Checklist para organizar una maratón costera

Organizar una maratón costera exige coordinar permisos, recorrido, seguridad, participantes y montaje sin dejar decisiones para el último día. Este plan reúne 71 tareas y 53 materiales, desde solicitar el permiso de competición hasta comprobar la previsión meteorológica. La ruta debe quedar cerrada antes de presentar el plan de tráfico, y los servicios de emergencia y el seguro deben estar confirmados con margen. También encontrarás lo necesario para dorsales, cronometraje, avituallamiento, aseos, señalización y la llegada.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso de competición
2 personas
Fijar definitivamente la ruta
3 personas
Reservar la salida y la meta
2 personas
Presentar el plan de tráfico
2 personas
Contratar un seguro
Informar a los servicios de emergencia
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Contratar a los controladores de tráfico
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir dorsales
Realizar el pedido de medallas
Reservar el catering
2 personas
Reservar instalaciones de aseo
Reservar cronómetros
Comprobar el permiso de ruta
2 personas
Cerrar la lista de participantes
2 personas
Ordenar los dorsales
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar los puntos de la ruta
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar kits de inicio
5 personas
Distribuir materiales médicos
2 personas
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Montar la zona de salida
8 personas
Montar la zona de meta
8 personas
Montar las mesas de registro
4 personas
Preparar los dorsales
3 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Instalar puntos de agua
8 personas
Montar los puestos de primeros auxilios
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

Registrar a los participantes
6 personas
Abrir los carriles de salida
4 personas
Guiar la señal de salida
6 personas
Atender el puesto de ruta
12 personas
Cubrir puestos de tráfico
15 personas
Repartir agua
10 personas
Repartir bebida isotónica
6 personas
Repartir fruta
6 personas
Asignar personal a los puestos de primeros auxilios
8 personas
Registrar horarios
4 personas
Recibir a los participantes que terminan
6 personas
Entregar la medalla
4 personas
Servir bebidas para los corredores que terminan
4 personas
Servir aperitivos
5 personas
Rellenar las bebidas
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
4 personas
Supervisar la zona de meta
3 personas
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Cerrar oficialmente la meta
3 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
6 personas
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
Desmontar la zona de salida
6 personas
Desmontar la zona de meta
8 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Retirar los residuos
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Gestionar objetos perdidos
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Informar a los participantes
2 personas
Publicar fotos en línea
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas de inscripcióncant. 8
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Postes separadorescant. 40
Papeleracant. 20

Material deportivo

Dorsalescant. 600
Pulseras con número de dorsalcant. 600
Medallas de metacant. 600
Flechas de rutacant. 180
Señales de kilómetrocant. 43
Conoscant. 120
Vallas de tráficocant. 80
Cinta de recorridocant. 12
Cronómetroscant. 8
Contadores manualescant. 6
Portapapelescant. 15
Bolígrafoscant. 100
Megáfonocant. 3
Walkie-talkiescant. 20
Chalecos reflectantescant. 35
Chalecos reflectantescant. 25
Arco de salida
Arco de meta
Cubetas para medallascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 800
Platoscant. 600
Cubiertoscant. 600
Tazas de cafécant. 120
Jarras para servircant. 30

Equipo

Neveras portátilescant. 20
Dispensadores de aguacant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Portátilescant. 4
Impresorascant. 2
Desfibriladores AEDcant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y de pancant. 12
Cajas de almacenamientocant. 30
Termoscant. 12
Cucharonescant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 8
Fregonascant. 8
Sets de escobacant. 6
Escobas de manocant. 6
Guantes de limpiezacant. 20

Decoración

Banderas de rutacant. 60
Banners de salida y llegadacant. 6
Fondo de escenario

Iluminación

Focos LED de obracant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra definitivamente la ruta antes de contratar personal o pedir señalización. Después comprueba cada punto del recorrido y calcula dónde harán falta flechas, señales de kilómetro, conos, vallas y cinta de recorrido.
Tramita los permisos y el plan de tráfico con varias semanas de margen. La autorización de competición, el permiso de ruta y la reserva de salida y meta condicionan el resto de la organización.
No esperes a la última semana para formar el equipo. Recluta voluntarios, controladores de tráfico y personal de primeros auxilios, y asigna a cada persona un punto concreto, un horario y un canal de comunicación.
Cierra la lista de participantes antes de pedir dorsales y medallas. Recoge también las preferencias dietéticas con antelación para que el catering pueda preparar las cantidades y opciones necesarias.
Haz una revisión final del material el día anterior: dorsales, pulseras numeradas, cronómetros, contadores manuales, walkie-talkies, chalecos reflectantes, megáfono y señales. Comprueba además que las carpas, mesas, sillas y aseos estén confirmados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir el permiso para una maratón costera?: Solicítalo varias semanas antes de la carrera, antes de cerrar contratos y comunicar la ruta como definitiva. El plazo exacto depende de la administración, así que confirma sus requisitos al inicio del calendario.
¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes y pedir los dorsales?: Cierra la lista antes de hacer el pedido de dorsales y pulseras numeradas. Reserva unos días adicionales para ordenar el material por número y corregir errores de inscripción.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una maratón?: No existe una cifra única: depende de la longitud de la ruta, los cruces y los puntos de control. Asigna al menos una persona responsable por cada puesto y añade personal de reserva para cubrir ausencias.
¿Qué hay que revisar el día antes de la maratón costera?: Comprueba la previsión meteorológica, los permisos, la ruta y todos los puntos señalizados. Revisa también que estén entregados los dorsales, medallas, cronómetros, radios, chalecos, vallas, catering y aseos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.