Koningsdag-Feier organisieren: der praktische Ablauf
Eine Koningsdag-Feier steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Programm und Ort fest und kläre Genehmigungen sowie Musikrechte, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer, Lieferanten und Catering. In der letzten Woche konzentrierst du dich auf Kühlung, Technik, Aufbau und einen Plan für schlechtes Wetter.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigungsanforderungen prüfen
- 4
Musikrechte prüfen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 9
Lieferanten bestätigen
- 10
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
- 11
Tonanlage reservieren
- 12
Kühlschränke und Kühlboxen organisieren
- 13
Dekoration bestellen
- 14
Drehbuch ausdrucken
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 19
Location inspizieren
2 Personen
- 20
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 21
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 22
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 23
Bereich um die Bühne absperren
2 Personen
- 24
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 25
Musik testen
2 Personen
- 26
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 28
Orange Fahnen aufstellen
2 Personen
- 29
Buffettische einrichten
3 Personen
- 30
Bar einrichten
3 Personen
- 31
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 34
Gerichte ohne Diätvorgaben kennzeichnen
2 Personen
- 35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
- 37
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
- 38
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 39
Eingang besetzen
2 Personen
- 40
Gäste willkommen heißen
2 Personen
- 41
Programm ankündigen
- 42
Musik organisieren
2 Personen
- 43
Getränke servieren
3 Personen
- 44
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet auffüllen
2 Personen
- 48
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
- 49
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 52
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 53
Spielmaterialien ausgeben
2 Personen
- 54
Fotomoment begleiten
- 55
Lichtshow kontrollieren
- 56
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 57
Musik rechtzeitig beenden
- 58
Gäste sicher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Barvorrat abschließen
2 Personen
- 60
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
- 61
Abfall sammeln
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 66
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
- 67
Beleuchtung entfernen
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Materialien sauber und trocken machen
3 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 71
Reste einlagern
2 Personen
- 72
Fundsachen sammeln
- 73
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 3
- KlapptischAnz. 10
- KlappstuhlAnz. 100
- BarhockerAnz. 8
- StehtischAnz. 8
- Buffet-TischAnz. 4
- Bar
- AbsperrpfostenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbarer TellerAnz. 120
- Wiederverwendbare SchüsselAnz. 60
- Wiederverwendbares GlasAnz. 150
- WeinglasAnz. 40
- KaffeetasseAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- GabelAnz. 120
- MesserAnz. 120
- ServierbesteckAnz. 12
- KaffeekanneAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxAnz. 6
- KühlschrankAnz. 2
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- SteckdosenleisteAnz. 6
- PowerbankAnz. 2
- ThermoskanneAnz. 4
Küche
- SchneidebrettAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierplatteAnz. 12
- ServierzangeAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementAnz. 20
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhalteboxAnz. 12
Dekoration
- Orange WimpelketteAnz. 12
- Niederländische FlaggeAnz. 4
- Orange BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- Oranger TischläuferAnz. 10
- MenüaufstellerAnz. 6
- NamensschildAnz. 120
- PfeilschildAnz. 8
- ProgrammplakatAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
Beleuchtung
- LichterketteAnz. 6
- LED-LampeAnz. 12
- LaterneAnz. 8
- BatterieAnz. 24
- TaschenlampeAnz. 4
Reinigung
- MülleimerAnz. 8
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmoppAnz. 3
- Reinigungs-EimerAnz. 3
Sportmaterial
- JutesackAnz. 12
- Dosenwerfen
- Tauziehseil
- KreideAnz. 12
- KegelAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klär Genehmigungen und Musikrechte direkt nach der Reservierung der Location. Warte damit nicht bis zum Aufbau, denn Auflagen können Bühne, Beschallung oder Absperrungen beeinflussen.
- Führe die Anmeldungen in einer Liste und schließe die Abfrage der Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Feier ab. So kann das Catering passend bestellt werden, statt am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
- Plane Kühlung für Getränke und Catering getrennt vom normalen Kühlschrank ein. Kühlboxen und zusätzliche Kühlschränke sollten spätestens am Vortag bereitstehen; Getränke kannst du dann schrittweise vorkühlen.
- Führe am Tag vor der Feier eine Ortskontrolle durch: Stromanschlüsse, Tische, Stühle, Festzelt und der abgesperrte Bühnenbereich müssen geprüft werden. Teste Beschallungsanlage und Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste.
- Drucke das Drehbuch aus und teile die Freiwilligen mit konkreten Uhrzeiten ein. Prüfe außerdem die Wettervorhersage am Vortag und lege fest, wann Partyzelte aufgebaut oder der Ablauf angepasst wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Koningsdag-Feier planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Musikrechte und Technik solltest du direkt danach prüfen, weil Rückfragen mehrere Wochen dauern können.
- Wann muss man das Catering für eine Koningsdag-Feier bestellen?
- Gib die Cateringbestellung etwa 7 Tage vor der Feier auf, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche feststehen. Für größere Gruppen oder Sonderkost sind 10 bis 14 Tage Vorlauf sicherer.
- Wie viele Getränke braucht man pro Person bei einer Koningsdag-Feier?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und beginne spätestens am Vortag mit dem Kühlen.
- Wann sollte man die Tontechnik für eine Koningsdag-Feier testen?
- Baue Beschallungsanlage, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Reserviere zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Musik- und Mikrofontest, bevor Gäste eintreffen.
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