Zo organiseer je een Klassieke Schepenfestival

Begin met de datum, haven en ligplaatsen: zonder ruimte voor de deelnemende schepen valt de rest niet betrouwbaar te plannen. Werk daarna tegelijk aan vergunningen, verzekering, schippersinformatie en het publieksprogramma. Rondvaarten vragen extra aandacht voor capaciteit, aanmeldingen en begeleiding. In de laatste weken verschuift het werk naar communicatie, vrijwilligers, catering, techniek en een controle op locatie, zodat bezoekers en schippers dezelfde actuele informatie hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en haven vastleggen
2 personen
2
Ligplaatsen voor schepen reserveren
2 personen
3
Vergunningen controleren
2 personen
4
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
5
Deelnemende schepen benaderen
2 personen
6
Inschrijvingen van schippers verwerken
2 personen
7
Schippersinformatie verzamelen
8
Publieksprogramma samenstellen
2 personen
9
Rondvaarten plannen
2 personen
10
Aanmeldingen voor rondvaarten verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Programma online publiceren
14
Sociale berichten plaatsen
15
Persbericht versturen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Havenroute voor bezoekers uitwerken
2 personen
18
Parkeerinformatie voorbereiden
19
Boodschappen bestellen
2 personen
20
Dranken en ijs reserveren
21
Rondvaartbegeleiders briefen
3 personen
22
EHBO- en veiligheidsplan doornemen
3 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Schippers laatste informatie sturen
25
Locatie inspecteren
3 personen
26
Leveringen aannemen
3 personen
27
Havenkade afzetten
3 personen
28
Informatiebalie opbouwen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Terras en zitplekken inrichten
3 personen
32
Scheepsborden plaatsen
3 personen
33
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
34
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Havenveiligheid controleren
3 personen
37
Schepen ontvangen
4 personen
38
Ligplaatsen aanwijzen
3 personen
39
Schippers aanmelden
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Buffet en bar inrichten
3 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Informatiebalie bemannen
2 personen
46
Programma toelichten
2 personen
47
Schepen rondleiden
4 personen
48
Rondvaarten begeleiden
4 personen
49
Fotowedstrijd begeleiden
50
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken uitgeven
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Zitplekken netjes houden
2 personen
58
Lichtcontrole uitvoeren
59
Laatste rondvaart begeleiden
3 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Schepen veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

62
Bar en buffet afsluiten
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Kade en terrein schoonmaken
4 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Verlichting en kabels opruimen
2 personen
69
Informatiebalie opruimen
2 personen
70
Materialen tellen en opslaan
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Servies afwassen en drogen
3 personen
73
Restanten koelen en opslaan
2 personen
74
Borg en gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Informatiebalie
Afvalbakkenaantal 10
Tafelkleedjesaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Kassaaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Havenvlaggenaantal 8
Scheepsnaambordenaantal 30
Programmabannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Programmaflyersaantal 500
Routekaartenaantal 300
Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 300
Pennenaantal 30

Veiligheid

Hesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 12
Reddingsboeienaantal 6
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, haven en ligplaatsen eerst vast en controleer direct welke vergunningen en verzekeringen nodig zijn. Reserveer ruimte voor alle deelnemende schepen voordat je het programma publiceert.
Verzamel per schip tijdig de schippersinformatie en stuur een laatste briefing kort voor het festival. Vermeld daarin aankomst, ligplaats, route, contactpersoon en wijzigingen in het programma.
Plan rondvaarten met een duidelijke capaciteit per afvaart en verwerk aanmeldingen centraal. Brief rondvaartbegeleiders vooraf over inschrijving, veiligheid, dieetwensen en de procedure bij vertraging of slecht weer.
Maak de bezoekersroute concreet met bewegwijzering, parkeerinformatie en een informatiebalie. Publiceer het programma online en stem uitnodigingen, sociale berichten en het persbericht op dezelfde tijden en gegevens af.
Plan de locatie-inspectie en de weercontrole niet pas op de festivaldag. Controleer vooraf partytenten, afvalbakken, speakers, microfoons, verlengkabels, drank, ijs, koffievoorzieningen en de taakverdeling van vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een Klassieke Schepenfestival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, haven, ligplaatsen, vergunningen en deelnemende schepen. Start uiterlijk 8 tot 10 weken voor het festival met publieksprogramma, communicatie en vrijwilligersplanning.
Wanneer moet je de vergunningen voor een schepenfestival controleren?: Controleer de vergunningen direct nadat datum en haven zijn vastgelegd, bij voorkeur 6 maanden vooraf. Sommige aanvragen en veiligheidsafspraken vragen meerdere weken, waardoor je niet tot de laatste maand moet wachten.
Hoe plan je rondvaarten tijdens een Klassieke Schepenfestival?: Bepaal per afvaart vooraf de maximale capaciteit en leg alle aanmeldingen centraal vast. Stuur deelnemers uiterlijk 1 week vooraf de vertrektijd, verzamelplaats en praktische informatie en brief begeleiders vóór de start van het festival.
Wanneer bestel je drank, ijs en catering voor het festival?: Leg dranken en ijs uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf vast en controleer de levering enkele dagen voor het festival. Verzamel dieetwensen tegelijk met de rondvaart- of publieksaanmeldingen, zodat je gericht kunt inkopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.