Cómo organizar un Festival de Barcos Clásicos

Organiza el festival en este orden: primero fija la fecha y el puerto, asegura los amarres y comprueba permisos y seguros. Después confirma los barcos, recopila los datos de los capitanes y cierra los recorridos antes de publicar el programa. Las inscripciones para los paseos, los voluntarios y la información de acceso necesitan plazos propios. En la última semana, concentra el trabajo en seguridad, previsión meteorológica, montaje y comunicación final.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el puerto
2 personas
2
Reservar amarres para barcos
2 personas
3
Comprobar permisos
2 personas
4
Gestionar el seguro y la responsabilidad
5
Contactar a los barcos participantes
2 personas
6
Procesar las inscripciones de los patrones
2 personas
7
Recopilar información de los capitanes
8
Preparar el programa para el público
2 personas
9
Planificar los recorridos en barco
2 personas
10
Gestionar las inscripciones para paseos en barco
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar el programa en línea
14
Publicar mensajes en redes sociales
15
Enviar nota de prensa
16
Programar voluntarios
2 personas
17
Diseñar la ruta del puerto para visitantes
2 personas
18
Preparar la información de aparcamiento
19
Pedir la compra
2 personas
20
Reservar bebidas y hielo
21
Informar a los guías del paseo en barco
3 personas
22
Revisar el plan de primeros auxilios y seguridad
3 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Enviar la información final del capitán
25
Inspeccionar el lugar
3 personas
26
Recibir las entregas
3 personas
27
Cortar el acceso al muelle
3 personas
28
Montar el mostrador de información
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Montar la terraza y las zonas de asiento
3 personas
32
Colocar los carteles de los barcos
3 personas
33
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
34
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
35
Probar el sistema de sonido
2 personas
36
Comprobar la seguridad del puerto
3 personas
37
Recibir los barcos
4 personas
38
Asignar amarres
3 personas
39
Registrar a los capitanes
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Montar el bufé y la barra
3 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

44
Recibir a los visitantes
4 personas
45
Atender el mostrador de información
2 personas
46
Presentar el programa
2 personas
47
Guiar visitas a los barcos
4 personas
48
Acompañar los paseos en barco
4 personas
49
Coordinar el concurso de fotos
50
Coordinar el programa musical
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Repartir bebidas
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Mantener ordenadas las zonas de asiento
2 personas
58
Realizar el control de iluminación
59
Guiar el último paseo en barco
3 personas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
61
Hacer que los barcos zarpen con seguridad
4 personas

Seguimiento

62
Cerrar la barra y el bufé
3 personas
63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Limpiar el muelle y el recinto
4 personas
66
Desmontar mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
69
Recoger el mostrador de información
2 personas
70
Contar y guardar los materiales
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Lavar y secar la vajilla
3 personas
73
Enfriar y almacenar los restos
2 personas
74
Gestionar la fianza y los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas de cervezacant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Punto de información
Papeleracant. 10
Manteles individualescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Copas de cervezacant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Pinzas y cucharonescant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 6
Caja registradoracant. 2
Datáfonoscant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Iluminación de emergenciacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del puertocant. 8
Carteles con el nombre del barcocant. 30
Banners del programacant. 6
Decoración de mesacant. 12
Folletos del programacant. 500
Mapas de rutacant. 300
Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 300
Bolígrafoscant. 30

Seguridad

Chalecoscant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 12
Boyas de rescatecant. 6
Linternascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva los amarres antes de abrir las inscripciones. Para cada barco, registra eslora, calado, necesidades de atraque y hora prevista de llegada; esos datos evitan cambios de última hora en el puerto.
Cierra el programa público cuando tengas confirmados los recorridos y los horarios de los paseos. Publica también el punto de información, la ruta a pie por el puerto y las opciones de aparcamiento para que el visitante pueda planificar su llegada.
No dejes las inscripciones de los paseos para el mismo día. Define un sistema con plazas limitadas, recopila las preferencias dietéticas y entrega a los guías una lista final con nombres, horarios y teléfonos de contacto.
Programa los voluntarios por franjas y asigna responsables concretos para el punto de información, los embarques, la ruta de visitantes y la supervisión de las zonas con público. Prepara relevos de al menos 30 minutos para que nadie cubra toda la jornada seguida.
Haz una inspección final del puerto entre 24 y 48 horas antes. Comprueba accesos, primeros auxilios, cables y enrollacables, sonido, carpas, mesas, sillas, bebidas, hielo y recipientes para residuos; revisa el pronóstico y envía entonces la información definitiva a los capitanes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de barcos clásicos?: Empieza al menos 6 meses antes para fijar la fecha, reservar amarres, tramitar permisos y contactar con los barcos. Deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, voluntarios, compras y comunicación operativa.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los paseos en barco?: Ábrelas cuando los recorridos, los horarios y el número de plazas estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra la lista al menos 3 días antes para entregar a los guías una relación definitiva.
¿Qué información hay que pedir a los capitanes?: Solicita nombre y teléfono de contacto, datos del barco, eslora, calado, necesidades de atraque, hora de llegada y participación en cada actividad. Recoge la información completa como mínimo 2 semanas antes del festival.
¿Cuándo se debe comprobar el tiempo y enviar las instrucciones finales?: Consulta el pronóstico 72 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Envía la información final a los capitanes entre 24 y 48 horas antes, incluyendo atraque, horarios, recorridos, seguridad y posibles cambios.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.