Organiser un marathon côtier : l’ordre des étapes

Un marathon côtier se prépare d’abord comme une course réglementée, puis comme un événement d’accueil. Commence par fixer l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le plan de circulation, l’assurance et les secours doivent être sécurisés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, organise les participants, les bénévoles, le chronométrage et les points du parcours, sans attendre les derniers jours pour commander les dossards et les médailles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation de compétition
2 personnes
2
Arrêter définitivement l’itinéraire
3 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
5
Souscrire une assurance
6
Informer les services de secours
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
3 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
11
Assurer la présence des secours
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Commander les dossards
15
Passer la commande des médailles
16
Réserver le catering
2 personnes
17
Réserver les sanitaires
18
Réserver des chronomètres
19
Vérifier le permis d’itinéraire
2 personnes
20
Clôturer la liste des participants
2 personnes
21
Trier les dossards
3 personnes
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Vérifier les points de parcours
3 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Faire les courses
3 personnes
26
Composer les kits de démarrage
5 personnes
27
Répartir le matériel médical
2 personnes
28
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
29
Refroidir les boissons
3 personnes
30
Monter la zone de départ
8 personnes
31
Installer la zone d'arrivée
8 personnes
32
Installer les tables d'inscription
4 personnes
33
Préparer les dossards
3 personnes
34
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
35
Installer des barrières de circulation
6 personnes
36
Installer des points d’eau
8 personnes
37
Mettre en place les postes de premiers secours
4 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
6 personnes
41
Ouvrir les zones de départ
4 personnes
42
Accompagner le signal de départ
6 personnes
43
Tenir le poste de route
12 personnes
44
Tenir les postes de circulation
15 personnes
45
Distribuer de l'eau
10 personnes
46
Distribuer des boissons isotoniques
6 personnes
47
Distribuer les fruits
6 personnes
48
Désigner le personnel des premiers secours
8 personnes
49
Enregistrement des horaires
4 personnes
50
Accueillir les finisseurs
6 personnes
51
Remettre la médaille
4 personnes
52
Servir les boissons aux finishers
4 personnes
53
Servir des amuse-bouches
5 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
55
Vider les poubelles
4 personnes
56
Surveiller la zone d’arrivée
3 personnes
57
Accompagner les derniers participants
4 personnes
58
Fermer officiellement l’arrivée
3 personnes

Suivi

59
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
60
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
61
Démonter la zone de départ
6 personnes
62
Démonter la zone d'arrivée
8 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
6 personnes
65
Évacuer les déchets
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Rendre le matériel loué
3 personnes
68
Traiter les objets trouvés
2 personnes
69
Publier les résultats
2 personnes
70
Informer les participants
2 personnes
71
Publier les photos en ligne
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables d’inscriptionqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Poteaux de balisageqté 40
Poubellesqté 20

Matériel de sport

Numéros de départqté 600
Bracelets de dossardqté 600
Médailles de finisherqté 600
Flèches de directionqté 180
Bornes kilométriquesqté 43
Cônesqté 120
Barrières de circulationqté 80
Ruban de parcoursqté 12
Chronomètresqté 8
Compteurs manuelsqté 6
Presse-papiersqté 15
Stylosqté 100
Mégaphoneqté 3
Talkies-walkiesqté 20
Gilets réfléchissantsqté 35
Gilets de sécuritéqté 25
Arche de départ
Arche d'arrivée
Bacs à médaillesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 800
Assiettesqté 600
Couvertsqté 600
Tasses à caféqté 120
Pichets de serviceqté 30

Équipement

Glacièresqté 20
Distributeurs d'eauqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Ordinateurs portablesqté 4
Imprimantesqté 2
Appareils AEDqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 12
Caisses de stockageqté 30
Thermosqté 12
Louchesqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 8
Serpillièresqté 8
Sets de balaiqté 6
Balais à mainqté 6
Gants de nettoyageqté 20

Décoration

Drapeaux de parcoursqté 60
Bannières de départ et d’arrivéeqté 6
Fond de scène

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Arrête définitivement l’itinéraire avant toute communication : il détermine les autorisations, les agents de circulation, le balisage et les postes de secours. Vérifie chaque point du parcours sur place au moins une fois.
Lance les démarches administratives dès que le tracé est stabilisé. Prévois au minimum plusieurs semaines pour l’autorisation de compétition, le plan de circulation, l’assurance et l’information des services de secours.
Clôture les inscriptions assez tôt pour trier les dossards, recueillir les besoins alimentaires et commander les médailles. Garde une date limite distincte pour les corrections de noms et de catégories.
Répartis les bénévoles par poste, horaire et responsable, plutôt que par simple liste de noms. Les agents de circulation, les points de parcours, l’accueil et l’arrivée doivent tous avoir un remplaçant identifié.
Fais une répétition logistique la veille : vérifie le permis d’itinéraire, la météo, les talkies-walkies, le balisage, les chronomètres et les sanitaires. Le jour J, installe les arches, tables et barrières suffisamment tôt pour absorber les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon côtier ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour un marathon côtier, selon les autorisations et la complexité de l’itinéraire. Les démarches de circulation, les secours et les réservations doivent être lancés plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions d’un marathon côtier ?: Ouvre les inscriptions après avoir sécurisé l’itinéraire, le lieu de départ et d’arrivée, l’assurance et les premières autorisations. Une période de 8 à 12 semaines laisse généralement le temps de traiter les dossiers et d’anticiper les commandes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marathon côtier ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais prévois au moins 1 bénévole par point de circulation ou de ravitaillement, plus une réserve de 10 à 15 %. Attribue les postes et les horaires au plus tard une semaine avant la course.
Quand commander les dossards et les médailles ?: Commande les dossards dès que la liste des participants devient suffisamment stable, idéalement 3 à 4 semaines avant l’épreuve. Prévois une marge pour les inscriptions tardives, les erreurs de nom et les remplacements.

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