Organiser une bourse aux vêtements sans perdre le fil

Une bourse aux vêtements se prépare bien avant l’ouverture des portes. Commencez par fixer la date, le lieu et les règles de vente, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de vendeurs. Le point qui demande le plus de méthode est le dépôt : chaque article doit être contrôlé, trié, étiqueté et enregistré par vendeur. Prévoyez aussi la caisse, les portants, les cabines d’essayage et les bénévoles avant la semaine de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le règlement intérieur pour les vendeurs
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
6
Distribuer les affiches
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Confirmer les vendeurs
9
Attribuer les numéros de vente
2 personnes
10
Envoyer les consignes de dépôt
11
Réserver des tables et des portants à vêtements
12
Enregistrer le moyen de paiement
2 personnes
13
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
14
Fixer les règles de caisse et de prix
2 personnes
15
Concevoir la signalétique
16
Créer les étiquettes de prix et de vente
2 personnes
17
Imprimer les listes de caisse et les reçus
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
2 personnes
20
Recevoir les dépôts de vêtements
4 personnes
21
Contrôler la qualité des vêtements
4 personnes
22
Trier les vêtements par taille
4 personnes
23
Trier les vêtements par catégorie
4 personnes
24
Apposer les prix sur les vêtements
3 personnes
25
Enregistrer les vêtements par vendeur
3 personnes
26
Nettoyer l’espace
3 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les portants à vêtements
3 personnes
29
Présenter les vêtements
6 personnes
30
Exposer les chaussures et les accessoires
3 personnes
31
Aménager les cabines d’essayage
2 personnes
32
Installer la caisse
2 personnes
33
Compter la monnaie
2 personnes
34
Tester le terminal de paiement
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Aménager l’entrée et la file d’attente
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueil des vendeurs
3 personnes
41
Vérifier les derniers vêtements
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Gérer l'entrée et les paiements
2 personnes
44
Conserver les vêtements vendables
3 personnes
45
Vérifier les cabines d’essayage
46
Servir les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
48
Réapprovisionner le café et le thé
49
Vider les poubelles
50
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
51
Annoncer le signal de fin
52
Clôturer les ventes
3 personnes

Suivi

53
Clôturer la caisse
2 personnes
54
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
55
Rassembler les vêtements invendus
4 personnes
56
Répartir les vêtements par vendeur
4 personnes
57
Démonter les tables et les étagères
4 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Nettoyer l’espace
3 personnes
60
Évacuer les déchets
2 personnes
61
Rapporter le matériel
2 personnes
62
Informer les vendeurs du montant récolté
2 personnes
63
Déposer les vêtements de dons
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Portants à vêtementsqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 20
Tables pliantes pour la caisseqté 2
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Miroirsqté 4
Porte-chaussuresqté 4
Bacs à vêtementsqté 12
Cintresqté 400

Équipement

Terminal de paiement
Caisse
Caisse
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Pincesqté 4
Carafesqté 4

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Nappesqté 10
Ruban adhésifqté 6
Pinces à lingeqté 100
Paniers de présentationqté 12

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Épongesqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Fournitures de bureau

Étiquettes de prixqté 500
Étiquettes de venteqté 500
Stylosqté 20
Marqueurs permanentsqté 12
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 6
Calculatricesqté 3
Agrafeusesqté 3
Ciseauxqté 6
Papier d’impressionqté 500
Enveloppesqté 100
Rouleaux de tickets de caisseqté 6
Bacs à compter l’argentqté 3
Cartes numérotéesqté 150
Cordeqté 3
Bacs de rangementqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 6

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant la bourse et indiquez dès le départ la date limite de dépôt, le nombre maximal d’articles et les conditions d’acceptation.
Attribuez un numéro à chaque vendeur avant le dépôt. Utilisez le même numéro sur les étiquettes, les listes de caisse et l’enregistrement des articles pour éviter les recherches au moment du paiement.
Organisez le dépôt sur des créneaux horaires plutôt qu’en accueil libre. Une personne peut contrôler la qualité, une autre trier par taille et catégorie, et une troisième enregistrer les vêtements.
Préparez les prix et les étiquettes avant le premier dépôt. Sans étiquetage uniforme, les articles s’accumulent rapidement et les erreurs de caisse deviennent difficiles à corriger.
Faites un essai de la caisse et du terminal de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez aussi une caisse, des reçus imprimés et des rallonges disponibles en cas de panne ou de manque de prises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux vêtements ?: Prévoyez environ 4 à 6 semaines. Les inscriptions et la promotion commencent idéalement 3 à 4 semaines avant, tandis que le tri, l’étiquetage et l’enregistrement se concentrent dans les 1 à 3 jours précédant la vente.
Quand faut-il recevoir les vêtements des vendeurs ?: Organisez les dépôts 1 à 3 jours avant la bourse, avec des créneaux précis. Cela laisse le temps de contrôler les articles, de les classer par taille et catégorie, puis de corriger les étiquettes avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse aux vêtements ?: Pour une petite bourse, prévoyez au moins 4 personnes en même temps : accueil, dépôt ou rangement, caisse et surveillance. Ajoutez une personne dédiée au tri si le nombre de vendeurs dépasse une vingtaine.
Comment éviter les erreurs à la caisse ?: Attribuez un numéro unique à chaque vendeur et enregistrez chaque vêtement avec ce numéro et son prix. Imprimez les listes de caisse et testez le terminal de paiement la veille, puis comptez la caisse avec deux bénévoles à la fermeture.

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