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Checklist pour organiser une journée d’escalade

Une journée d’escalade demande de coordonner les participants, l’encadrement, le transport et le matériel avant de penser au programme sur place. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, depuis la réservation du site jusqu’à l’installation de la table d’inscription. Prévoyez du temps pour récupérer le matériel, vérifier les autorisations et confirmer les informations de stationnement. Les repas, les boissons et la météo doivent être contrôlés avant le départ, pas le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le site d’escalade

  • Définir les accompagnateurs d’escalade

    2 personnes

  • Créer la liste des participants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les formulaires d’autorisation

    2 personnes

  • Vérifier les contacts d'urgence

  • Coordonner le transport

    2 personnes

  • Établir le programme d’escalade

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier le stock de matériel

    2 personnes

  • Réserver le matériel d'escalade

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer le matériel d'escalade

    2 personnes

  • Envoyer la confirmation aux participants

  • Partager l’itinéraire et le parking

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les paniers-repas

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Trier le matériel d'escalade

    3 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Délimiter la zone d'escalade

    3 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les bracelets

    2 personnes

  • Expliquer les règles d’escalade

    2 personnes

  • Distribuer le matériel d'escalade

    4 personnes

  • Vérifier les harnais

    3 personnes

  • Démontrer la technique de nœud

    2 personnes

  • Répartir les groupes d'escalade

    2 personnes

  • Encadrer les tours d’escalade

    5 personnes

  • Assurer la surveillance de la file d'attente

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir les en-cas de pause

    3 personnes

  • Animer la pause déjeuner

    3 personnes

  • Servir le repas chaud

    4 personnes

  • Encadrer la session d’escalade du soir

    5 personnes

  • Récupérer le matériel d’escalade

    4 personnes

  • Vérifier que le matériel est complet

    3 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Démonter la zone d’escalade

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Faire sécher le matériel d'escalade

    2 personnes

  • Retourner le matériel d'escalade

    2 personnes

  • Rendre les objets empruntés

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 36
  • Bancsqté 4
  • Tente de réceptionqté 2
  • Table d'inscription

Matériel de sport

  • Harnais d'escaladeqté 30
  • Casques d’escaladeqté 30
  • Cordes d’escaladeqté 8
  • Mousquetons d’escaladeqté 30
  • dispositifs de sécuritéqté 12
  • Tapis d’escaladeqté 6
  • Sacs d’escaladeqté 12
  • Magnésie d’escaladeqté 12
  • Ruban de balisageqté 4
  • Cônesqté 12
  • Cartes d'entraînementqté 20
  • Panneaux de scoreqté 4
  • Chronomètresqté 4
  • Marquages du parcoursqté 20

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 45
  • Assiettesqté 45
  • Couvertsqté 45
  • Louchesqté 6
  • Thermosqté 4

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Bouilloiresqté 2
  • Bacs de maintien au chaudqté 3

Équipement

  • Haut-parleur portable
  • Rallongesqté 3
  • Trousse de premiers secours
  • Téléphones portablesqté 3
  • Batteries externesqté 3

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Seaux de nettoyageqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Éponges de nettoyageqté 6
  • Serviettesqté 8
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Décoration

  • Badges nominatifsqté 40
  • Braceletsqté 40
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Marqueursqté 12
  • Ruban adhésifqté 6
  • Cordeqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez le site et le matériel d’escalade dès que la date est fixée. Gardez une marge d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et remplacer un équipement indisponible.
  • Demandez les autorisations, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires en même temps que les inscriptions. Faites une dernière vérification 48 heures avant la journée.
  • Envoyez l’itinéraire, le parking et l’heure de rendez-vous dans la confirmation finale, au plus tard la veille. Indiquez aussi ce que les participants doivent apporter eux-mêmes.
  • Contrôlez la météo 3 jours avant, puis encore le matin du départ. En cas de pluie ou de fortes chaleurs, prévoyez une décision claire concernant le programme et le transport.
  • Préparez les paniers-repas, les en-cas et les boissons la veille. Mettez les boissons au frais et triez les harnais, casques, cordes, mousquetons et dispositifs de sécurité avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée d’escalade ?
Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le site et le matériel, confirmer les accompagnateurs, recueillir les inscriptions et obtenir toutes les autorisations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée d’escalade ?
Envoyez-les au moins 3 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ainsi vérifier les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et le transport.
Quand vérifier le matériel d’escalade ?
Faites un premier contrôle environ une semaine avant, puis un second au moment de récupérer le matériel. La veille, vérifiez que chaque participant dispose d’un équipement adapté et que les cordes, casques et dispositifs de sécurité sont bien présents.
Que préparer la veille d’une journée d’escalade ?
Préparez les paniers-repas, les en-cas et les boissons, puis mettez les boissons au frais. Triez aussi le matériel, confirmez l’itinéraire et contrôlez la météo une dernière fois avant le départ.

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