Kustmarathon organiseren: checklist en planning

Een Kustmarathon organiseren begint niet bij de startboog, maar bij vergunningen, route en veiligheid. Leg eerst het parcours, de start- en finishlocatie en het verkeersplan vast. Daarna regel je vrijwilligers, verkeersregelaars, EHBO, inschrijvingen en voorzieningen zoals toiletten en catering. In de laatste weken draait alles om startnummers, routepunten, medailles, materiaal en een controle van het weer. Met deze checklist houd je 71 taken en 53 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdvergunning aanvragen
2 personen
Route definitief vastleggen
3 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Verkeersplan indienen
2 personen
Verzekering afsluiten
Hulpdiensten informeren
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Inschrijfformulier openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Verkeersregelaars vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers bestellen
Medaillebestelling plaatsen
Catering reserveren
2 personen
Toiletvoorzieningen reserveren
Chronometers reserveren
Routevergunning controleren
2 personen
Deelnemerslijst sluiten
2 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routepunten controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startpakketten samenstellen
5 personen
Medische materialen verdelen
2 personen
Routekaarten printen
2 personen
Dranken koelen
3 personen
Startgebied opbouwen
8 personen
Finishgebied opbouwen
8 personen
Registratietafels opstellen
4 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Waterposten inrichten
8 personen
EHBO-posten inrichten
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

Deelnemers registreren
6 personen
Startvakken openen
4 personen
Startsein begeleiden
6 personen
Routepost bemannen
12 personen
Verkeersposten bemannen
15 personen
Water uitdelen
10 personen
Sportdrank uitdelen
6 personen
Fruit uitdelen
6 personen
EHBO-posten bemannen
8 personen
Tijden registreren
4 personen
Finishers ontvangen
6 personen
Medaille uitreiken
4 personen
Finisherdranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
5 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Afvalbakken legen
4 personen
Finishgebied toezicht houden
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Finish officieel sluiten
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Startgebied afbreken
6 personen
Finishgebied afbreken
8 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
Verloren voorwerpen verwerken
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Foto's online plaatsen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Inschrijftafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Afzetpalenaantal 40
Afvalbakkenaantal 20

Sportmateriaal

Startnummersaantal 600
Startnummerbandjesaantal 600
Finishmedaillesaantal 600
Routepijlenaantal 180
Kilometerbordenaantal 43
Pionnenaantal 120
Verkeershekkenaantal 80
Parcourslintaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Handtellersaantal 6
Klembordenaantal 15
Pennenaantal 100
Megafoonaantal 3
Walkietalkiesaantal 20
Reflectievestenaantal 35
Veiligheidshesjesaantal 25
Startboog
Finishboog
Medaillebakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Bordenaantal 600
Besteksetsaantal 600
Koffiekopjesaantal 120
Schenk kannenaantal 30

Apparatuur

Koelboxenaantal 20
Waterdispensersaantal 12
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Laptopsaantal 4
Printersaantal 2
AED-apparatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 12
Opslagboxenaantal 30
Thermoskannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 8
Dweilenaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 20

Decoratie

Routevlaggenaantal 60
Start- en finishbannersaantal 6
Podiumachterwand

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 maanden vooraf met de wedstrijdvergunning, route en reservering van de start- en finishlocatie. Een verkeersplan en verzekering moeten geregeld zijn voordat je de organisatie definitief communiceert.
Open de inschrijving pas nadat route, datum en veiligheidsplan vaststaan. Sluit de deelnemerslijst op een vaste datum, zodat je startnummers, medailles, catering en dieetwensen op aantallen kunt afstemmen.
Plan vrijwilligers in per routepunt en taak, niet alleen op totaal aantal. Bezet onder meer inschrijving, tijdwaarneming, verzorgingspunten, verkeersposten, EHBO en de finish met afzonderlijke teams.
Controleer de route uiterlijk een week vooraf met routepijlen, kilometerborden, pionnen, verkeershekken en parcourslint. Loop of fiets elk routepunt na; een ontbrekend bord op één kruising kan deelnemers verkeerd sturen.
Maak voor de wedstrijddag een materiaalcontrole met aparte bakken voor startnummers, bandjes, medailles, stopwatches, handtellers, walkietalkies en hesjes. Controleer het weer 48 uur vooraf en pas de inzet van tenten, vrijwilligers en hulpdiensten zo nodig aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Kustmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Vergunningen, route, verkeersplan, verzekering en locaties vragen de meeste voorbereiding; vrijwilligers en inschrijvingen volgen daarna.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een Kustmarathon sluiten?: Sluit de lijst 2 tot 3 weken voor de start. Dan heb je tijd om startnummers te bestellen, te sorteren, dieetwensen te verwerken en catering en medailles op aantallen af te stemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Kustmarathon?: Maak per routepunt minimaal één verantwoordelijke en plan extra mensen voor start, finish, inschrijving, tijdwaarneming, verkeersregeling en EHBO. Tel daarna 10 tot 15 procent reserve mee voor uitval op de wedstrijddag.
Wanneer controleer ik de route van een Kustmarathon?: Doe een volledige routecontrole 7 dagen vooraf en een laatste korte ronde op de ochtend zelf. Controleer dan vooral routepijlen, kilometerborden, afzettingen, verkeershekken en punten waar deelnemers kunnen afwijken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.