Zo organiseer je een klankbordbijeenkomst

Een klankbordbijeenkomst staat of valt met een duidelijke voorbereiding: eerst leg je datum, locatie en deelnemers vast, daarna verzamel je vragen en input. Werk vervolgens de agenda uit en stuur deelnemers tijdig een bevestiging met praktische informatie. Regel catering, presentaties en techniek niet pas op de ochtend zelf. Op locatie richt je registratie, zitplaatsen, koffie, lunch en presentatiehoek in die volgorde in, zodat de ontvangst rustig verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Deelnemerslijst opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vragen en input verzamelen
7
Agenda en vragenlijst opstellen
2 personen
8
Bevestiging naar deelnemers sturen
9
Catering bestellen
10
Presentaties en documenten verzamelen
11
Techniek testen
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
17
Materialen naar locatie brengen
2 personen
18
Ruimte controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Presentatiemateriaal klaarleggen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Dranken en hapjes klaarzetten
2 personen
24
Techniek opnieuw controleren
2 personen

Event

25
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Naamkaartjes uitdelen
28
Opening en programma toelichten
29
Presentaties begeleiden
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Groepsdiscussies begeleiden
3 personen
33
Aantekeningen op flipcharts maken
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Buffet opbouwen
3 personen
36
Buffet aanvullen
2 personen
37
Servies en tafels controleren
38
Slotronde en afsluiting begeleiden
39
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

40
Eten en dranken opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
43
Techniek veilig inpakken
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
48
Presentatiedocumenten archiveren
49
Actiepunten en notulen uitwerken
2 personen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Timeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 48
Glazenaantal 48
Bordenaantal 48
Besteksetsaantal 48
Melkkannetjesaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 48
Flip-overbordenaantal 2
Flip-overvellenaantal 4
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 48
Documentmappenaantal 48

Verlichting

LED-tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het verzamelen van vragen en input vóór je de agenda definitief maakt. Geef deelnemers minimaal 7 dagen om onderwerpen aan te leveren en verwerk de belangrijkste vragen zichtbaar in de vragenlijst.
Stuur de bevestiging uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route-informatie, eventuele dieetwensen en welke documenten deelnemers vooraf moeten lezen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen samen op locatie. Controleer dit eerst tijdens de opbouw en nogmaals vlak voor de ontvangst; een losse kabel of verkeerde ingang merk je anders te laat.
Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor de start in. Zet de registratietafel bij de ingang, leg naamkaartjes klaar en controleer of tafels, stoelen en kapstokken logisch staan voor de groepsgrootte.
Zet koffie, thee en water vóór de eerste deelnemer binnenkomt klaar en koel dranken tijdig. Gebruik aparte plekken voor ontvangst, presentatie en catering, zodat deelnemers niet door elkaar lopen tijdens registratie of pauzes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klankbordbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en deelnemerslijst. Verstuur de uitnodiging minimaal 3 weken van tevoren, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en inhoudelijke vragen nog kunt verwerken.
Wanneer stuur je de agenda van een klankbordbijeenkomst?: Stuur een voorlopige agenda zodra de eerste vragen en input zijn verzameld, ongeveer 2 weken vooraf. Deel de definitieve agenda en documenten uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een klankbordbijeenkomst op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie, naamkaartjes, catering en presentatiemateriaal. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor een laatste techniekcontrole voordat deelnemers arriveren.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een klankbordbijeenkomst?: Reken per deelnemer op 2 koppen koffie of thee tijdens de ontvangst en eerste helft van de bijeenkomst, plus 1 extra kop voor de pauze. Zet daarnaast minstens 0,5 liter water per persoon klaar en houd rekening met extra voorraad voor begeleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.