Koeiendans organiseren: checklist en planning

Een Koeiendans vraagt om meer dan muziek, zwart-witte versiering en een buffet. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en geluidsniveau vast; regel daarna gasten, catering, meubels en techniek. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen en hoeveelheden. Op de dag zelf bouw je de tenten, tafels, verlichting en geluidsinstallatie op voordat de hapjes en dranken klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Muziek en geluidsniveau bepalen
2 personen
Muziekinstallatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Tafels en stoelen reserveren
Decoratie inkopen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet- en barpunten inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes schikken
3 personen
Toiletten controleren
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 120
Kommenaantal 30
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

Koeienvlaggenlijnenaantal 8
Ballonnen zwart-witaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Menukaartenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw in blokken: reserveer minstens 3 uur voor partytenten, tafels, stoelen, verlichting en versiering. Test daarna de geluidsinstallatie en microfoons voordat gasten binnenkomen.
Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik die lijst om catering, drinkglazen, borden, bestek en stoelen te controleren; houd rekening met dieetwensen en enkele extra porties.
Koel dranken niet pas tijdens de opbouw. Zet koelboxen en ijs uiterlijk 2 uur voor aanvang klaar en vul bar- en buffetpunten met glazen, serveerschalen en tangen.
Controleer verlengkabels, stekkerdozen en luidsprekerstatieven vóór je de muziek installeert. Leg kabels langs randen of zet ze vast, zodat bezoekers er niet over struikelen.
Wijs vrijwilligers vaste posten toe: één persoon voor ontvangst en garderobe, één voor buffet en bar, en één voor muziek en techniek. Geef iedereen vóór de start een korte briefing van maximaal 15 minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koeiendans organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, muziek en uitnodigingen. Plan de definitieve gastenlijst, boodschappen en vrijwilligersbriefing in de laatste week.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Koeiendans?: Reken op minstens 3 uur voor tenten, tafels, stoelen, verlichting, versiering en geluidsinstallatie. Test de techniek uiterlijk 30 minuten voor ontvangst van de eerste gasten.
Wanneer moet ik de catering voor een Koeiendans regelen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en bereken daarna de hoeveelheden. Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf; bereid kwetsbare hapjes zo kort mogelijk voor aanvang.
Wat moet ik controleren voordat de Koeiendans begint?: Loop 30 minuten vooraf de ingang, garderobe, bar, buffet, toiletten, verlichting en vluchtroutes na. Controleer ook of dranken gekoeld zijn, kabels veilig liggen en microfoons werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.