Klimdag organiseren: complete checklist

Een klimdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een klimlocatie en materiaal reserveren. Je moet deelnemersgegevens, toestemmingsformulieren, noodcontacten en vervoer op tijd rond hebben. Plan daarnaast het klimprogramma, de begeleiding en de registratie op locatie, zodat iedereen veilig en zonder lange wachtrijen kan starten. Met deze checklist houd je ook lunch, drinken, weerscontrole en het klaarzetten van klimmateriaal bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Klimlocatie reserveren
Klimbegeleiders vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
Vervoer afstemmen
2 personen
Klimprogramma opstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Klimmateriaal reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Klimmateriaal ophalen
2 personen
Deelnemersbevestiging sturen
Route en parkeerplek delen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Klimmateriaal sorteren
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Klimzone afzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Klimregels uitleggen
2 personen
Klimmateriaal uitdelen
4 personen
Harnassen controleren
3 personen
Knooptechniek demonstreren
2 personen
Klimgroepen indelen
2 personen
Klimrondes begeleiden
5 personen
Toezicht bij wachtrij houden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Lunchpauze begeleiden
3 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Avondklimronde begeleiden
5 personen
Klimmateriaal innemen
4 personen
Materiaal op volledigheid controleren
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Klimzone afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Klimmateriaal laten drogen
2 personen
Klimmateriaal retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Bankenaantal 4
Partytentaantal 2
Registratietafel

Sportmateriaal

Klimharnassenaantal 30
Klimhelmenaantal 30
Klimtouwenaantal 8
Klimkarabinersaantal 30
zekerapparatenaantal 12
Klimmattenaantal 6
Klimzakkenaantal 12
Klimmagnesiumaantal 12
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 12
Oefenkaartenaantal 20
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Parcoursmarkeringenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3

Apparatuur

Portabele speaker
Verlengkabelsaantal 3
EHBO-koffer
Mobiele telefoonsaantal 3
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Handdoekenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Pijlbordenaantal 8
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslijst minimaal 2 weken vooraf aan en verzamel tegelijk dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten. Zo hoef je ontbrekende gegevens niet op de klimdag zelf na te jagen.
Reserveer de klimlocatie en leg de klimbegeleiders uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Vraag meteen welke harnassen, helmen, touwen en zekerapparaten beschikbaar zijn en wat je zelf moet regelen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf, zeker bij een buitenlocatie. Deel daarna de route en parkeerplek opnieuw met alle deelnemers en bevestig eventuele wijzigingen in het programma.
Sorteer het klimmateriaal per groep voordat de deelnemers arriveren. Leg klimharnassen, klimhelmen, klimtouwen, klimkarabiners en zekerapparaten bij elkaar en richt de registratietafel in met de deelnemerslijst.
Maak lunchpakketten en zet dranken minstens 1 uur voor de start koud. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en gebruik koelboxen of thermoskannen zodat alles bereikbaar blijft tijdens pauzes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimdag organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met het reserveren van de klimlocatie en het vastleggen van klimbegeleiders. Stuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor de klimdag.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid tijdens een klimdag?: Controleer vooraf de voorraad en staat van harnassen, helmen, touwen, karabiners en zekerapparaten. Verzamel uiterlijk 1 week vooraf de toestemmingsformulieren en noodcontacten en laat de locatie- en materiaalcontrole vóór de start uitvoeren.
Wanneer maak ik lunch en drinken klaar voor een klimdag?: Maak lunchpakketten en hapjes op de dag zelf klaar, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor vertrek of ontvangst. Zet dranken minimaal 1 uur vooraf koud en neem per persoon 2 tot 3 drankjes mee voor het eerste uur.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor registratie op een klimdag?: Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor de afgesproken starttijd in. Plan per deelnemer ongeveer 2 minuten voor aanwezigheid, ontbrekende formulieren en eventuele praktische mededelingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.