Organiser la Course du Roi sans rien oublier

La Course du Roi demande de coordonner un parcours, des autorisations, la sécurité et l’accueil des participants. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis avance vers les inscriptions, le chronométrage et la logistique du départ et de l’arrivée. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans l’ordre, jusqu’au briefing des bénévoles et au ravitaillement. Elle t’aide aussi à anticiper les éléments souvent réglés trop tard, comme les dossards, les médailles et la signalisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Déposer les autorisations et déclarations
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
Assurer la présence des secours
Réserver la chronométrie
Concevoir les dossards
2 personnes
Valider le design de la médaille
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations des participants
2 personnes
Vérifier les listes de départ
2 personnes
Faire imprimer les dossards
Faire fabriquer les panneaux d'itinéraire
Commander les médailles et les prix
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Établir la liste des courses
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Vérifier le son et l'alimentation
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Distribuer le planning des bénévoles
Parcourir l’itinéraire sur place
3 personnes
Signaler les obstacles sur l'itinéraire
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier les numéros de départ par participant
3 personnes
Préparer les flèches et les rubans de parcours
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les vêtements et les gilets des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Protéger le matériel sensible aux intempéries
2 personnes

Événement

Délimiter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer l’arche de départ
4 personnes
Brancher le son et le micro
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières le long du parcours
6 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Préparer les kits de départ par distance
4 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Inscrire les participants
5 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Répartir les couloirs de départ
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le coup d’envoi
Enregistrer le passage
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Remettre les médailles aux finishers
4 personnes
Dégager la zone d’arrivée
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Fournir la musique
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Retirer les barrières
6 personnes
Vider le terrain
6 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Arche de départ
Éléments de podiumqté 4
Poutres pour les postes de routeqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de course à piedqté 350
Montres de départqté 2
Chronomètresqté 6
Gobeletsqté 500
Carafes d’eauqté 12
Bacs à épongeqté 6
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 12
Ruban de parcoursqté 8
Cônesqté 30
Presse-papiersqté 10
Gilets de sécuritéqté 25
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 12
Couvertures à clapetqté 6
Ponchos de pluieqté 20
Lampes de pocheqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Laminatrice
Pochettes à plastifierqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 30
Plateaux de serviceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanions orangeqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Ballons orangeqté 150
Poids pour ballonsqté 8
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 20

Catering

Courses

Conseils

Dépose les autorisations et déclarations dès que la date et l’itinéraire sont fixés. Prévois ensuite un délai pour intégrer les éventuelles demandes liées à la circulation ou à la sécurité.
Ne commande pas les dossards et les médailles avant d’avoir vérifié les listes de départ. Garde une marge pour les inscriptions tardives et les corrections de noms.
Pour chaque portion du parcours, note qui installe les flèches, les bornes kilométriques, les cônes et les barrières. Les gilets de sécurité et les talkies-walkies doivent être distribués avant le briefing, pas au dernier moment.
Calcule le catering à partir du nombre confirmé de participants, des bénévoles et des besoins alimentaires recueillis. Prévoyez aussi les gobelets, les carafes d’eau et les bacs à éponge aux points de ravitaillement.
Teste le son et l’alimentation avant l’ouverture du site. Vérifie séparément les haut-parleurs, les microphones, la table de mixage et les rallonges pour éviter une annonce inaudible au départ ou au podium.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser la Course du Roi ?: Commence dès que possible, idéalement plusieurs mois avant la course. Les autorisations, le lieu de départ et d’arrivée, la sécurité du parcours et la chronométrie doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course ?: Prévois un contrôle du parcours, un plan de circulation, des agents de circulation et la présence des secours. La signalisation comprend notamment des flèches, des cônes, des barrières, du ruban de balisage et des gilets de sécurité.
Quand imprimer les dossards de la Course du Roi ?: Imprime-les après la vérification des listes de départ et la clôture des principales modifications. Prévois au moins une vérification finale avant la distribution, afin de corriger les doublons ou les noms mal saisis.
Comment calculer le ravitaillement pour la course ?: Pars du nombre confirmé de coureurs, ajoute les bénévoles et prévois une marge pour les imprévus. Répartis ensuite l’eau, les gobelets et les bacs à éponge selon la longueur du parcours et le nombre de postes prévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.