Een Pridewandeling organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met vlaggen of promotie, maar met de route en de locaties. Leg vast waar deelnemers starten en eindigen, hoeveel mensen je verwacht en welke delen van de route verkeersmaatregelen of een vergunning vragen. Daarna regel je begeleiding, EHBO en communicatie. Pas wanneer de praktische basis staat, open je de aanmeldingen en verspreid je de route. Dit plan helpt je de volgorde aan te houden en voorkomt dat routecontrole, deelnemersinformatie of materiaal pas op het laatste moment gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route uitstippelen
2 personen
2
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Vergunningen aanvragen
5
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
6
EHBO-afspraken vastleggen
7
Route online publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Wandelbegeleiders indelen
2 personen
15
EHBO-rollen verdelen
2 personen
16
Route opnieuw controleren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemerslijst bijwerken
19
Informatiebericht versturen
20
Routekaarten afdrukken
2 personen
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Pridevlaggen controleren
2 personen
23
Materialen verzamelen
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Routebordjes sorteren
2 personen

Event

28
Startlocatie inrichten
4 personen
29
Eindlocatie inrichten
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Routebordjes plaatsen
4 personen
34
Veiligheidsmaterialen klaarzetten
2 personen
35
Geluidsapparatuur testen
2 personen
36
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Aanwezigheid registreren
3 personen
41
Polsbandjes uitdelen
2 personen
42
Route-instructies geven
2 personen
43
Pridewandeling begeleiden
8 personen
44
Verkeerspunten bemannen
6 personen
45
Deelnemers tellen
2 personen
46
EHBO bereikbaar houden
2 personen
47
Foto's maken
48
Deelnemers terug ontvangen
3 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Muziek verzorgen
54
Programma aankondigen
55
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

56
Catering afbouwen
3 personen
57
Versiering verwijderen
3 personen
58
Routebordjes ophalen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Afval naar containers brengen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Restanten opslaan
2 personen
67
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Koelboxenaantal 6

Route

Routebordjesaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Routekaartenaantal 150
Placemarkersaantal 30

Communicatie

Portofoonsaantal 10
Mobiele telefoonsaantal 4
Telefoonpowerbanksaantal 6
Megafoonaantal 2
Naambadgesaantal 30
Polsbandjesaantal 150
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 6
Pennensetsaantal 6

Decoratie

Pridevlaggenaantal 40
Grote regenboogvlaggenaantal 8
Vlaggenstokkenaantal 20
Regenboogballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 4
Spandoekenaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Ducttapeaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Zonnebranddispensersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst de route volledig uit en controleer haar opnieuw vóór je publiceert. Noteer start- en eindlocatie, rustpunten, routebordjes en plekken waar verkeerskegels of afzetlint nodig zijn.
Vraag vergunningen en stem verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk af. Houd minimaal enkele weken ruimte voor reactie of aanpassingen, zodat een gewijzigde route niet pas na de uitnodigingen bekend wordt.
Plan de bezetting vóór je de aanmeldingen opent. Deel wandelbegeleiders en EHBO-rollen in en zorg dat elke rol een telefoon of portofoon heeft; één contactpersoon voor alle vragen voorkomt losse instructies.
Stuur deelnemers uiterlijk een week vooraf een informatiebericht met starttijd, route, verzamelplek en wat ze moeten doen bij slecht weer. Werk de deelnemerslijst daarna bij en verzamel dieetwensen als er eten of drinken wordt aangeboden.
Doe de laatste materiaalcontrole één tot twee dagen vooraf. Tel routekaarten, naambadges, Pridevlaggen, routebordjes en powerbanks, koel de dranken en leg reservepennen, kabelbinders en batterijen apart.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Pridewandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en verkeersmaatregelen. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersindeling en deelnemerscommunicatie.
Heb ik een vergunning nodig voor een Pridewandeling?: Dat hangt af van de route, groepsgrootte en het gebruik van de openbare ruimte. Neem minimaal 6 weken vooraf contact op met de gemeente, omdat verkeersmaatregelen of een evenementmelding extra afstemming kunnen vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Pridewandeling?: Plan naast de organisatie minimaal één wandelbegeleider per groep of routegedeelte en afzonderlijke EHBO-verantwoordelijken. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf, wanneer het aantal deelnemers bekend is.
Wanneer stuur ik de route en praktische informatie naar deelnemers?: Stuur de eerste informatie direct na aanmelding en een volledig informatiebericht uiterlijk 7 dagen voor de wandeling. Controleer de route nog 1 tot 2 dagen vooraf en meld eventuele wijzigingen meteen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.