Checklist voor een Koningsdagconcert organiseren

Een Koningsdagconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je moet vroeg beginnen met vergunningen, locatie, programma en technische wensen, terwijl veiligheid, stroom en publieksinformatie vaak te laat aandacht krijgen. Werk van de grote afspraken naar de uitvoering: leg eerst datum en locatie vast, bevestig daarna artiesten en leveranciers en maak vervolgens de werkverdeling. In de laatste week draait alles om weersverwachting, koeling, materialen en een duidelijke briefing voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Artiesten benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Geluidsset reserveren
Verlichting reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vluchtroutes bepalen
2 personen
EHBO-afspraken maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Technische wensen verzamelen
Publieksinformatie publiceren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Barren inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Podium aankleden
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Artiesten laten soundchecken
3 personen
Briefing medewerkers geven
2 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
3 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Eindoptreden aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Dranken veilig opbergen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Kabels oprollen
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Borgmaterialen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 8
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Instrumentkabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 12
Muziekstatievenaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

LED-lichtpanelenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingsslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjesaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 3
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Slingersaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Flesopenersaantal 6
Kur kentrekkersaantal 3
Servettenhoudersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiesprayaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 3
Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Programmafoldersaantal 200
Pijlbordenaantal 12
Whiteboard

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen, vluchtroutes en veiligheidsafspraken voordat je het programma definitief publiceert. Plan hiervoor minimaal 8 weken voorbereiding; voorwaarden kunnen invloed hebben op locatie, bezoekersstroom en eindtijd.
Vraag artiesten tegelijk naar technische wensen, benodigde microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en instrumentkabels. Verzamel die informatie uiterlijk 3 weken vooraf, zodat de geluidsset en het mengpaneel passend kunnen worden gereserveerd.
Maak een stroomplan met aparte aansluitpunten voor geluid en verlichting en leg kabels vast met kabelgoten. Controleer minimaal 1 week vooraf of stroomhaspels, verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg en veilig inzetbaar zijn.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering bestelt. Tel het verwachte publiek 7 dagen vooraf opnieuw en reserveer naast tafels en stoelen ook voldoende herbruikbare drinkglazen, borden en serveerbestek.
Plan de laatste controle de dag vóór het concert: controleer de weersverwachting, koel de dranken, verzamel materialen en bevestig de vrijwilligersindeling. Stuur artiesteninformatie en publieksinformatie niet later dan 48 uur vooraf opnieuw door.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om datum en locatie vast te leggen, vergunningen te controleren, artiesten te bevestigen en techniek en veiligheid uit te werken.
Wanneer moet ik artiesten en techniek vastleggen voor Koningsdag?: Benader artiesten en reserveer geluidsset en verlichting minimaal 6 weken vooraf. Verzamel technische wensen uiterlijk 3 weken voor het concert, zodat ontbrekende microfoons, kabels of monitoren nog geregeld kunnen worden.
Wanneer moet ik catering voor een Koningsdagconcert bestellen?: Bestel catering ongeveer 2 weken vooraf, nadat je aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Controleer het aantal gasten 7 dagen vooraf en pas de bestelling aan als dat nog mogelijk is.
Wat moet ik de dag voor een Koningsdagconcert controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, stroomvoorziening, vluchtroutes, materialen en vrijwilligersindeling. Koel dranken, bereid houdbare hapjes voor en stuur artiesten en publiek de laatste praktische informatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.