Checklist para organizar un Día de escalada
Un Día de escalada necesita más coordinación que una simple salida deportiva. Antes de convocar al grupo, tendrás que asegurar el lugar, los monitores, el material y el transporte. Después conviene cerrar inscripciones, preferencias alimentarias, consentimientos y contactos de emergencia. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento, como confirmar el aparcamiento, revisar el pronóstico y dejar listas las bebidas y los almuerzos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar lugar de escalada
Asignar monitores de escalada
2 personas
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar formularios de consentimiento
2 personas
Comprobar los contactos de emergencia
Coordinar el transporte
2 personas
Elaborar el programa de escalada
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el inventario de material
2 personas
Reservar material de escalada
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el material de escalada
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Compartir ruta y aparcamiento
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar paquetes de almuerzo
3 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Clasificar el material de escalada
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Delimitar la zona de escalada
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir pulseras
2 personas
Explicar las normas de escalada
2 personas
Repartir material de escalada
4 personas
Comprobar los arneses
3 personas
Demostrar la técnica de nudos
2 personas
Distribuir los grupos de escalada
2 personas
Guiar las rondas de escalada
5 personas
Mantener la supervisión en la cola
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Coordinar la pausa para el almuerzo
3 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Acompañar la ronda de escalada de la noche
5 personas
Recoger el material de escalada
4 personas
Comprobar que el material esté completo
3 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar la zona de escalada
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Dejar secar el material de escalada
2 personas
Devolver el material de escalada
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Bancoscant. 4
- Carpa plegablecant. 2
- Mesa de registro
Material deportivo
- Arneses de escaladacant. 30
- Cascos de escaladacant. 30
- Cuerdas de escaladacant. 8
- Mosquetones de escaladacant. 30
- Dispositivos de seguridadcant. 12
- Colchonetas de escaladacant. 6
- Bolsas de escaladacant. 12
- Magnesio para escaladacant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Conoscant. 12
- Tarjetas de prácticacant. 20
- Marcadorescant. 4
- Cronómetroscant. 4
- Marcadores del recorridocant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 45
- Platoscant. 45
- Cubiertoscant. 45
- Cucharonescant. 6
- Termoscant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 3
Equipo
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 3
- Botiquín de primeros auxilios
- Teléfonos móvilescant. 3
- Baterías externascant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Toallascant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Pulserascant. 40
- Carteles direccionalescant. 8
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y asigna los monitores antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar desde el principio el nivel de actividad, el horario y el número máximo de participantes.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y recopila los formularios de consentimiento y los contactos de emergencia antes de preparar los grupos. No esperes a la mañana de la actividad para comprobar quién puede participar.
- Revisa el inventario al menos 2 o 3 días antes: arneses, cascos, cuerdas, mosquetones, dispositivos de seguridad y colchonetas deben estar disponibles y en buen estado. Si falta material, resérvalo antes de recogerlo.
- Envía la confirmación final 24 o 48 horas antes con la ruta, el aparcamiento, la hora de llegada y lo que debe llevar cada participante. Aprovecha ese mensaje para comunicar cualquier cambio por el pronóstico del tiempo.
- Prepara los paquetes de almuerzo y aperitivos el día anterior y enfría las bebidas con suficiente antelación. Cuenta los vasos, platos y cubiertos para todo el grupo, y deja la mesa de registro lista antes de que llegue la primera persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de escalada?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar monitores y coordinar el transporte. Deja cerradas las inscripciones, los consentimientos y el material como mínimo 3 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un Día de escalada?
- Envíalas unas 3 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones y transporte. Envía una confirmación final 24 o 48 horas antes con la ruta, el aparcamiento y la hora de llegada.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a la escalada?
- Comprueba el pronóstico, el inventario y el estado del lugar; prepara almuerzos, aperitivos y bebidas, y clasifica el material por grupo. También conviene confirmar que todos los participantes tienen consentimiento y contacto de emergencia registrado.
- ¿Cuánto material de escalada necesito por participante?
- Calcula al menos 1 arnés y 1 casco por participante, además del material común necesario para las maniobras. Confirma con los monitores cuántas cuerdas, dispositivos de seguridad, mosquetones y colchonetas hacen falta según el número de grupos.
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