Checklist pour organiser un festival de musique pour enfants

Un festival de musique pour enfants demande une préparation précise, surtout pour coordonner les artistes, les bénévoles, la sécurité et le matériel. Cette checklist de 70 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement final. Vous y trouverez aussi les 56 fournitures à prévoir, du système audio aux gobelets réutilisables. Commencez plusieurs semaines à l’avance afin de garder du temps pour les inscriptions, les autorisations et les ajustements météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
Réserver des musiciens et des artistes
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Confirmer le programme de la scène
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Créer le plan
Vérifier le plan de sécurité
2 personnes
Confirmer les consignes de premiers secours
Suivre les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Répartir les fruits et les en-cas
3 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Chargement et déchargement
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager la zone de scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les boissons et la glace
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Animer les ateliers pour enfants
5 personnes
Coordonner les spectacles musicaux
3 personnes
Encadrer les activités de danse
3 personnes
Distribuer les instruments
2 personnes
Récupérer les instruments
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Encadrer la zone calme pour enfants
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Gérer les objets perdus
Rassembler les coordonnées des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 10
Tabouretsqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Instruments de musiqueqté 20
Ventilateurs portablesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 10
Tentures de scèneqté 4
Panneaux du festivalqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 200
Marqueursqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 50
Plateaux de serviceqté 15
Cuillères de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3

Matériel de sport

Rubans de danseqté 30
Baguettes rythmiquesqté 30
Faire du hula-hoopqté 15
Balles souplesqté 15
Coloriagesqté 200
Crayons de couleurqté 100
Chemins de table pour tables de bricolageqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver les artistes, le matériel et obtenir les autorisations nécessaires.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le festival. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités de fruits, d’en-cas et de boissons.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne clairement responsable de l’accueil, de la scène, du ravitaillement et des premiers secours.
Testez la sonorisation, la table de mixage, les microphones et les rallonges avant l’ouverture. Gardez les câbles hors des passages et prévoyez un briefing technique d’au moins 30 minutes avec les artistes.
Suivez les prévisions météo chaque jour durant la semaine précédente et faites une dernière vérification le matin même. Les tentes, ventilateurs portables, lampes LED et panneaux indicateurs doivent être installés avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les artistes et le matériel, de vérifier le permis, d’envoyer les invitations et de recruter les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un festival pour enfants ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, une fois la date, le lieu et le programme suffisamment confirmés. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le festival.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de musique pour enfants ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la scène, 1 pour le ravitaillement et 1 référent sécurité par créneau. Pour un événement plus fréquenté, ajoutez 1 bénévole par tranche d’environ 25 à 30 enfants.
Quand vérifier le matériel et les consignes de sécurité ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis un contrôle complet le jour précédent. Le matin du festival, vérifiez encore les haut-parleurs, les microphones, les rallonges, l’éclairage et l’accès aux premiers secours.

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