Checklist voor een kinderkankerwandeling organiseren

Een kinderkankerwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersbegeleiding, EHBO, inschrijvingen, donaties en een veilige ontvangst op start en finish. Begin met route, locaties en toestemming; daarna volgen werving, communicatie en materiaal. In de laatste week controleer je betalingen, dieetwensen, toestemmingen en de bezetting per post. Deze checklist bundelt het plan in 72 taken en 53 spullen, zodat je stap voor stap ziet wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Wandelroute controleren
2 personen
Routevergunning aanvragen
Start- en finishlocatie reserveren
Parkeerplaatsen afstemmen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Donatieprocedure vastleggen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen voor kinderen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersbegeleiders inplannen
EHBO-bezetting vastleggen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Routekaart en deelnemersbrief maken
2 personen
Deelnemersbrief versturen
Routeborden laten maken
Herinneringsmail versturen
Aanmeldingen en betalingen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Route vooraf bewegwijzeren
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
4 personen

Event

Koelboxen vullen
2 personen
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsset plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Deelnemerspakketten uitdelen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Wandeling starten
2 personen
Kopgroep begeleiden
2 personen
Achtergroep begeleiden
2 personen
Routepost bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Water uitdelen
3 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille of aandenken uitdelen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderen begeleiden bij activiteiten
4 personen
Muziek en aankondigingen verzorgen
Dankwoord uitspreken
Restanten verpakken
2 personen
Terrein opruimen
6 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen

Nazorg

Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
Donaties overmaken
Deelnemers bedanken
2 personen
Foto's en berichten delen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Administratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Inschrijftafelsaantal 3
Klapbankenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Walkietalkiesaantal 8
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Laptopsaantal 2
Betaalterminalsaantal 2

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Routebordenaantal 30
Pijlstickersaantal 50
Startboog
Waterstandaardaantal 3
Parcourskaartenaantal 100
Stappentellersaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Fotowand
Medaillelintenaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Sponzenaantal 10
Droogdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, afstand, start- en finishlocatie vroeg vast en controleer het volledige traject vooraf. Vraag de routevergunning aan voordat je deelnemers uitnodigt; een wijziging achteraf werkt door in routekaarten, borden en communicatie.
Plan verkeersbegeleiders en EHBO per routegedeelte, niet alleen voor de start en finish. Leg ook vast hoe posten elkaar bereiken; walkietalkies of megafonen zijn nodig wanneer mobiele telefoons niet overal betrouwbaar werken.
Open het online aanmeldformulier zodra programma en route definitief zijn. Verzamel daarbij meteen dieetwensen, toestemmingen voor kinderen en betaalinformatie, zodat je niet in de laatste week tientallen deelnemers hoeft na te bellen.
Maak de deelnemersbrief met starttijd, afstand, parkeerinformatie, routekaart en contactgegevens. Verstuur een herinnering kort voor de wandeling en controleer daarna aanmeldingen en betalingen nog één keer tegen de deelnemerslijst.
Tel materialen per functie en locatie: inschrijftafels bij de start, routeborden en pijlstickers onderweg, en tenten, tafels, bekers en koelboxen bij de ontvangst. Bewegwijzer de route vooraf en loop haar op de dag zelf nog na voordat deelnemers vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderkankerwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de routevergunning, start- en finishlocatie, vrijwilligers, EHBO, verkeersbegeleiding en sponsoring regelen voordat de uitnodigingen uitgaan.
Wanneer moet ik de routevergunning voor een kinderkankerwandeling aanvragen?: Vraag de vergunning direct aan nadat route en afstand voorlopig zijn vastgelegd, bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de wandeling. Wacht met definitieve communicatie over route en tijden tot je weet dat de aanvraag is goedgekeurd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderkankerwandeling?: Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling per taak en routepost. Het benodigde aantal hangt af van afstand, kruisingen en deelnemers, maar plan naast ontvangst en registratie ook afzonderlijke verkeersbegeleiders, EHBO en een reservegroep.
Wanneer stuur ik de deelnemersbrief en herinneringsmail?: Stuur de deelnemersbrief ongeveer 2 weken vooraf, zodra route en programma vaststaan. Verstuur de herinneringsmail 2 tot 3 dagen voor de wandeling en vermeld daarin de starttijd, parkeerplaats, route, weersinformatie en wat deelnemers zelf meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.