Kranslegging organiseren: checklist en planning

Een kranslegging vraagt om een strak tijdschema en een rustige uitvoering. Leg eerst datum, locatie, sprekers en kransleggers vast; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de praktische inrichting. Controleer route en toegankelijkheid vooraf en plan de opbouw van tent, vlaggen, geluidsinstallatie en registratie ruim voor de ontvangst. Met deze checklist houd je ook de onderdelen bij die vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen, zoals badges, toespraakteksten, weersverwachting en koffie en thee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Sprekers en kransleggers vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Kransen bestellen
Programma's laten drukken
Namenlijst en badges maken
Toespraakteksten verzamelen
2 personen
Route en toegankelijkheid controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Kransen en bloemen controleren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Tent en windschermen opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Vlaggen en standaarden plaatsen
2 personen
Kransen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kranslegging begeleiden
3 personen
Sprekers aankondigen
Muziek en microfoon bedienen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Gasten begeleiden naar vertrek
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tent en windschermen afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Klaptafel voor registratie
Garderoberekkenaantal 2
Partytentaantal 2
Windschermenaantal 6

Decoratie

Herdenkingskransenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Nederlandse vlaggenaantal 4
Vlaggenstandaardenaantal 4
Loper
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Kabelmattenaantal 6
Paraplubakkenaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Tips

Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór de ontvangst. Test de draagbare geluidsinstallatie, beide draadloze microfoons en de muziekspeler voordat gasten arriveren.
Bestel de herdenkingskransen zodra datum, locatie en het aantal kransleggers vaststaan. Controleer ze op de dag zelf op namen, linten en beschadigingen voordat je ze opstelt.
Maak de namenlijst en badges uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd bij de registratie een klaptafel, naamkaartjes en een duidelijke plek voor aanmeldingen en eventuele dieetwensen klaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur vóór de plechtigheid. Bij regen of wind moeten de partytent, windschermen, kabelmatten en vlaggenstandaarden veilig kunnen worden geplaatst.
Zet koffie, thee, water en servies pas klaar nadat de ceremonieopstelling staat. Reken per aanwezige op één kopje of glas bij de ontvangst en controleer of thermoskannen en waterkokers gevuld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kranslegging organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, sprekers en kransleggers. Bestel de kransen en verstuur uitnodigingen zodra deze basis vaststaat; plan de laatste controle 48 uur voor de plechtigheid.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kranslegging?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, tent, windschermen, vlaggen, registratie en geluidsapparatuur. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige geluids- en looproutecontrole.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien bij een kranslegging?: Voor de ontvangst reken je op 1 kopje koffie of thee en 1 glas water per persoon. Voor een programma van ongeveer 2 uur is een extra drankje per persoon verstandig, vooral bij warm weer.
Wanneer controleer ik de kransen en toespraakteksten?: Controleer kransen, bloemen en toespraakteksten uiterlijk de dag vóór de kranslegging. Doe op de ochtend zelf nog één controle van namen, volgorde en plaatsing, zodat wijzigingen niet tijdens de ontvangst ontstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.