Checklist pour organiser une marche caritative contre le cancer de l’enfant

Une marche caritative demande une préparation précise, surtout pour le parcours, la sécurité et la collecte des dons. Commencez par fixer la distance, le lieu de départ et d’arrivée, puis obtenez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les bénévoles, les secours et les agents de circulation doivent connaître leur rôle plusieurs jours avant l’événement. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, des premières démarches au balisage du parcours et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Coordonner les places de parking
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Contacter les sponsors
2 personnes
Établir la procédure de don
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les autorisations pour les enfants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les agents de circulation
Assurer la présence des secours
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Créer la carte d'itinéraire et la lettre aux participants
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Faire fabriquer les panneaux d'itinéraire
Envoyer l’e-mail de rappel
Vérifier les inscriptions et les paiements
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Balisage du parcours à l'avance
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Préparer les packs participants
4 personnes

Événement

Remplir les glacières
2 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les kits des participants
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer la marche
2 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Encadrer le groupe arrière
2 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer la médaille ou le souvenir
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les enfants dans les activités
4 personnes
Gérer la musique et les annonces
Prononcer le discours de remerciement
Emballer les restes
2 personnes
Ranger le site
6 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Verser les dons
Remercier les participants
2 personnes
Partager des photos et des messages
2 personnes
Gérer les objets perdus
Archiver la documentation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Tables d’inscriptionqté 3
Bancs pliantsqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Panneaux de directionqté 30
Autocollants fléchésqté 50
Arche de départ
Support à eauqté 3
Cartes du parcoursqté 100
Podomètresqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Mur photo
Rubans de médailleqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Épongesqté 10
Torchonsqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours et sa distance au moins 6 à 8 semaines avant la marche. Vérifiez chaque portion à pied et prévoyez les panneaux, cônes et autocollants fléchés avant le jour J.
Ne laissez pas les autorisations et la réservation du départ à la dernière minute : faites les demandes dès que l’itinéraire est défini, idéalement 8 semaines à l’avance.
Prévoyez un responsable pour les inscriptions, les paiements et les dons. Fermez les inscriptions en ligne 2 à 3 jours avant l’événement afin de vérifier les listes et les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles au moins 7 jours avant la marche. Donnez à chacun un horaire, un emplacement et un moyen de communication ; les talkies-walkies sont utiles pour le parcours et les secours.
Envoyez le programme, la carte de l’itinéraire et les consignes aux participants 3 à 5 jours avant. Le matin même, installez les tentes, tables d’inscription, points d’eau et équipements audio avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche caritative contre le cancer de l’enfant ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour organiser correctement la marche. Ce délai permet de valider le parcours, obtenir les autorisations, réserver le lieu, recruter les bénévoles et préparer les inscriptions.
Quand demander l’autorisation du parcours pour une marche caritative ?: Déposez la demande dès que le parcours et la distance sont arrêtés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Certaines communes ou autorités demandent des informations détaillées sur la circulation, les secours et les horaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche caritative ?: Le nombre dépend de la distance et du nombre de participants, mais prévoyez au minimum 1 bénévole par point de contrôle ou de circulation, plus une équipe pour les inscriptions, les dons et l’accueil. Confirmez les affectations 7 jours avant.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez la carte du parcours, les horaires, les consignes et les informations pratiques 3 à 5 jours avant la marche. Un rappel le matin précédent permet de réduire les oublis concernant le paiement, l’équipement et l’heure d’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.