Zo organiseer je een oldtimerrit zonder verrassingen

Begin met een haalbare route, vaste start- en eindlocatie en een planning waarin deelnemers niet onnodig hoeven te wachten. Controleer daarna verkeersrisico’s, vergunningen en een alternatieve route voordat de uitnodigingen uitgaan. Verzamel bij de inschrijving niet alleen namen, maar ook kentekens, noodcontacten en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om herkenbare startnummers, duidelijke route-informatie, bereikbare communicatie en hulp bij pech.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie bevestigen
3
Eindlocatie bevestigen
4
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Routevergunningen controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Kentekens verzamelen
12
Noodcontacten verzamelen
13
Deelnemerslijst maken
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Routekaart ontwerpen
2 personen
16
Routebestand exporteren
17
Routebeschrijving afdrukken
2 personen
18
Pijlen en controleposten plannen
2 personen
19
Pechhulp regelen
20
EHBO-materiaal controleren
21
Weersverwachting controleren
22
Deelnemers laatste informatie sturen
23
Oldtimers technisch controleren
2 personen
24
Brandstof en olie controleren
2 personen
25
Catering bestellen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Startnummers en routekaarten sorteren
2 personen
28
Catering voorbereiden
3 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

31
Startterrein afzetten
3 personen
32
Inschrijftafel opstellen
2 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
34
Parkeerroute uitzetten
3 personen
35
Controleposten inrichten
4 personen
36
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Aanmeldingen afvinken
2 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Routekaarten uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Oldtimers naar startvak begeleiden
3 personen
44
Startsein geven
45
Vertrekvolgorde begeleiden
3 personen
46
Controleposten bemannen
4 personen
47
Pechgevallen registreren
2 personen
48
Routeverkeer begeleiden
2 personen
49
Tussenstop voorbereiden
3 personen
50
Tussenstop bevoorraden
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Aankomst registreren
2 personen
54
Parkeren bij aankomst begeleiden
3 personen
55
Buffet klaarzetten
3 personen
56
Diner serveren
4 personen
57
Dessert serveren
3 personen
58
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
59
Laatste dranken bijvullen
2 personen

Nazorg

60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Buffet afbreken
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Routepijlen verwijderen
3 personen
65
Materialen inladen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Materialen controleren
2 personen
69
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
70
Restanten sorteren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Mobiele koelkastaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Lamineerapparaat

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70

Decoratie

Startnummersaantal 35
Routepijlenaantal 40
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Startvlag
Nummerbordjesaantal 35

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 2

Route

Routekaartenaantal 40
Instructiekaartenaantal 40
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Waterdichte mappenaantal 8

Gereedschap

Gereedschapskoffersaantal 2
Startkabelsaantal 2
Compressor
Sleepkabelaantal 2
Krikaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasteilaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route vóór je de uitnodiging verstuurt. Controleer kruisingen, smalle wegen en tijdelijke wegafsluitingen en leg minstens één alternatieve route vast; zo hoef je bij een blokkade niet ter plekke te improviseren.
Open de inschrijving uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Vraag naast naam en contactgegevens ook het kenteken, een noodcontact en eventuele dieetwensen uit, zodat je deelnemerslijst en cateringbestelling op tijd kloppen.
Geef iedere oldtimer een startnummer en stuur de laatste informatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld daarin de starttijd, locatie, routebeschrijving, contactpersoon en wat deelnemers bij pech moeten doen.
Regel pechhulp en communicatie vóór de ritdag. Test portofoons vooraf, wijs vaste contactpersonen aan en leg EHBO-materiaal klaar; een megafoon is vooral nuttig bij de start, controleposten en het eindpunt.
Controleer oldtimers en catering niet pas bij aankomst. Laat deelnemers brandstof en olie vooraf nakijken en controleer zelf minimaal 2 uur voor de start of koffie, water, koeling, servies en warmhoudbakken klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een oldtimerrit?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, route en start- en eindlocatie. Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken voor de rit en sluit de inschrijving enkele dagen vóór je de catering definitief bestelt.
Hoeveel kilometer moet een oldtimerrit zijn?: Plan voor een dagrit liever een route die binnen ongeveer 4 tot 6 uur past, inclusief stops. Houd extra tijd aan voor controleposten, foto’s en onverwachte pech, zodat deelnemers niet onder tijdsdruk rijden.
Wat moet je verzamelen bij de inschrijving voor een oldtimerrit?: Vraag minimaal naam, telefoonnummer, kenteken en een noodcontact. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de rit, zodat je de deelnemerslijst, startnummers en catering op tijd kunt afronden.
Wanneer controleer je de route en vergunningen?: Controleer verkeersrisico’s en vergunningen zodra de route voorlopig vaststaat, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Doe daarnaast 1 week voor vertrek een laatste controle op wegwerkzaamheden en pas de routebeschrijving aan als dat nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.