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Koningsdag-Feier organisieren: die Checkliste

Eine Koningsdag-Feier braucht mehr als orange Dekoration und ein Bühnenprogramm. Plane zuerst Datum, Ort, Programm und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, gekühlte Getränke, getestete Technik und ein klarer Helferplan. Am Veranstaltungstag helfen feste Zeitfenster für Aufbau, Geländekontrolle, Einlass und Abbau, damit nichts zwischen Zelten, Buffet und Bühne verloren geht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm veröffentlichen

  • Lieferungen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Schlüssel abholen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Bereich um die Bühne absperren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Fahnen aufstellen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Licht anschließen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde

    3 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Oranje-Aktivitäten begleiten

    6 Personen

  • Kinderspiele betreuen

    5 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    4 Personen

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Musik ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • BarhockerAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 8
  • KannenAnz. 8

Dekoration

  • Orange WimpelAnz. 8
  • Rot-weiß-blaue FahnenAnz. 6
  • Orange BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 3
  • BallonbandAnz. 3
  • Orange TischdeckenAnz. 12
  • KronenverzierungAnz. 10
  • Willkommensschild
  • Programmatische PosterAnz. 8

Ausstattung

  • Akku-LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • AkkusAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenbeileAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlrosteAnz. 4

Sportmaterial

  • Orange HütchenAnz. 30
  • TauziehseilAnz. 2
  • SackhüpfsäckeAnz. 20
  • DosenwurfsetsAnz. 3
  • RingwurfsätzeAnz. 3
  • FußbälleAnz. 4
  • SpringseileAnz. 10
  • Preise und MedaillenAnz. 40

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • AbfallgreiferAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Reservierungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Besonders bei Zelten, Bühne, Musik und öffentlicher Fläche kann eine Freigabe nötig sein.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn der Feier: Rechne für Zelte, Tische, Stühle, Absperrungen und Dekoration mindestens 2 bis 3 Stunden ein.
  • Teste Akku-Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Lade außerdem alle Akkus vollständig und lege Ersatzkabel griffbereit.
  • Kühle Getränke erst nach dem Funktionstest der Kühlung und sortiere Teller, Besteck, Gläser und Servierutensilien nach Buffet, Bar und Kaffee. So muss während des Betriebs niemand suchen.
  • Teile Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und benenne eine verantwortliche Person für Kasse, Erste Hilfe und Schlüssel. Kontrolliere das Gelände vor dem Öffnen und nach dem Abbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Koningsdag-Feier planen?
Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm, Genehmigungen und Reservierungen. Einladungen und Anmeldungen können danach folgen; die endgültige Einkaufsliste sollte etwa 1 Woche vorher feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Koningsdag-Feier?
Plane für Zelte, Mobiliar, Absperrungen, Technik und Dekoration mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei einer Bühne oder mehreren Bereichen solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten für Tests und Korrekturen vorsehen.
Wann sollte man die Technik für die Koningsdag-Feier testen?
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Kabel spätestens am Vortag für 30 bis 45 Minuten. Lade Akkus danach vollständig und führe am Veranstaltungstag noch einen kurzen Toncheck durch.
Wie viele Helfer braucht man für eine Koningsdag-Feier?
Für Aufbau, Einlass, Kasse, Buffet, Technik und Abbau solltest du mindestens 6 bis 8 Personen einteilen. Organisiere Schichten von 2 bis 3 Stunden, damit dieselben Helfer nicht den ganzen Tag gebunden sind.

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