Checklist klassiek concert organiseren
Een klassiek concert organiseren vraagt meer dan musici en een zaal vastleggen. Je moet repertoire en rechten controleren, de stoelcapaciteit afstemmen op de kaartverkoop en techniek, licht en muzieklessenaars op tijd regelen. Op de dag zelf komen ontvangst, kleedkamers, programmaboekjes, catering en een veiligheidscontrole samen. Deze checklist helpt je de 66 taken en 73 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat de zaal op tijd open kan en het concert rustig begint.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Concertdatum vastleggen
2 personen
Locatie definitief reserveren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Musici contracteren
2 personen
Repertoire en rechten controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Technische benodigdheden bepalen
2 personen
Zaalindeling tekenen
2 personen
Stoelcapaciteit controleren
2 personen
Programma's laten drukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Muzieklessenaars opstellen
3 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Geluidsniveau controleren
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentielijst klaarleggen
Entree en route markeren
2 personen
Musici ontvangen
2 personen
Programma met musici doornemen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaartjes controleren
2 personen
Laatkomers begeleiden
2 personen
Concert openen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Zaal opnieuw laten plaatsnemen
2 personen
Tweede concertdeel starten
Fotomoment met musici begeleiden
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
Musici voorzien van consumpties
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels afnemen
2 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Bezoekers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Bistrotafelsaantal 8
- Ontvangsttafelaantal 2
- Kleedkamerrekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 30
Apparatuur
- Digitale piano
- Pianokruk
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Reservebatterijenaantal 12
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Lessenaarslampjesaantal 12
- Muziekstandaardklemmenaantal 12
- Instrumententafelsaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 3
- Snoerdimmersaantal 2
- Noodverlichtingslampenaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 140
- Koffiekopjesaantal 120
- Schotelsaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerbestekaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Waterkannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 4
- Pijlbordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 30
- Kaartjesaantal 120
- Programma'saantal 130
- Pennensetsaantal 6
- Tafelnummertjesaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Sponzenaantal 8
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Handvegeraantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJslepelsaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
- Koelelementenaantal 16
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Antislipmattenaantal 6
- Kabelgotenaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Transport
- Transportkarrenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
- Beschermdekensaantal 8
- Spanbandenaantal 8
Tips
- Leg de zaalindeling vast zodra de locatie definitief is. Controleer daarna of het aantal stoelen past binnen de capaciteit én of er ruimte blijft voor ontvangsttafels, instrumententafels en de musici.
- Plan techniek niet pas op de concertdag. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, digitale piano, verlengkabels en stekkerdozen vooraf; leg gaffer tape en reservebatterijen klaar voor kleine storingen.
- Open de kaartverkoop pas nadat programma, musici en zaalcapaciteit bevestigd zijn. Houd aanmeldingen en dieetwensen bij in één overzicht, zodat catering en ontvangst niet op losse lijstjes werken.
- Maak voor de opbouw een tijdschema met aparte momenten voor stoelen, tafels, licht en instrumenten. Zet lessenaarslampjes, muziekstandaardklemmen en pianokruk klaar vóór de musici arriveren.
- Plan de laatste controle enkele uren vóór aanvang: controleer weersverwachting, boodschappen, noodverlichting, zaalvloer en materialen op locatie. Wijs vrijwilligers vooraf een concrete ontvangst- of publiekspositie toe.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?
- Leg de concertdatum en locatie bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf vast. Musici, repertoire, rechten, kaartverkoop en drukwerk krijgen zo elk hun eigen voorbereidingstermijn.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een klassiek concert?
- Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en controleer dit tegen de stoelcapaciteit van de zaal. Houd daarnaast ruimte vrij voor ontvangst, looppaden en de opstelling van musici en instrumenten.
- Wanneer moet de kaartverkoop voor een klassiek concert starten?
- Open de kaartverkoop zodra datum, locatie, programma en musici definitief zijn, meestal 6 tot 10 weken vóór het concert. Zo kun je aanmeldingen, dieetwensen en de catering tijdig verwerken.
- Wanneer moet ik de techniek voor een klassiek concert testen?
- Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlichting en stroomaansluitingen minimaal 1 week vooraf. Doe op de concertdag nog een korte controle nadat stoelen, lessenaars en instrumenten zijn opgesteld.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!