Checklist voor een klimwedstrijd organiseren

Een klimwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen routes bouwen en deelnemers inschrijven. Leg eerst het wedstrijdconcept, de categorieën en het schema vast; regel daarna locatie, routebouw, jury, vrijwilligers en veiligheid. In de laatste weken verschuift de aandacht naar startgroepen, routekaarten, scoreverwerking, catering en materiaalcontrole. Deze checklist helpt je de 77 taken en 56 benodigdheden in een logische volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog moet zoeken naar een printer, reservegrepen of een extra jurylid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Klimlocatie reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Categorieën en niveaus bepalen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Routebouw met locatie afstemmen
2 personen
Jury en routebouwers vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerscategorieën controleren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startlijsten publiceren
Prijzen en medailles bestellen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Scoreverwerking testen
2 personen
Veiligheidsplan doornemen
3 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten afdrukken
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Medewerkersbriefing voorbereiden
Klimroutes controleren
3 personen
Klimmateriaal inspecteren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

Inschrijvingstafel opbouwen
2 personen
Publieksruimte inrichten
3 personen
Klimzone afzetten
3 personen
Jurytafels plaatsen
2 personen
Scoreposten inrichten
2 personen
Routekaarten ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Jury en beveiligers briefen
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Klimrondes begeleiden
6 personen
Pogingen registreren
4 personen
Veiligheid bij routes bewaken
4 personen
Scoreformulieren verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Publiek informeren
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finaleroutes controleren
3 personen
Finale begeleiden
6 personen
Finalescores verwerken
2 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Klimzone afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Scoregegevens archiveren
Uitslag publiceren
Foto's met deelnemers delen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Prijs- en promotieborden opbergen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Klimharnassenaantal 30
Klimhelmenaantal 30
Klimtouwenaantal 12
Klimkarabinersaantal 30
zekeringsapparatenaantal 20
Klimsetjesaantal 20
Pofzakkenaantal 30
Klimmattenaantal 12
Routebordjesaantal 40
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Reservegrepenaantal 30
Inbussleutelsaantal 6
Routebouwgereedschapaantal 3
Valhelmenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoon
Fotocamera
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenkkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Startnummerhoudersaantal 40
Naamkaartjesaantal 60
Wedstrijdpostersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de klimlocatie voordat je het wedstrijdschema publiceert. Plan daarnaast tijd voor routebouw en controleer vooraf waar tafels, scoreverwerking, wachtrijen en afzetlint kunnen staan.
Leg categorieën, niveaus en startgroepen uiterlijk twee weken voor de wedstrijd vast. Zo kun je deelnemerscategorieën controleren, startlijsten publiceren en routekaarten op tijd afdrukken.
Test scoreverwerking niet pas op de wedstrijddag. Gebruik minimaal één laptop of tablet om een proefronde te doen en controleer of de printer juryformulieren en uitslagen leesbaar afdrukt.
Maak een aparte veiligheidscontrole voor klimmateriaal en publieksstromen. Controleer onder meer klimharnassen, helmen, touwen, karabiners, zekeringsapparaten, klimmatten, afzetlint en verkeerskegels vóór de eerste deelnemer arriveert.
Bestel prijzen, medailles en catering zodra het aantal aanmeldingen stabiel is. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en zet koelboxen, thermoskannen, herbruikbare bekers en borden klaar op een vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klimwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, wedstrijdconcept, reglement, categorieën en routebouw. Plan de definitieve startgroepen en startlijsten pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd, meestal 1 tot 2 weken voor de wedstrijd.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb je nodig bij een klimwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal routes en startgroepen, maar plan per gelijktijdig actieve wedstrijdzone minimaal 1 jurylid en 1 vrijwilliger voor begeleiding of doorstroming. Leg de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf vast en houd minstens 2 reservevrijwilligers achter de hand.
Wanneer moet je de klimroutes bouwen en controleren?: Stem routebouw en locatie minimaal 2 tot 4 weken vooraf af. Bouw de routes zo dicht mogelijk bij de wedstrijd, maar plan nog minstens 1 volledige controle vóór de wedstrijddag voor routebordjes, reservegrepen, gereedschap, valruimte en routekaarten.
Wat moet je de dag voor een klimwedstrijd klaarzetten?: Leg scoreformulieren, routekaarten, startlijsten, prijzen, medailles en bewegwijzering klaar en test laptop, tablets, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen. Controleer ook al het veiligheidsmateriaal en zet catering en gekoelde producten maximaal 24 uur vooraf volgens de locatieafspraken klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.