Cómo organizar una Celebración del Día del Rey
Una Celebración del Día del Rey necesita más que decoración naranja y música. Empieza cerrando la fecha, el programa y el lugar; después revisa permisos, derechos de música y necesidades de electricidad. Con las inscripciones podrás calcular catering, vajilla, bebidas, mesas y sillas sin comprar a ciegas. La última semana se centra en confirmar proveedores, asignar voluntarios y preparar un plan de montaje que funcione tanto si hace sol como si llueve.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar los requisitos de permiso
- 4
Comprobar los derechos de música
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Asignar voluntarios
2 personas
- 9
Confirmar proveedores
- 10
Realizar el pedido de catering
2 personas
- 11
Reservar equipo de sonido
- 12
Gestionar neveras y cajas térmicas
- 13
Encargar la decoración
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 19
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 20
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 21
Montar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar las carpas
4 personas
- 23
Delimitar la zona del escenario
2 personas
- 24
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 25
Probar la música
2 personas
- 26
Colgar la iluminación
3 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Colocar banderas naranjas
2 personas
- 29
Montar mesas de buffet
3 personas
- 30
Montar la barra
3 personas
- 31
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 32
Preparar aperitivos
4 personas
- 33
Preparar café y té
2 personas
- 34
Marcar los aperitivos sin dieta
2 personas
- 35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 36
Comprobar los baños
- 37
Preparar el botiquín de primeros auxilios
- 38
Informar a los voluntarios
2 personas
Evento
- 39
Atender la entrada
2 personas
- 40
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 41
Anunciar el programa
- 42
Proporcionar la música
2 personas
- 43
Servir las bebidas
3 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer el bufé
2 personas
- 48
Retirar la vajilla usada
2 personas
- 49
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños periódicamente
- 52
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
- 53
Entregar el material de juego
2 personas
- 54
Coordinar el momento de fotos
- 55
Comprobar el espectáculo de luces
- 56
Servir la última ronda
3 personas
- 57
Finalizar la música a tiempo
- 58
Acompañar a los invitados de forma segura a la salida
2 personas
Seguimiento
- 59
Cerrar el stock del bar
2 personas
- 60
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
- 61
Recoger la basura
4 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 65
Desmontar las carpas
4 personas
- 66
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
- 67
Retirar la iluminación
2 personas
- 68
Retirar la decoración
3 personas
- 69
Limpiar y secar los materiales
3 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 71
Guardar los restos
2 personas
- 72
Recoger objetos perdidos
- 73
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 3
- Mesa plegablecant. 10
- Silla plegablecant. 100
- Taburete de barcant. 8
- Mesa altacant. 8
- Mesa del bufécant. 4
- Bar
- Bolardocant. 8
Vajilla
- Plato reutilizablecant. 120
- Cuenco reutilizablecant. 60
- Vaso reutilizablecant. 150
- Copa de vinocant. 40
- Taza de cafécant. 60
- Cucharilla de cafécant. 60
- Tenedorcant. 120
- Cuchillocant. 120
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Cafeteracant. 4
Equipo
- Nevera portátilcant. 6
- Refrigeradorcant. 2
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Altavozcant. 2
- Cable alargadorcant. 4
- Regletacant. 6
- Powerbankcant. 2
- Termocant. 4
Cocina
- Tabla de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Fuente para servircant. 12
- Pinza para servircant. 8
- Vaso medidorcant. 2
- Elemento refrigerantecant. 20
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipiente herméticocant. 12
Decoración
- Guirnalda de banderas naranjascant. 12
- Bandera de los Países Bajoscant. 4
- Globos naranjascant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Camino de mesa naranjacant. 10
- Portamenúcant. 6
- Tarjeta de nombrecant. 120
- Cartel de direccióncant. 8
- Cartel del programacant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 6
- Lámpara LEDcant. 12
- Farolcant. 8
- Bateríacant. 24
- Linternacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonacant. 3
- Cubo de limpiezacant. 3
Material deportivo
- Saco de yutecant. 12
- Juego de lanzamiento de latas
- Cuerda para tira y afloja
- Tiza para aceracant. 12
- Conoscant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el programa y el lugar. Haz la comprobación de permisos y derechos de música antes de enviar las invitaciones, porque cualquier cambio posterior afecta a proveedores y asistentes.
- Usa las inscripciones para calcular cantidades y recoge las preferencias dietéticas con antelación. Confirma el pedido de catering y la vajilla reutilizable después de fijar el número previsto de personas.
- Asigna voluntarios por turno y función, no solo por nombre. Reserva cobertura para recepción, buffet, bebidas, montaje y desmontaje, y entrega el plan de trabajo impreso antes de empezar.
- Trata las bebidas frías como una tarea con horario: prepara las provisiones no perecederas antes y enfría las bebidas cuando las neveras portátiles, refrigeradores y cajas térmicas estén disponibles. Así no ocupas los frigoríficos del catering a última hora.
- Haz una inspección del lugar antes del montaje y comprueba todos los puntos de electricidad. Monta carpas, mesas, sillas y la zona del escenario antes de conectar el equipo de sonido; prueba música y micrófono con los alargadores y regletas que realmente usarás.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Rey?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, revisar permisos, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja la confirmación de proveedores y el pedido de catering para cuando tengas una previsión fiable de asistentes, idealmente 10-14 días antes.
- ¿Cuándo hay que comprobar los permisos y los derechos de música?
- Compruébalos justo después de reservar el lugar y antes de anunciar el programa. Hazlo como mínimo 4 semanas antes, porque una autorización pendiente puede obligarte a cambiar el escenario, el horario o el sistema de sonido.
- ¿Cuándo se prepara el equipo de sonido?
- Reserva el equipo de sonido con varios días de margen y móntalo durante el montaje del lugar, no al inicio del programa. Reserva al menos 60 minutos para comprobar electricidad, altavoces, micrófono, cables y música con el volumen previsto.
- ¿Qué hay que hacer si se celebra al aire libre y cambia el tiempo?
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Decide entonces dónde colocar las carpas, mesas y equipo eléctrico, y mantén las conexiones protegidas de la lluvia y fuera de las zonas de paso.
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