Checklist pour organiser une compétition d'escalade

Une compétition d'escalade demande une coordination précise entre le site, le parcours, le jury et la sécurité. Cette checklist regroupe 77 tâches et 56 éléments à prévoir, de la définition des catégories jusqu'à la remise des médailles. Elle vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel de secours ou le traitement des résultats. Utilisez-la comme fil conducteur dès que la date de l'épreuve est fixée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Réserver le site d’escalade
Établir le règlement du concours
2 personnes
Déterminer les catégories et les niveaux
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Coordonner le parcours avec le lieu
2 personnes
Définir le jury et les concepteurs du parcours
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les catégories de participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier les listes de départ
Commander les prix et médailles
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Tester le traitement des résultats
2 personnes
Passer en revue le plan de sécurité
3 personnes
Assurer la présence des secours
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Préparer le briefing du personnel
Vérifier les voies d'escalade
3 personnes
Inspecter le matériel d’escalade
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Monter la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace public
3 personnes
Délimiter la zone d'escalade
3 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Installer les postes de score
2 personnes
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer les règles du match
2 personnes
Briefer le jury et les agents de sécurité
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les tours d’escalade
6 personnes
Enregistrer les essais
4 personnes
Veiller à la sécurité des itinéraires
4 personnes
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Informer le public
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Vérifier les parcours de la finale
3 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Traiter les scores finaux
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Démonter la zone d’escalade
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Archiver les données de score
Publier les résultats
Partager les photos avec les participants
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les panneaux de prix et de promotion
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Harnais d'escaladeqté 30
Casques d’escaladeqté 30
Cordes d’escaladeqté 12
Mousquetons d’escaladeqté 30
Appareils de sécuritéqté 20
Sets d'escaladeqté 20
Sachets à pop-cornqté 30
Tapis d’escaladeqté 12
Panneaux d’orientationqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Poignées de rechangeqté 30
Clés Allenqté 6
Outils de traçage de parcoursqté 3
Casques de protectionqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Appareil photo
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Porte-dossardsqté 40
Badges nominatifsqté 60
Affiches du matchqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement, les catégories et les niveaux avant d'ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les règles et le format au moins 3 à 4 semaines à l'avance.
Coordonnez le parcours avec le site avant de publier le planning. Prévoyez un contrôle final des prises, des tapis, des cordes et des appareils de sécurité au plus tard la veille.
Testez le traitement des résultats avec un faux classement avant le jour de l'épreuve. Un ordinateur portable, les tablettes et l'imprimante doivent être chargés et configurés avant l'arrivée des compétiteurs.
Publiez les listes de départ après avoir vérifié les catégories et réparti les groupes. Envoyez-les au moins 48 heures avant la compétition pour limiter les changements au dernier moment.
Ne repoussez pas le plan de sécurité au jour J : confirmez la présence des secours, le balisage, les panneaux d'orientation et les moyens de communication au moins une semaine avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d'escalade ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le site, définir le règlement, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et commander les prix et médailles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition d'escalade ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l'épreuve. Fermez-les quelques jours avant la compétition afin de vérifier les catégories, les besoins alimentaires et la composition des groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d'escalade ?: Pour une petite compétition, comptez au minimum 1 bénévole par zone importante, en plus du jury et des responsables de sécurité. Ajoutez 2 à 4 personnes pour l'accueil, les résultats, le catering et l'orientation selon le nombre de participants.
Quand publier les listes de départ ?: Publiez-les 48 à 72 heures avant le début de la compétition, après une dernière vérification des catégories et des groupes. Gardez une copie imprimée sur place pour les participants sans accès immédiat à leur téléphone.

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