 16
Rugzakkenaantal 6
Handlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Cold packsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Handdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rustpunten op vaste afstanden en zorg dat deelnemers daar water, catering en een aanspreekpunt vinden. Controleer vooraf of elke locatie bereikbaar is voor bevoorrading en EHBO.
Maak naast de hoofdroute minstens één alternatieve route en noteer nooduitgangen duidelijk op de routekaart. Geef routebegeleiders dezelfde actuele routebeschrijving.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wandeling. Vermeld starttijd, afstand, verwachte eindtijd, rustpunten, kledingadvies, bereikbaarheid en wat zij zelf moeten meenemen.
Deelnemers en vrijwilligers zijn niet de enige aantallen om te tellen: bereken ook startnummers, polsbandjes, routepijlen, informatieborden en catering per rustpunt. Houd een reservevoorraad achter de hand voor verlies of extra aanmeldingen.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en neem dan een besluit over het alternatieve programma. Laad walkietalkies en powerbanks volledig op en test de communicatie tussen start, finish, controleposten en EHBO.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een langeafstandswandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, start- en finishlocatie, vergunningen en vrijwilligers. Reserveer catering en controleposten uiterlijk 4 weken voor de wandeldatum.
Hoeveel rustpunten heb ik nodig bij een langeafstandswandeling?: Plan meestal één rustpunt per 5 tot 8 kilometer, afhankelijk van afstand, terrein en doelgroep. Bij een route van 25 kilometer kom je daarmee uit op ongeveer 3 tot 5 rustpunten, naast start en finish.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een langeafstandswandeling?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Verstuur bij wijzigingen in route, starttijd of weersplan nog een korte update binnen 24 uur voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een langeafstandswandeling?: Tel per controlepost minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast routebegeleiders, EHBO-bezetting en een coördinator voor start en finish. Voor een wandeling met 4 controleposten heb je al snel 10 tot 14 vrijwilligers nodig, afhankelijk van route en deelnemersaantal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.