Zo organiseer je een kledingbeurs zonder chaos

Begin met datum, locatie en duidelijke regels voor verkopers. Daarna regel je de inschrijving, promotie en inrichting, terwijl je vooraf bepaalt hoe kleding wordt aangeleverd, geprijsd en afgerekend. Bij een kledingbeurs gaat het vooral mis wanneer verkooplabels, registratie en wisselgeld te laat worden voorbereid. Werk daarom met vaste verkoopnummers en plan de inbreng ruim vóór de opening. Zo houd je overzicht over tientallen verkopers, maten, kledingsoorten en onverkochte spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Huisregels voor verkopers opstellen
2 personen
3
Inschrijfformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie op sociale media plaatsen
6
Posters verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Verkopers bevestigen
9
Verkoopnummers toewijzen
2 personen
10
Inbrenginstructies versturen
11
Tafels en kledingrekken reserveren
12
Betaalmethode vastleggen
2 personen
13
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
14
Kassa- en prijsregels vastleggen
2 personen
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Prijsstickers en verkooplabels maken
2 personen
17
Kassalijsten en bonnetjes printen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Kledinginbreng ontvangen
4 personen
21
Kleding op kwaliteit controleren
4 personen
22
Kleding per maat sorteren
4 personen
23
Kleding per soort sorteren
4 personen
24
Prijzen op kleding aanbrengen
3 personen
25
Kleding per verkoper registreren
3 personen
26
Ruimte schoonmaken
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Kledingrekken plaatsen
3 personen
29
Kleding uitstallen
6 personen
30
Schoenen en accessoires uitstallen
3 personen
31
Paskamers inrichten
2 personen
32
Kassa inrichten
2 personen
33
Wisselgeld tellen
2 personen
34
Betaalapparaat testen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Entree en wachtrij inrichten
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Verkopers ontvangen
3 personen
41
Laatste kleding controleren
3 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Entree en betalingen verwerken
2 personen
44
Kleding verkoopbaar houden
3 personen
45
Paskamers controleren
46
Dranken serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
48
Koffie en thee aanvullen
49
Afvalbakken legen
50
Verkopersvragen beantwoorden
2 personen
51
Eindsignaal aankondigen
52
Verkoop afsluiten
3 personen

Nazorg

53
Kassa afsluiten
2 personen
54
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
55
Onverkochte kleding verzamelen
4 personen
56
Kleding per verkoper verdelen
4 personen
57
Tafels en rekken afbouwen
4 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Ruimte schoonmaken
3 personen
60
Afval afvoeren
2 personen
61
Materialen terugbrengen
2 personen
62
Verkopers informeren over opbrengst
2 personen
63
Donatiekleding wegbrengen
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kledingrekkenaantal 12
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 20
Klaptafels voor kassaaantal 2
Paskamerschermenaantal 4
Spiegelsaantal 4
Schoenenrekkenaantal 4
Kledingbakkenaantal 12
Hangersaantal 400

Apparatuur

Betaalterminal
Kassa
Geldkist
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 4
Schenkkannenaantal 4

Decoratie

Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Plakbandaantal 6
Wasknijpersaantal 100
Presentatiemandenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Sponzenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Kantoorartikelen

Prijsstickersaantal 500
Verkooplabelsaantal 500
Pennenaantal 20
Permanentmarkersaantal 12
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Rekenmachinesaantal 3
Nietmachinesaantal 3
Scharenaantal 6
Printpapieraantal 500
Enveloppenaantal 100
Kassabonrollenaantal 6
Geldtelbakjesaantal 3
Nummerkaartjesaantal 150
Touwaantal 3
Opbergbakkenaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 6
Kabelmattenaantal 6

Tips

Sluit de inschrijving niet pas op de beursdag. Bevestig verkopers uiterlijk een week vooraf en geef iedere verkoper een eigen verkoopnummer, zodat kleding en opbrengst later terug te vinden zijn.
Stuur de inbrenginstructies minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld wanneer kleding wordt aangenomen, hoe prijzen en labels eruitzien en dat je kleding op kwaliteit, maat en soort controleert.
Plan de inrichting vóór de eerste kleding binnenkomt. Reken per kledingrek meerdere hangers, maak aparte zones voor maten en soorten en reserveer ruimte voor paskamerschermen, spiegels en schoenenrekken.
Leg de betaalprocedure uiterlijk 3 dagen vooraf vast. Bepaal of je met een betaalterminal, kassa of geldkist werkt, print kassalijsten en bonnetjes en zorg voor voldoende wisselgeld voordat de deuren opengaan.
Maak een vrijwilligersrooster met minimaal drie rollen tijdens de drukste uren: ontvangst en registratie, toezicht bij de verkoop en kassa. Test betaalterminal, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opening en zet bewegwijzering bij ingang, kassa en paskamers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kledingbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en verkopersregels. Open de inschrijving ongeveer 4 tot 5 weken voor de beurs en sluit die uiterlijk een week voor de inbreng.
Hoeveel tijd kost het innemen en sorteren van kleding?: Plan voor een middelgrote kledingbeurs minstens 3 tot 4 uur voor ontvangst, kwaliteitscontrole, registratie en sorteren. Laat verkopers niet allemaal tegelijk komen: werk met tijdvakken van 15 tot 20 minuten.
Wanneer moet je kleding prijzen en labelen?: Laat verkopers de prijzen vooraf aanbrengen en controleer de labels bij de inbreng. Reserveer daarna nog 1 tot 2 uur om ontbrekende verkoopnummers, losse stickers en onduidelijke prijzen te herstellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kledingbeurs?: Reken tijdens de drukste uren op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 25 verkopers, met daarnaast altijd minstens 2 mensen bij de kassa en ontvangst. Plan voor opbouw en afbouw aparte hulp, omdat kledingrekken, tafels en bakken tijd kosten om te verplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.