Koningsdag organiseren: complete checklist

Een Koningsdagviering vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, programma, locatie en vergunningen vast; daarna volgen reserveringen, uitnodigingen en de indeling van vrijwilligers. In de laatste week controleer je leveringen, weersverwachting, boodschappen en techniek. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw, gekoelde dranken, werkende microfoons en duidelijke zones voor podium, buffet en afval.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma publiceren
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering sorteren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Sleutels ophalen
Terrein inspecteren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Podiumzone afzetten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Vlaggen plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Licht aansluiten
2 personen
Buffet inrichten
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatiebord plaatsen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Laatste veiligheidsronde
3 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Oranjeactiviteiten begeleiden
6 personen
Kinderspellen begeleiden
5 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 8

Decoratie

Oranje vlaggetjesaantal 8
Rood-wit-blauwe vlaggenaantal 6
Oranje ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 3
Ballontouwaantal 3
Oranje tafelkledenaantal 12
Kroonversieringaantal 10
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 4

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-lampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksbijlenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Koelroostersaantal 4

Sportmateriaal

Oranje pionnenaantal 30
Touwtrektouwaantal 2
Zakloopzakkenaantal 20
Blikwerpsetsaantal 3
Ringwerpsetsaantal 3
Voetballenaantal 4
Springtouwenaantal 10
Prijzen en medaillesaantal 40

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Controleer daarna meteen of reserveringen en eventuele leveringen schriftelijk zijn bevestigd.
Plan de vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Zo blijven ontvangst, kassa, buffet, techniek en opruimen ook tijdens piekmomenten bezet.
Maak 48 uur vooraf een aparte weerscheck en een besluit voor partytenten. Zet tafels, stoelen en afvalbakken zo neer dat bezoekers droog kunnen wachten en looproutes vrij blijven.
Test accuspeakers, draadloze microfoons, het mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor. Laad oplaadbare accu's volledig op en leg reservekabels bij de techniek.
Koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Zet herbruikbare drinkglazen, borden, bestek, serveerschalen en tangen per buffetonderdeel klaar; dat voorkomt zoeken tijdens de opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagviering organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Verstuur uitnodigingen en reserveer materialen zodra de locatie en opzet definitief zijn. Plan de laatste controle 48 uur voor het evenement.
Wat moet ik de dag voor Koningsdag regelen?: Controleer de weersverwachting, leveringen, boodschappenlijst, techniek, EHBO-materiaal en sleutels. Koel de dranken, bereid hapjes voor en sorteer de versiering. Trek hiervoor minimaal 3 tot 4 uur uit, exclusief de voorbereiding van eten.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Koningsdagviering?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem naast alcoholvrije dranken ook water en koffie mee. Stem de uiteindelijke hoeveelheid af op de duur, leeftijdsopbouw en weersverwachting.
Wanneer bouw ik partytenten en versiering op voor Koningsdag?: Bouw partytenten, tafels en stoelen op de ochtend zelf op als de locatie dat toelaat, bij voorkeur 3 tot 4 uur voor de start. Hang vlaggetjes en andere versiering pas daarna op, zodat ze tijdens de opbouw niet beschadigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.