Checklist voor een kindermuziekfestival organiseren

Een kindermuziekfestival vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten boeken. Je regelt tegelijk een strak podiumprogramma, veilige publieksstromen, techniek, vrijwilligers en eten en drinken voor kinderen. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar een draaiboek met duidelijke tijden en verantwoordelijkheden. Op deze pagina staat het complete plan met 70 taken en 56 spullen, zodat je niets mist bij de voorbereiding en opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en vergunning controleren
2 personen
Muzikanten en entertainers boeken
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Podiumprogramma bevestigen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Plattegrond maken
Veiligheidsplan controleren
2 personen
EHBO-afspraken bevestigen
Weersverwachting volgen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en snacks portioneren
3 personen
Artiestenbriefing versturen
Locatie openen
2 personen
Laden en lossen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Podiumzone inrichten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Kinderworkshops begeleiden
5 personen
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
Dansactiviteiten begeleiden
3 personen
Instrumenten uitdelen
2 personen
Instrumenten innemen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verloren voorwerpen registreren
Rustige kinderzone begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering afsluiten
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Leveranciersgegevens verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Muziekinstrumentenaantal 20
Draagbare ventilatorenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Festivalbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamstickersaantal 200
Stiftenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 50
Serveerschalenaantal 15
Serveerlepelsaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Sportmateriaal

Danslintenaantal 30
Ritmestokjesaantal 30
Hoelahoepenaantal 15
Zachte ballenaantal 15
Kleurplatenaantal 200
Kleurpotlodenaantal 100
Knutseltafellopersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vroeg vast en bevestig het podiumprogramma uiterlijk enkele weken voor het festival. Verzamel per artiest de benodigde informatie, zoals aankomsttijd, opbouwtijd en technische wensen.
Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer 2 tot 3 uur. Zorg naast publieksbegeleiding voor aparte bezetting bij laden en lossen, artiestenontvangst, catering en de afsluitende opruimronde.
Controleer techniek niet pas op de festivaldag. Test speakers, mengpaneel, microfoons, microfoonstandaards en muziekinstrumenten samen en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels overzichtelijk langs veilige looproutes.
Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem bij buitenprogrammering tijdig een besluit over partytenten, verlichting en bescherming van apparatuur. Zet een alternatief scenario in het draaiboek, inclusief wie de beslissing communiceert.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en portioneer fruit en snacks vóór de opening. Koel dranken op tijd en gebruik naamstickers of duidelijke festivalborden om kinderen en begeleiders snel wegwijs te maken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kindermuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en het boeken van muzikanten en entertainers. Start 4 tot 6 weken voor de festivaldag met uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kindermuziekfestival?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers, plus aparte mensen voor techniek, artiesten, catering en EHBO. Bij een programma met meerdere podia of veel jonge kinderen heb je extra begeleiding nodig.
Wanneer moet ik de techniek voor een kindermuziekfestival controleren?: Maak 1 tot 2 weken vooraf een technische controle en bevestig dan ook de artiesteninformatie. Test op de dag zelf alle speakers, microfoons en aansluitingen minimaal 2 uur vóór de eerste act.
Wanneer moet ik eten en drinken inkopen voor een kindermuziekfestival?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal gekoelde producten bij voorkeur op de dag ervoor. Koel dranken enkele uren vóór opening en portioneer fruit en snacks vóór het publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.