Zo organiseer je een Koningsdagviering

Begin met de datum, locatie en het programma voordat je leveranciers of uitnodigingen vastlegt. Controleer daarna vergunningseisen, muziekrechten en stroomvoorziening; die worden bij een viering buiten vaak te laat geregeld. Werk met één draaiboek waarin je aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, catering en de opbouwtijd bijhoudt. Plan de laatste controle de dag ervoor en wijs op de dag zelf aparte personen aan voor ontvangst, geluid, catering en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningseisen controleren
4
Muziekrechten controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Leveranciers bevestigen
10
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
11
Geluidsapparatuur reserveren
12
Koelkasten en koelboxen regelen
13
Versiering bestellen
14
Draaiboek afdrukken
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Stroompunten controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Podiumzone afzetten
2 personen
24
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
25
Muziek testen
2 personen
26
Verlichting ophangen
3 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Oranje vlaggen plaatsen
2 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Bar inrichten
3 personen
31
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Dieetvrije hapjes markeren
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren
37
EHBO-koffer klaarzetten
38
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

39
Ingang bemannen
2 personen
40
Gasten welkom heten
2 personen
41
Programma aankondigen
42
Muziek verzorgen
2 personen
43
Dranken serveren
3 personen
44
Koffie en thee schenken
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
2 personen
48
Gebruikt servies afruimen
2 personen
49
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten tussentijds controleren
52
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
53
Spelmaterialen uitgeven
2 personen
54
Fotomoment begeleiden
55
Lichtshow controleren
56
Laatste ronde serveren
3 personen
57
Muziek tijdig afronden
58
Gasten veilig uitgeleiden
2 personen

Nazorg

59
Barvoorraad afsluiten
2 personen
60
Voedsel veilig opbergen
2 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
67
Verlichting verwijderen
2 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Materialen schoon en droog maken
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Restanten opslaan
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Klapstoelaantal 100
Barkrukaantal 8
Statafelaantal 8
Buffettafelaantal 4
Bar
Afzetpaalaantal 8

Servies

Herbruikbaar bordaantal 120
Herbruikbare komaantal 60
Herbruikbaar glasaantal 150
Wijnglasaantal 40
Koffiekopaantal 60
Koffielepelaantal 60
Vorkaantal 120
Mesaantal 120
Serveerbestekaantal 12
Koffiekanaantal 4

Apparatuur

Koelboxaantal 6
Koelkastaantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekeraantal 2
Verlenghaspelaantal 4
Stekkerdoosaantal 6
Powerbankaantal 2
Thermoskanaantal 4

Keuken

Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 8
Maatbekeraantal 2
Koelelementaantal 20
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakaantal 12

Decoratie

Oranje vlaggenlijnaantal 12
Nederlandse vlagaantal 4
Oranje ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Oranje tafelloperaantal 10
Menustandaardaantal 6
Naamkaartjeaantal 120
Pijlbordaantal 8
Programmaposteraantal 6
Plakbandaantal 6

Verlichting

Lichtsnoeraantal 6
Ledlampaantal 12
Lantaarnaantal 8
Batterijaantal 24
Zaklampaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Schoonmaakemmeraantal 3

Sportmateriaal

Juten zakaantal 12
Blikgooispel
Touwtrektouw
Stoepkrijtaantal 12
Kegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de locatie uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen of je een vergunning nodig hebt en hoeveel ruimte je nodig hebt voor partytenten, een podiumzone, tafels en afzetpalen.
Verstuur uitnodigingen zodra datum en programma definitief zijn en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de viering. Gebruik de lijst daarna voor dieetwensen, het aantal stoelen en een realistische cateringbestelling.
Verdeel vrijwilligers in diensten van 2 tot 3 uur. Zet minimaal één persoon bij de ontvangst, één bij de catering en één bij geluid en techniek; zo blijft de geluidsinstallatie niet onbeheerd tijdens de activiteiten.
Regel koeling en stroom eerder dan de boodschappen: reserveer koelkasten of koelboxen en controleer minimaal 3 dagen vooraf alle stroompunten, verlenghaspels en stekkerdozen. Koel dranken de avond ervoor en houd houdbare voorraad apart.
Maak 24 uur vooraf een weerbesluit. Controleer partytenten, afzetting en de geluidsapparatuur op locatie, druk het draaiboek af en test microfoon en luidsprekers voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een Koningsdagviering organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer daarna zo snel mogelijk catering, geluidsapparatuur en partytenten; voor grotere vieringen is 12 weken veiliger.
Heb ik een vergunning nodig voor een Koningsdagviering?: Dat hangt af van de locatie, openbare ruimte, bezoekersaantallen en het programma. Controleer de eisen direct nadat de locatie is gekozen, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de viering, omdat de behandeling tijd kan kosten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsdagviering?: Plan minimaal 4 rollen: ontvangst, catering, techniek en algemeen toezicht. Bij diensten van 2 tot 3 uur heb je per rol een tweede persoon nodig als de viering langer dan 3 uur duurt.
Wanneer moet ik de catering en dranken regelen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen 7 dagen voor het evenement sluiten. Regel koelkasten of koelboxen minimaal 3 dagen vooraf en koel de dranken de avond voor de viering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.