Zo organiseer je een kunstsymposium

Begin met de datum, locatie en het centrale thema. Werk daarna het programma uit en leg sprekers en kunstenaars vroeg vast, zodat je tijd houdt voor biografieën, presentaties en kunstwerken. Open vervolgens de aanmelding en verzamel dieetwensen, terwijl je techniek, catering en reserveringen parallel regelt. In de laatste week draait alles om controleren: bestanden testen, labels en transport afstemmen, badges voorbereiden en de locatie nalopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en thema vastleggen
2 personen
3
Sprekers en kunstenaars benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
5
Biografieën verzamelen
6
Presentaties en bestanden verzamelen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
13
Programma naar deelnemers sturen
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Reserveringen maken
17
Catering bestellen
18
Techniek reserveren
19
Kunstwerken en labels inventariseren
2 personen
20
Kunstwerken transporteren
2 personen
21
Presentatiemateriaal testen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Locatie controleren
2 personen
26
Zaalindeling uitzetten
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Naambadges klaarleggen
31
Kunstwerken opstellen
3 personen
32
Kunstwerklabels plaatsen
2 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Projector en scherm opstellen
2 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Geluidsniveau testen
2 personen
37
Verlichting instellen
2 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Buffet inrichten
3 personen
40
Afvalpunten plaatsen
41
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Naambadges uitdelen
2 personen
45
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
46
Opening begeleiden
2 personen
47
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
48
Tijd per spreker bewaken
49
Vragenronde begeleiden
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Kunstenaars introduceren
54
Panelgesprek begeleiden
2 personen
55
Borrelbuffet aanvullen
3 personen
56
Bezoekers informeren
2 personen
57
Kunstwerken bewaken
2 personen
58
Toiletartikelen controleren
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Afsluiting aankondigen
61
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Kunstwerken afbreken
3 personen
63
Kunstwerken verpakken
3 personen
64
Kunstwerken retourneren
2 personen
65
Techniek afkoppelen
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Locatie schoonmaken
3 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 6
Registratietafel
Spreektafel
Sprekersstoelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Schoonmaaktafelsaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Bordenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Dienbladenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Posterpanelenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Kleefgumaantal 6
Schilderstapeaantal 8
Wasknijpersaantal 100
Sierplantenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 6 weken vooraf vast. Vraag sprekers tegelijk om hun biografie, presentatietitel en definitieve bestanden, zodat je geen ontbrekende informatie op het programmaboekje of in de techniek aantreft.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en hoofdonderdelen bekend zijn en open de aanmelding direct. Plan een controle van aanmeldingen en dieetwensen 7 dagen voor het symposium; daarna kun je catering en zitplaatsen definitief maken.
Test elke presentatie uiterlijk 2 dagen vooraf op de laptop, beamer en het projectiescherm. Controleer ook HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers, stekkerdozen en verlengkabels; een ontbrekende adapter los je op de ochtend zelf meestal niet meer rustig op.
Maak voor kunstwerken één inventaris met titel, maker, afmetingen, labeltekst en transportstatus. Plan het transport minstens 1 week vooraf en leg vast wie bij aankomst controleert of elk werk en elk label aanwezig is.
Richt registratie, sprekersplek en catering als drie aparte zones in. Leg naambadges en de deelnemerslijst de avond ervoor klaar, koel dranken tijdig en controleer vóór opening stoelen, tafels, kabelgoten en looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstsymposium organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Sprekers, kunstenaars, locatie, techniek en kunsttransport vragen meestal meer afstemming dan alleen een programma en uitnodiging.
Wanneer moet ik sprekers en kunstenaars benaderen?: Benader hen zodra datum, locatie en thema voorlopig vaststaan, idealiter 8 weken voor het symposium. Vraag bevestiging binnen 7 dagen en verzamel biografieën en presentaties uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een kunstsymposium?: Reken op een voorbereiding van 2 tot 3 maanden en reserveer in de laatste week enkele uren voor controle. Plan de technische test 2 dagen vooraf en de locatiecontrole op de dag zelf vóór ontvangst van deelnemers.
Wanneer bestel je catering voor een kunstsymposium?: Bestel de catering nadat je de aanmeldingen en dieetwensen 7 dagen vooraf hebt gecontroleerd. Houd daarna een kleine marge aan voor late wijzigingen en stem het tijdstip van levering minstens 2 dagen vooraf af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.