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Checkliste für ein Kinder-Musikfestival

Ein Kinder-Musikfestival braucht mehr als ein Bühnenprogramm. Du koordinierst Künstler, Genehmigungen, Helfer, Technik, Verpflegung und Sicherheit in einer festen Reihenfolge. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm; kurz vor dem Termin zählen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Wetter. Am Veranstaltungstag müssen Aufbau, Einlass, Ton und Betreuung parallel funktionieren. Diese Checkliste hilft dir, Fristen zu setzen und typische Engpässe nicht erst beim Öffnen der Location zu bemerken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Genehmigung prüfen

    2 Personen

  • Musiker und Entertainer buchen

    2 Personen

  • Materialreservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Bühnenprogramm bestätigen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Lageplan erstellen

  • Sicherheitsplan prüfen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Absprachen bestätigen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Material abholen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Obst und Snacks portionieren

    3 Personen

  • Künstlerbriefing versenden

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Be- und Entladen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Kinderbereich einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke und Eis bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kinderworkshops begleiten

    5 Personen

  • Musikauftritte betreuen

    3 Personen

  • Tanzaktivitäten begleiten

    3 Personen

  • Instrumente verteilen

    2 Personen

  • Instrumente einsammeln

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Ruhige Kinderzone betreuen

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering abschließen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Lieferantendaten sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 100
  • BiertischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • HockerAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 3
  • MusikinstrumenteAnz. 20
  • Tragbare VentilatorenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • WimpelkettenAnz. 10
  • BühnentücherAnz. 4
  • Festival-SchilderAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensaufkleberAnz. 200
  • StifteAnz. 20

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 15
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3

Sportmaterial

  • TanzbänderAnz. 30
  • RhythmusstäbeAnz. 30
  • Hula-HoopAnz. 15
  • SoftbälleAnz. 15
  • MalvorlagenAnz. 200
  • BuntstifteAnz. 100
  • BasteltischläuferAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Buche Musiker und Entertainer möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und bestätige das Bühnenprogramm spätestens 14 Tage vor dem Festival. Sammle dabei Kontakt, Auftrittsdauer, technische Anforderungen und Ankunftszeit jeder Künstlerin und jedes Künstlers.
  • Prüfe Genehmigung, Sicherheitsplan und Erste-Hilfe-Absprachen mindestens 6 Wochen vorher. Lege außerdem einen Lageplan mit Bühne, Zelten, Wegweisern und Fluchtwegen an, damit Helfer und Familien sich vor Ort orientieren können.
  • Teile Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und verschicke den Ablaufplan spätestens 7 Tage vorher. Plane eigene Personen für Einlass, Künstlerbetreuung, Technik, Verpflegung und den Abbau ein, statt alle Aufgaben einer einzigen Gruppe zu überlassen.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vor dem Termin. Portionierte Obst- und Snacks sowie gekühlte Getränke lassen sich am Vortag vorbereiten; wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck sollten gezählt und sauber bereitliegen.
  • Beobachte die Wettervorhersage ab 5 Tagen vor dem Festival und entscheide spätestens 24 Stunden vorher über Zelte, Ventilatoren oder zusätzliche Beleuchtung. Prüfe Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone vor dem Beladen der Location.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Kinder-Musikfestival organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Künstlern. Die Helferplanung, Einladungen und Materialreservierungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht ein Kinder-Musikfestival?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für jeweils 10 bis 15 gleichzeitig anwesende Kinder ein, zusätzlich zu Technik, Einlass und Künstlerbetreuung. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du für jede Aufgabe eine Übergabe.
Wann soll ich Getränke und Snacks für ein Kinder-Musikfestival vorbereiten?
Kühle die Getränke am Vortag und portioniere Obst und Snacks am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher. Prüfe die Mengen nach den Anmeldungen und Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vor dem Festival.
Was muss ich am Tag vor dem Kinder-Musikfestival kontrollieren?
Kontrolliere 24 Stunden vorher Wetter, Genehmigungen, Ablaufplan, Helferbesetzung und Künstlerbriefing. Zähle außerdem Becher, Teller, Besteck, Namensaufkleber, Technik, Kabel und Beleuchtung, bevor Material abgeholt oder verladen wird.

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