Zo organiseer je een kunstpicknick

Begin met de plek en de groepsgrootte: reserveer het park, controleer de vergunning en verstuur daarna de uitnodigingen. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen, zodat je eten en picknickmanden gericht kunt voorbereiden. Regel de artiest en kunstmaterialen ruim vooraf; op de dag zelf draait alles om een droge, logische opstelling met tenten, tafels, kleden en een duidelijke inchecktafel. Controleer het weer opnieuw voordat je vertrekt en test licht en stroom voordat bezoekers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parklocatie reserveren
2
Vergunning controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Artiest bevestigen
7
Weersverwachting controleren
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Kunstmaterialen verzamelen
2 personen
11
Eten voorbereiden
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Picknickmanden vullen
3 personen
14
Locatie inspecteren
2 personen
15
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
16
Picknickkleden uitleggen
2 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Kunsttafels inrichten
3 personen
19
Decoratie ophangen
2 personen
20
Licht en stroom testen
2 personen
21
Buffettafels klaarzetten
3 personen
22
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
23
Inchecktafel inrichten
2 personen

Event

24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Kunstworkshop begeleiden
3 personen
26
Picknickbuffet openen
3 personen
27
Eten bijvullen
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Kunstwerken laten drogen
2 personen
30
Licht aanzetten
31
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Eten en drinken opruimen
3 personen
33
Kunstmaterialen verzamelen
3 personen
34
Afval verzamelen
3 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
37
Partytenten afbreken
4 personen
38
Locatie schoonmaken
4 personen
39
Materialen controleren
2 personen
40
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Kunsttafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Picknickmandenaantal 12
Boodschappen

Kunstmateriaal

Schildersdoekenaantal 60
Aquarelpapieraantal 100
Tekenpapieraantal 100
Acrylverfsetsaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Penselenaantal 80
Verfpalettenaantal 30
Waterbekersaantal 30
Kleurpotlodenaantal 30
Wascoaantal 30
Schortenaantal 30
Tafelkleden voor verfaantal 8
Schilderstapeaantal 8
Droogrekkenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Menubordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlantaarnsaantal 10

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare accu'saantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Blikkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveermessenaantal 6
Koelmattenaantal 12

Tips

Plan de opbouw achteruit vanaf de start van de workshop. Zet kunsttafels, verfmaterialen, waterbekers en schorten klaar vóór je het buffet opent, zodat deelnemers niet tussen servies en schilderwerk hoeven te lopen.
Maak per aangemelde persoon een vaste plek in de voorbereiding. Noteer dieetwensen bij de picknickmanden en zet gekoelde dranken in koelboxen; losse mondelinge afspraken worden op een drukke dag snel vergeten.
Neem een weerbeslissing uiterlijk de avond ervoor. Partytenten geven schaduw en beperkte beschutting, maar controleer ook of tafels, kleden en kunstmaterialen niet nat kunnen worden tijdens transport of opbouw.
Richt de locatie in zones in: ontvangst bij de inchecktafel, eten bij de buffettafels en schilderen bij de kunsttafels. Houd minstens één vrije looproute tussen deze zones, zodat bezoekers met borden en verf niet tegen elkaar aanlopen.
Test vóór de eerste bezoeker alle praktische onderdelen die later lastig te herstellen zijn. Controleer licht en stroom, zet serveerschalen en opscheplepels klaar en leg reservepapier, penselen en schoon water binnen handbereik van de workshopbegeleider.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstpicknick organiseren?: Reserveer het park en controleer de vergunning bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je dieetwensen, aantallen en de bevestiging van de artiest nog op tijd kunt verwerken.
Hoeveel kunstmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Voorzie per deelnemer minstens één ondergrond, zoals een schildersdoek, aquarelpapier of tekenpapier, plus één bruikbaar penseel of potlood. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra papier, penselen en verf klaar voor fouten, gedeeld gebruik en onverwachte aanmeldingen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een kunstpicknick controleren?: Controleer het weer twee keer: eerst 48 uur vooraf om de opstelling en tenten te beoordelen, en opnieuw op de ochtend zelf. Zet kwetsbare materialen pas buiten nadat de locatie-inspectie is afgerond.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kunstpicknick?: Reken voor een volledige opbouw minimaal 2 tot 3 uur met een klein team. Daarin passen het klaarzetten van tafels en stoelen, het uitleggen van picknickkleden, het opbouwen van partytenten en het testen van licht en stroom.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.