Zo organiseer je een kunstexpositie

Begin met de expositiedatum, locatie en openingstijden; die bepalen de rest van je planning. Bevestig daarna de kunstenaars en maak vroeg een inventaris van hun werken, inclusief afmetingen, titels en prijzen. Werk vervolgens de expositieplattegrond, transport- en verzekeringsafspraken uit. Pas daarna zijn uitnodigingen, promotie, catering en de inrichting aan de beurt. De meeste vertraging ontstaat doordat informatie over kunstwerken, labels en logistiek te laat compleet is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Expositiedatum vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Openingstijden bevestigen
4
Deelnemende kunstenaars bevestigen
5
Kunstwerken inventariseren
2 personen
6
Kunstwerken transporteren
2 personen
7
Kunstwerken verzekeren
8
Expositieplattegrond maken
9
Kunstenaarsinformatie verzamelen
10
Werkbeschrijvingen schrijven
11
Prijs- en titellijst opstellen
12
Uitnodigingen ontwerpen
13
Uitnodigingen versturen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Catering reserveren
17
Promotie online plaatsen
18
Programmabord maken
19
Route- en parkeerinformatie delen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Kunstwerken controleren
2 personen
22
Labels afdrukken
23
Locatie schoonmaken
2 personen
24
Kunstwerken uitladen
3 personen
25
Wanden en plinten plaatsen
3 personen
26
Kunstwerken ophangen
3 personen
27
Labels bijwerken
2 personen
28
Verlichting afstellen
2 personen
29
Entree en garderobe inrichten
2 personen
30
Catering klaarzetten
2 personen
31
Registratietafel klaarzetten
32
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen

Event

33
Bezoekers ontvangen
2 personen
34
Bezoekers registreren
35
Openingswoord verzorgen
36
Kunstenaars introduceren
37
Rondleidingen begeleiden
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
41
Kunstwerken bewaken
2 personen
42
Garderobe beheren
43
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
45
Kunstwerken retourneren
2 personen
46
Meubilair afbreken
3 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Locatie schoonmaken
2 personen
50
Decoratie verwijderen
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Plintenaantal 8
Kledingrek
Garderobehangersaantal 60
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

LED-spotsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Servies

Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Tangenaantal 4
Kannenaantal 4

Decoratie

Ingelijste postersaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Programma-overzicht
Garderobebord
Guestbook
Naamkaartjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Dienbladenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4
Papieren handdoekhouderaantal 2

Kantoor

Prikbordaantal 2
Inschrijfformulierenaantal 80
Pennenaantal 12
Kleefgumaantal 4
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Schilderstapeaantal 6
Schaaraantal 4
Nietmachineaantal 2
Documentmappenaantal 6
Prijskaartjesaantal 40
Kunstenaarslabelsaantal 40

Transport

Transportdekensaantal 12
Bubbelfolieaantal 2
Spanbandenaantal 8
Steekwagen

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de expositieplattegrond pas nadat je alle werken hebt geïnventariseerd. Noteer per werk de afmetingen en benodigde wandruimte, zodat je niet op locatie hoeft te schuiven.
Vraag kunstenaars uiterlijk twee weken voor de opening om hun naam, werkbeschrijving, titel en prijs. Gebruik die gegevens direct voor labels, de prijs- en titellijst en de uitnodigingen.
Regel transport en verzekering voordat de werken worden opgehaald. Maak per kunstenaar een overdrachtslijst en controleer bij het uitladen of elk werk onbeschadigd is aangekomen.
Test LED-spots, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten vóór de opbouw. Controleer ook laptop, beamer en projectiescherm als er werk wordt geprojecteerd; een ontbrekende aansluiting kost op de dag zelf veel tijd.
Tel catering en servies op basis van het verwachte aantal bezoekers en de duur van de opening. Zet het welkomstbord, programma-overzicht, garderobebord en guestbook klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstexpositie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende kunstenaars. Reserveer de laatste 2 weken voor transport, labels, promotie, catering en de opbouw.
Wanneer maak je een expositieplattegrond?: Maak een eerste indeling zodra de deelnemende kunstenaars bekend zijn en werk de plattegrond definitief uit zodra alle afmetingen binnen zijn. Doe dat uiterlijk 2 weken voor de opening, zodat wanden, plinten en verlichting op tijd geregeld zijn.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kunstexpositie?: Reken voor een kleine expositie op minimaal 4 tot 6 uur opbouw, exclusief transport. Plan extra tijd als je wanden en plinten plaatst, verlichting richt of een beamer en projectiescherm installeert.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstexpositie?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de opening en zet de online promotie dezelfde week klaar. Vermeld openingstijden, route- en parkeerinformatie en vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.