Zo organiseer je een lampionnenoptocht
Begin met de datum, route en ontvangstlocatie; die drie bepalen bijna alles wat daarna moet gebeuren. Controleer direct of een vergunning of melding nodig is en stem het verkeersplan af voordat je uitnodigingen verstuurt. Regel vervolgens vrijwilligers, EHBO en verkeersbegeleiders en verzamel aanmeldingen met dieetwensen. In de laatste week controleer je lampionnen, batterijen, routeborden en het weer. Zo voorkom je dat de tocht op de dag zelf nog afhankelijk is van losse afspraken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Locatie voor ontvangst reserveren
- 3
Vergunning en melding controleren
- 4
Verkeersplan afstemmen
2 personen
- 5
Vrijwilligers werven
2 personen
- 6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Route met bewoners delen
2 personen
- 12
Weersverwachting volgen
- 13
Lampionnen bestellen
- 14
Drank en snacks bestellen
- 15
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
- 16
EHBO-contacten bevestigen
- 17
Sleutels en toegang regelen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Lampionnen controleren
3 personen
- 20
Batterijen testen
2 personen
- 21
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 22
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
- 23
Weerbericht en alternatief controleren
- 24
Route op obstakels controleren
3 personen
- 25
Routeborden plaatsen
3 personen
- 26
Verkeershekken plaatsen
4 personen
- 27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 28
Partytenten opbouwen
4 personen
- 29
Verlichting ophangen
3 personen
- 30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 31
Lampionuitgiftepunt inrichten
3 personen
- 32
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 33
Dranken koud zetten
2 personen
- 34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 35
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 36
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
- 37
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen
Event
- 38
Aanmeldingen afvinken
3 personen
- 39
Lampionnen uitdelen
4 personen
- 40
Lampionnen monteren
4 personen
- 41
Kinderen begeleiden
6 personen
- 42
Koffie en thee serveren
2 personen
- 43
Dranken serveren
2 personen
- 44
Hapjes serveren
2 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Afvalbakken legen
2 personen
- 47
Route opnieuw controleren
2 personen
- 48
Deelnemers naar start begeleiden
5 personen
- 49
Startsein geven
2 personen
- 50
Vooroplopende begeleiders inzetten
3 personen
- 51
Achterhoede begeleiden
3 personen
- 52
Kruispunten beveiligen
6 personen
- 53
Lampionnen begeleiden
4 personen
- 54
Foto's maken
- 55
Eerste hulp verlenen
2 personen
- 56
Vermiste kinderen opvangen
2 personen
- 57
Aankomst begeleiden
4 personen
- 58
Eindpunt vrijhouden
3 personen
- 59
Laatste deelnemers controleren
3 personen
- 60
Lampionnen innemen
3 personen
- 61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
- 62
Catering afsluiten
2 personen
Nazorg
- 63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 64
Partytenten afbreken
4 personen
- 65
Verlichting verwijderen
3 personen
- 66
Routeborden verwijderen
3 personen
- 67
Verkeershekken verwijderen
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Afval verzamelen
4 personen
- 70
Locatie schoonmaken
4 personen
- 71
Gevonden voorwerpen registreren
- 72
Materialen tellen en opslaan
2 personen
- 73
Overgebleven eten koelen
2 personen
- 74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 75
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Ontvangsttafel
- Afvalbakkenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 30
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Papieren slingersaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlen voor routeaantal 20
- Routebordenaantal 12
- Bordhoudersaantal 12
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Megafoonaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Oplaadbare powerbanksaantal 4
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiekannenaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukentangenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 200
- Herbruikbare koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Dienbladenaantal 8
Route
- Verkeershekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 20
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Zaklampenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 6
- Handlampenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Naamkaartjesaantal 30
- Polsbandjesaantal 200
- Registratieformulierenaantal 250
Schoonmaak
- Afvalgrijpersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Opbergbakkenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route minstens 4 weken vooraf vast en controleer haar in de laatste week opnieuw op obstakels. Deel de route ook met bewoners, zodat geparkeerde auto's of werkzaamheden niet voor verrassingen zorgen.
- Wacht niet met vergunning en verkeersplan tot na de uitnodigingen. Controleer dit direct na het kiezen van datum en route; zonder duidelijkheid over verkeersbegeleiders en afzettingen kan de tocht niet veilig starten.
- Plan de ontvangst als een apart onderdeel. Zet ontvangsttafel, klaptafels, stoelen, afvalbakken en partytenten uiterlijk op de dag zelf klaar en test verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de eerste deelnemers arriveren.
- Test alle lampionnen en batterijen uiterlijk 2 dagen vooraf. Sorteer polsbandjes en nummers, leg routepijlen en routeborden per plaats klaar en houd oplaadbare powerbanks achter de hand voor apparaten en verlichting.
- Maak uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over slecht weer. Controleer naast het weerbericht ook het alternatief voor de route of ontvangst en informeer vrijwilligers en deelnemers meteen als tijd, route of programma verandert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een lampionnenoptocht organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en vergunning of melding. Reserveer vrijwilligers en verkeersbegeleiders uiterlijk 4 weken vooraf, zodat er nog tijd is om gaten in de bezetting op te vullen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionnenoptocht?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per vaste taakpost en plan daarnaast 2 extra mensen als achtervang. Bij een route met meerdere kruisingen heb je per kruising een verkeersbegeleider nodig; bepaal het totaal pas nadat de route is vastgelegd.
- Wanneer controleer je de lampionnen en batterijen?
- Controleer lampionnen en test de batterijen uiterlijk 2 dagen voor de optocht. Doe op de dag zelf nog een korte steekproef bij de ontvangsttafel en leg reservebatterijen en powerbanks klaar.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een lampionnenoptocht?
- Volg de weersverwachting vanaf 3 dagen vooraf en neem uiterlijk 24 uur voor de start een besluit. Controleer vooraf een alternatief voor route of ontvangst en communiceer een wijziging direct via dezelfde kanalen als de uitnodiging.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!