Koningsloop organiseren: checklist en planning
Een Koningsloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers inschrijven. Je regelt tegelijk de vergunningen, verkeersveiligheid, tijdwaarneming, verzorgingspunten en de ontvangst bij start en finish. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar deelnemerscommunicatie, materiaal en de briefing van vrijwilligers. Met deze checklist houd je de 77 taken en 70 benodigde spullen in de juiste volgorde bij, zodat je op de dag zelf niet nog startnummers, portofoons of drinkbekers hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen indienen
Route op veiligheid controleren
3 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
EHBO-bezetting vastleggen
Chronometrie reserveren
Startnummers ontwerpen
2 personen
Medailleontwerp goedkeuren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestigingen versturen
2 personen
Startlijsten controleren
2 personen
Startnummers laten drukken
Routeborden laten maken
Medailles en prijzen bestellen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Geluid en stroom controleren
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Vrijwilligersindeling uitdelen
Route fysiek nalopen
3 personen
Obstakels op de route melden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Startnummers per deelnemer sorteren
3 personen
Routepijlen en linten klaarzetten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Kleding en vrijwilligershesjes klaarleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Weersgevoelige materialen beschermen
2 personen
Event
Start- en finishterrein uitzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Startboog plaatsen
4 personen
Geluid en microfoon aansluiten
2 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Afzettingen langs route plaatsen
6 personen
Waterpost inrichten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Startpakketten per afstand leggen
4 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Deelnemers aanmelden
5 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Startvakken indelen
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startschot geven
Doorkomst registreren
3 personen
Water en fruit uitdelen
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers medailles uitreiken
4 personen
Finishgebied vrijhouden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Muziek verzorgen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Resultaten publiceren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
6 personen
Afzettingen verwijderen
6 personen
Terrein leegmaken
6 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies en materialen schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Startboog
- Podiumdelenaantal 4
- Balken voor routepostenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 350
- Startnummerbandenaantal 350
- Hardloopmedaillesaantal 350
- Starthorlogesaantal 2
- Stopwatchesaantal 6
- Drinkbekersaantal 500
- Waterkannenaantal 12
- Sponsbakkenaantal 6
- Routepijlenaantal 80
- Kilometerbordenaantal 10
- Afzethekkenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 40
- Afzetlintaantal 12
- Parcourslintaantal 8
- Pionnenaantal 30
- Klembordenaantal 10
- Veiligheidshesjesaantal 25
- Portofoonsaantal 12
- Megafonenaantal 3
- EHBO-koffersaantal 3
- Isolatiedekensaantal 12
- Klapdekensaantal 6
- Regenponcho'saantal 20
- Zaklampenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Laptopaantal 2
- Printer
- Printerpapieraantal 2
- Lamineerapparaat
- Lamineerhoezenaantal 100
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Opscheplepelsaantal 12
- Tangenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Waterketelsaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmandenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
- Serveerbladenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Oranje vlaggenlijnenaantal 12
- Nederlandse vlaggenaantal 8
- Oranje ballonnenaantal 150
- Ballongewichtenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlbordenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, route, start- en finishlocatie minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer daarna direct welke vergunningen en meldingen nodig zijn, omdat de behandeling vaak meerdere weken duurt.
- Maak uiterlijk 6 weken voor de loop een verkeersplan met afzethekken, verkeerskegels, routepijlen en veiligheidshesjes. Plan per kruispunt een verkeersregelaar en geef iedereen een portofoon of duidelijke vervangende communicatie.
- Bestel startnummers, medailles, routeborden en kilometerborden pas nadat de startlijst en het verwachte deelnemersaantal zijn gecontroleerd. Houd daarbij een kleine reserve aan voor late wijzigingen en beschadigd materiaal.
- Bereken drinken per verzorgingspost in plaats van alleen voor het totaal. Zet waterkannen, drinkbekers en sponsbakken minstens 60 minuten voor de eerste start klaar en wijs per post een verantwoordelijke vrijwilliger aan.
- Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk 7 dagen vooraf en neem daarin starttijd, routeposten, EHBO, communicatie en opruimen door. Controleer de avond ervoor ook stroom, verlengkabels, luidsprekers, microfoons en het mengpaneel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsloop organiseren?
- Begin idealiter 12 tot 16 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Reserveer chronometrie, EHBO en verkeersregelaars uiterlijk 8 weken voor de loop.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een Koningsloop aanvragen?
- Dien de vergunning of melding in zodra route en locaties vaststaan, bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn voor jouw parcours geldt; zonder goedkeuring kun je de route niet definitief communiceren.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsloop?
- Reken per routepost minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast aparte mensen voor start, finish, EHBO, tijdwaarneming en catering. Maak de definitieve indeling zodra de route en het deelnemersaantal ongeveer 6 weken vooraf bekend zijn.
- Wanneer verstuur ik de deelnemersbevestigingen en startlijsten?
- Verstuur de deelnemersbevestiging ongeveer 2 weken vooraf, nadat dieetwensen en praktische gegevens zijn verwerkt. Controleer de startlijst en laat de startnummers daarna uiterlijk 7 dagen voor de loop drukken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!