Checklist para organizar la Carrera del Rey

Una Carrera del Rey necesita más que marcar una ruta y reunir participantes. Primero debes cerrar la fecha, el recorrido, la salida y la meta; después llegan los permisos, la seguridad y el control del tráfico. En las semanas siguientes se concentran las inscripciones, los dorsales, las medallas, los voluntarios y el material de carrera. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar compras o gestiones que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
Presentar permisos y notificaciones
Comprobar la ruta por seguridad
3 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Planificar a los reguladores de tráfico
Asignar personal de primeros auxilios
Reservar cronometraje
Diseñar los dorsales
2 personas
Aprobar el diseño de la medalla
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones a los participantes
2 personas
Comprobar las listas de salida
2 personas
Imprimir dorsales
Mandar hacer señales de ruta
Encargar medallas y premios
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Reservar mesas y sillas
Comprobar sonido y electricidad
2 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Repartir la distribución de voluntarios
Recorrer la ruta físicamente
3 personas
Informar de obstáculos en la ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Ordenar los números de salida por participante
3 personas
Colocar flechas de ruta y cintas
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Dejar listas la ropa y los chalecos de voluntario
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Proteger los materiales sensibles al clima
2 personas

Evento

Delimitar la zona de salida y meta
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colocar el arco de salida
4 personas
Conectar el sonido y el micrófono
2 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar vallas a lo largo de la ruta
6 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
Colocar los kits de salida por distancia
4 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Inscribir participantes
5 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Organizar los carriles de salida
3 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Dar la salida
Registrar el paso
3 personas
Repartir agua y fruta
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Entregar medallas a los finalistas
4 personas
Mantener libre la zona de meta
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Proporcionar la música
Preparar la entrega de premios
3 personas
Realizar la entrega de premios
3 personas
Publicar los resultados
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
6 personas
Retirar las barreras
6 personas
Despejar el recinto
6 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Llevar los materiales al almacén
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Enviar los resultados a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Arco de salida
Piezas de escenariocant. 4
Vigas para los puestos de rutacant. 8

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Brazaletes con número de salidacant. 350
Medallas de carreracant. 350
Relojes de salidacant. 2
Cronómetroscant. 6
Vasos para bebidascant. 500
Jarras de aguacant. 12
Cubetas de arenacant. 6
Flechas de rutacant. 80
Señales de kilómetrocant. 10
Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Cinta de recorridocant. 8
Conoscant. 30
Portapapelescant. 10
Chalecos reflectantescant. 25
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas aislantescant. 12
Mantas plegablescant. 6
Ponchos para la lluviacant. 20
Linternascant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Portátilcant. 2
Impresora
Papel para impresoracant. 2
Laminadora
Fundas para plastificarcant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Hervidores de aguacant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cestas de pancant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Bandejas de serviciocant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldas de banderines naranjascant. 12
Banderas de Países Bajoscant. 8
Globos naranjascant. 150
Pesos para globoscant. 8
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recorrido antes de reservar la salida y la meta. Presenta los permisos y las notificaciones con varias semanas de margen, porque cualquier cambio de ruta puede afectar al plan de tráfico.
Haz una comprobación completa del recorrido antes de publicarlo. Cuenta los cruces, los puntos donde harán falta vallas, conos, flechas o cinta, y calcula cuántos reguladores de tráfico y voluntarios necesitas.
No esperes a tener el número final de inscritos para encargar dorsales, medallas y premios. Fija una fecha límite de inscripción y deja al menos 7 días para revisar listas, imprimir dorsales y preparar los brazaletes numerados.
Asigna los puestos de primeros auxilios y la distribución de voluntarios con nombres concretos. Organiza una sesión informativa antes de la carrera y entrega walkie-talkies, chalecos reflectantes o megáfonos según cada función.
Calcula el avituallamiento a partir de las inscripciones confirmadas y reserva mesas, sillas y carpas con antelación. Comprueba el sonido, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas y los cables alargadores como mínimo el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Carrera del Rey?: Empieza al menos 8 semanas antes para cerrar fecha, ruta, permisos y reservas. Deja la última semana para revisar las listas de salida, preparar dorsales, confirmar voluntarios y comprobar todo el material.
¿Qué permisos necesito para una Carrera del Rey?: Depende de las calles y espacios utilizados, pero normalmente debes presentar permisos y notificaciones relacionadas con el recorrido y el tráfico. Tramítalos antes de publicar la ruta y consulta los plazos de la administración correspondiente.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y encargar los dorsales?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la carrera si necesitas imprimir dorsales y preparar listas definitivas. Encarga las medallas y los premios antes, usando una previsión que incluya margen para cambios de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Carrera del Rey?: El número depende de los cruces, la longitud del recorrido y los puestos de salida, meta y primeros auxilios. Haz un recuento punto por punto durante la revisión de seguridad y asigna al menos una persona responsable por cada puesto.

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