Klassenfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een klassenfeest lukt vooral wanneer je vroeg duidelijkheid hebt over datum, locatie, budget en toezicht. Begin met de schoolregels en reserveer ruimtes en buitenplek voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel daarna aanmeldingen, oudercontacten, dieetwensen en allergieën, zodat je het definitieve aantal gasten en de boodschappen kunt bepalen. Plan activiteiten, muziek en vrijwilligers vooraf; op de dag zelf wil je niet meer uitzoeken wie toezicht houdt of welke speaker werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Feestthema kiezen
3 personen
Budget vastleggen
2 personen
Ruimtes en buitenplek reserveren
Muziekregels met school afstemmen
2 personen
Uitnodigingen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Oudercontacten registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Allergieën controleren
2 personen
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Activiteitenprogramma maken
3 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
2 personen
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Prijzen voor spellen regelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toezichtrooster maken
2 personen
Contactlijst uitdelen
Leveranciers en winkels kiezen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Koelruimte controleren
Laatste aanwezigheden bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergene hapjes apart verpakken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Spelkaarten en quiz klaarleggen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Buffet en drankpunten inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren

Event

Deuren en ontvangst openen
2 personen
Gasten aanmelden
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
Uitleg over programma geven
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Spelronde begeleiden
3 personen
Quiz begeleiden
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Avondeten uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies naar afwaspunt brengen
2 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Dansactiviteit begeleiden
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Taart en fruit serveren
3 personen
Laatste spelronde begeleiden
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Eten en drinken veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet schoonmaken
2 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Muziekapparatuur inpakken
2 personen
Spelmaterialen sorteren
2 personen
Ruimtes afsluiten
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen terugbrengen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 10
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Taartmesaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3
Versieringslintaantal 6
Fotowand
Fotopropsaantal 25

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Keukenwekkeraantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Pannenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Schortenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Etiketten voor allergenenaantal 60

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 8
Nachtlampenaantal 4

Sportmateriaal

zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Blinddoekenaantal 8
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Quizzoemersaantal 4
Prijzenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk drie weken vooraf datum, locatie, thema en budget vast. Controleer meteen hoeveel ruimtes, tafels, stoelen en buffettafels beschikbaar zijn en of een buitenplek gereserveerd moet worden.
Verstuur uitnodigingen zodra de locatie bevestigd is en sluit de aanmeldingen uiterlijk zeven dagen voor het feest. Gebruik de oudercontacten om dieetwensen en allergieën afzonderlijk te controleren.
Maak één programma met vaste tijden voor quiz, spellen, muziek en pauzes. Reserveer per activiteit minimaal 10 minuten wisseltijd en controleer spelmaterialen en prijzen uiterlijk twee dagen vooraf.
Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer 60 tot 90 minuten en maak een toezichtrooster voor elke ruimte en buitenplek. Deel de contactlijst vóór de start uit, zodat niemand hoeft te zoeken wie aanspreekbaar is.
Test verlichting, Bluetoothspeakers en muziek minimaal één dag vooraf. Zet servies, kannen, thermoskannen, decoratie en opruimmaterialen per tafel of ruimte klaar; zo voorkom je dat de opbouw na de ontvangst nog moet beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klassenfeest organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie, budget en schoolafspraken. Verstuur de uitnodigingen zodra die punten vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor het feest.
Wat moet je regelen voor eten en drinken op een klassenfeest?: Verzamel uiterlijk een week vooraf het definitieve aantal gasten, dieetwensen en allergieën. Controleer twee dagen voor het feest de boodschappen en zet per eet- en drinkpunt servies, serveerschalen, kannen en opscheplepels klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een klassenfeest?: Maak per ruimte en buitenplek minimaal één toezichthouder beschikbaar en plan daarnaast mensen voor ontvangst, eten en opruimen. Werk met diensten van 60 tot 90 minuten, zodat dezelfde vrijwilliger niet de hele avond vastzit.
Wanneer test je de muziek en verlichting voor een klassenfeest?: Test Bluetoothspeakers, afspeellijst en verlichting minimaal één dag vooraf op de echte locatie. Controleer op de feestdag nog één keer het volume, de aansluitingen en de positie van de apparatuur voordat gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.