Zo organiseer je een kustmarathon

Een kustmarathon organiseren begint niet bij de startboog, maar bij de route, vergunningen en veiligheid. Leg eerst het parcours, de start- en finishlocatie en het verkeersplan vast. Daarna regel je vrijwilligers, hulpdiensten, EHBO, inschrijvingen en alle voorzieningen langs de route. In de laatste weken draait het om aantallen, indeling en controle: van startnummers en medailles tot routepijlen, toiletten en catering. Met deze volgorde voorkom je dat praktische zaken te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdvergunning aanvragen
2 personen
2
Route definitief vastleggen
3 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
4
Verkeersplan indienen
2 personen
5
Verzekering afsluiten
6
Hulpdiensten informeren
2 personen
7
Vrijwilligers werven
3 personen
8
Inschrijfformulier openen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Verkeersregelaars vastleggen
2 personen
11
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startnummers bestellen
15
Medaillebestelling plaatsen
16
Catering reserveren
2 personen
17
Toiletvoorzieningen reserveren
18
Chronometers reserveren
19
Routevergunning controleren
2 personen
20
Deelnemerslijst sluiten
2 personen
21
Startnummers sorteren
3 personen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Routepunten controleren
3 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Startpakketten samenstellen
5 personen
27
Medische materialen verdelen
2 personen
28
Routekaarten printen
2 personen
29
Dranken koelen
3 personen
30
Startgebied opbouwen
8 personen
31
Finishgebied opbouwen
8 personen
32
Registratietafels opstellen
4 personen
33
Startnummers klaarleggen
3 personen
34
Routepijlen plaatsen
6 personen
35
Verkeershekken plaatsen
6 personen
36
Waterposten inrichten
8 personen
37
EHBO-posten inrichten
4 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

40
Deelnemers registreren
6 personen
41
Startvakken openen
4 personen
42
Startsein begeleiden
6 personen
43
Routepost bemannen
12 personen
44
Verkeersposten bemannen
15 personen
45
Water uitdelen
10 personen
46
Sportdrank uitdelen
6 personen
47
Fruit uitdelen
6 personen
48
EHBO-posten bemannen
8 personen
49
Tijden registreren
4 personen
50
Finishers ontvangen
6 personen
51
Medaille uitreiken
4 personen
52
Finisherdranken serveren
4 personen
53
Hapjes serveren
5 personen
54
Dranken bijvullen
4 personen
55
Afvalbakken legen
4 personen
56
Finishgebied toezicht houden
3 personen
57
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
58
Finish officieel sluiten
3 personen

Nazorg

59
Routepijlen verwijderen
6 personen
60
Verkeershekken verwijderen
6 personen
61
Startgebied afbreken
6 personen
62
Finishgebied afbreken
8 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
6 personen
65
Afval afvoeren
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
68
Verloren voorwerpen verwerken
2 personen
69
Uitslagen publiceren
2 personen
70
Deelnemers informeren
2 personen
71
Foto's online plaatsen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Inschrijftafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Afzetpalenaantal 40
Afvalbakkenaantal 20

Sportmateriaal

Startnummersaantal 600
Startnummerbandjesaantal 600
Finishmedaillesaantal 600
Routepijlenaantal 180
Kilometerbordenaantal 43
Pionnenaantal 120
Verkeershekkenaantal 80
Parcourslintaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Handtellersaantal 6
Klembordenaantal 15
Pennenaantal 100
Megafoonaantal 3
Walkietalkiesaantal 20
Reflectievestenaantal 35
Veiligheidshesjesaantal 25
Startboog
Finishboog
Medaillebakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Bordenaantal 600
Besteksetsaantal 600
Koffiekopjesaantal 120
Schenk kannenaantal 30

Apparatuur

Koelboxenaantal 20
Waterdispensersaantal 12
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Laptopsaantal 4
Printersaantal 2
AED-apparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 12
Opslagboxenaantal 30
Thermoskannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 8
Dweilenaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 20

Decoratie

Routevlaggenaantal 60
Start- en finishbannersaantal 6
Podiumachterwand

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 maanden vooraf met de wedstrijdvergunning, routevergunning, verzekering en reservering van start- en finishlocatie. Zonder deze basis kun je het verkeersplan en de inzet van hulpdiensten niet definitief maken.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 2 tot 3 weken voor de marathon. Bestel daarna startnummers, bandjes en medailles op basis van het definitieve aantal, met een kleine reserve voor beschadiging of late wijzigingen.
Plan vrijwilligers per routepunt en geef iedere ploeg een duidelijke taak, contactpersoon en communicatiemiddel. Regel verkeersregelaars, EHBO-bezetting en reflectie- of veiligheidshesjes uiterlijk 4 weken vooraf.
Controleer 7 dagen voor de start elk routepunt fysiek: routepijlen, kilometerborden, pionnen, verkeershekken, parcourslint en bereikbaarheid. Maak bij kustweer ook een alternatief voor wind, regen of hoogwater.
Maak op de wedstrijddag een tijdschema met afzonderlijke momenten voor opbouw, briefing, start, bevoorrading, finish en afbouw. Tel startnummers, medailles, bekers en cateringvoorraad vóór de start, niet pas tijdens de finishdrukte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kustmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Vergunningen, routeafspraken, verkeersmaatregelen en locaties kosten vaak meerdere weken; vrijwilligers, EHBO en materiaal regel je daarna uiterlijk 4 tot 6 weken voor de start.
Wanneer moet je de route van een kustmarathon vastleggen?: Leg de route eerst voorlopig vast en maak haar uiterlijk 4 tot 6 maanden voor de marathon definitief. Daarna kun je het verkeersplan indienen, routepunten controleren en routepijlen, kilometerborden en afzetmateriaal plannen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kustmarathon?: Tel per bemand routepunt minimaal 2 vrijwilligers en voeg aparte ploegen toe voor start, finish, inschrijving, bevoorrading en afbouw. Maak de definitieve indeling 2 tot 3 weken vooraf, zodra het aantal deelnemers bekend is.
Wanneer bestel je startnummers en finishmedailles?: Bestel startnummers en medailles zodra de inschrijving sluit, meestal 2 tot 3 weken voor de marathon. Sorteer de startnummers uiterlijk de dag ervoor en leg de medailles vóór de start klaar bij de finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.