Zo organiseer je een goed kunstenaarsgesprek

Begin met de datum, locatie en gespreksleider; die drie bepalen de rest van je planning. Nodig daarna de kunstenaars uit en leg het programma vast, inclusief spreektijden, pauze en techniek. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat catering en zitplaatsen kloppen. Op de dag zelf draait het vooral om een rustige opbouw: stoelen, registratie, geluid, licht en presentatie testen voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Gespreksleider vastleggen
3
Kunstenaars uitnodigen
4
Programma en tijdschema maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Techniek en microfoons reserveren
9
Catering bestellen
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Naambadges voorbereiden
14
Gespreksvragen printen
15
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Tafels opstellen
2 personen
20
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Microfoons testen
2 personen
23
Licht en presentatie testen
2 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Kunstenaars ontvangen
2 personen
29
Bezoekers ontvangen
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Programma toelichten
32
Kunstenaarsgesprek begeleiden
2 personen
33
Vragen uit het publiek verzamelen
34
Pauzedranken serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes bijvullen
2 personen
37
Informele borrel begeleiden
3 personen
38
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Techniek demonteren
2 personen
46
Overgebleven catering koelen
47
Techniek retourneren
2 personen
48
Huurmaterialen retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen verwerken
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Spreekstoelenaantal 5
Tafellinnenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Mobiele opladersaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Registratie

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 20
Programmakaartenaantal 100

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8
Richtingsbordenaantal 6
Kunstenaarsbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma op minuten, niet alleen op onderdelen. Reserveer bijvoorbeeld 10 minuten voor ontvangst, 45 tot 60 minuten voor het gesprek en 15 minuten voor vragen uit het publiek.
Test microfoons, speakers, laptop, HDMI-kabels en presentatie minstens 60 minuten voor aanvang. Houd verlengkabels, stekkerdozen en mobiele opladers klaar; een lege laptopaccu of ontbrekende adapter zorgt vaak voor vertraging.
Maak de registratietafel compleet met naambadges, de deelnemerslijst en een pen. Leg de badges op alfabet of op inschrijving klaar, zodat aanmelden bij een groep van 30 personen niet onnodig lang duurt.
Controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen sluiten en geef het definitieve aantal aan de catering door. Zet gekoelde producten pas kort voor ontvangst klaar en plan minstens 30 minuten voor het klaarzetten van koffie, water en glazen.
Loop vóór de opening de ruimte en toiletten na en controleer zichtlijnen vanaf de achterste stoel. Zet spreekstoelen, tafels, podiumachtergrond en licht vooraf op hun plaats; tijdens het gesprek wil je niet meer met meubilair of kabels schuiven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een kunstenaarsgesprek meestal?: Reken voor het gesprek zelf op 45 tot 60 minuten en plan daarna 15 minuten voor vragen uit het publiek. Voeg voor ontvangst en napraten minimaal 30 minuten toe aan het totale programma.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een gesprek?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de geplande datum. Vraag direct om beschikbaarheid, een korte bio, beeldmateriaal en eventuele technische wensen, zodat je programma en communicatie op tijd kunt maken.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een kunstenaarsgesprek?: Voor een gespreksleider en twee kunstenaars heb je meestal 3 microfoons nodig. Reserveer daarnaast minstens 1 extra microfoon als bezoekers vragen uit de zaal kunnen stellen.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het gesprek. Geef daarna het definitieve aantal personen en de dieetverdeling door; controleer beide nog één keer op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.